Цели проекта

Создание общей информационной среды для ведения учета организаций, сгруппированных по экономической сущности и источникам средств в сводных информационных базах (хотим отметить, что центр учета в общей массе рассчитан на организации малого и среднего размера).

Приоритетные задачи:

• Повышение качества ведения учета и составления отчетности на основе единой методологии;
• Автоматизация бюджетного (бухгалтерского) учета на основе современных программ и технологий;
• Организация электронного взаимодействия между центром учета и учреждением;
• Сокращение времени обработки первичных документов;
• Сокращение времени получения аналитической и регламентированной отчетности.

Ситуация до внедрения

Муниципальное казенное учреждение «Межведомственный центр учета города Липецка» основано в 2020 году. Учреждение оказывает услуги в области бухгалтерского учета в отраслях экономики, жилищно-коммунального хозяйства, дорожного хозяйства и благоустройства, транспорта, строительства и др., обслуживает 26 учреждений города Липецка, в том числе 12 главных распорядителей бюджетных средств и 14 подведомственных учреждений (бюджетных, автономных, казенных). На основании соглашений о передаче полномочий, осуществляется бухгалтерский и налоговый учет, начисление и выплата заработной платы, а также подготовка и сдача отчетности по обслуживаемым учреждениям.

Все обслуживаемые организации имели локальные бухгалтерии и локальные информационные базы.

Уникальность и инновационность проекта

Для ведения бухгалтерского учета 26 организаций были разделены в сводные базы по экономической сущности и подчиненности распорядителю средств.

Автоматизированы наиболее трудоемкие операции:

1. Адаптирована подсистема задач. Команда проекта придерживалась принципа единого места ввода информации. Основные поля и реквизиты заполняют операторы на местах, при формировании платежного поручения программа использует их для создания документа. Задачи разделены на два типа:

• задачи, созданные на основании документов конфигурации;
• простые задачи с дополнительными реквизитами.

Бухгалтерская служба на основании задач учреждений проверяет и проводит документы или создает документы с заранее заполненными полями.

2. Настроена система автоматического формирования платежных поручений на выплату заработной платы и налогов. На основании данных баз ЗКГУ с использованием WEB-сервиса формируются полностью заполненные платежные документы (назначение платежа заполняется в нужных падежах).

3. Добавлена возможность подписи задачи простой электронной подписью.

4. Настроена система автоматического формирования, заполнения, проверки и выгрузки регламентированных бухгалтерских форм 0504737 и 0504127 по произвольному отбору учреждений в пределах информационной базы.

5. У начальников отделов в каждой общей информационной базе настроены специфические отчеты для сводной проверки внесенных данных. Протоколы проверок отличаются в зависимости от экономической сущности базы данных.

6. Построена подсистема электронного взаимодействия внутри учреждения, в которой сотрудники разбиты на группы, каждая из которых контролируется куратором учреждения.

7. Настроена маршрутизация задач и контроль исполнения по ролям.

Публикации о проекте

• Внедрение "1С:Предприятие 8. Облачная подсистема Фреш" в МКУ "Межведомственный центр учета города Липецка"
• Внедрение 1С:Бухгалтерия государственного учреждения в МКУ "МЕЖВЕДОМСТВЕННЫЙ ЦЕНТР УЧЕТА ГОРОДА ЛИПЕЦКА"
• Внедрение 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения в МКУ "МЕЖВЕДОМСТВЕННЫЙ ЦЕНТР УЧЕТА ГОРОДА ЛИПЕЦКА"

Результаты проекта

• создана эффективная, современная информационная среда, которая позволяет вести учет по операционным участкам;
• сокращено время обработки операций. Операторы в обслуживаемых учреждениях сканируют первичные документы, создают и заполняют документ в 1С и передают в центр учета через подсистему задач. Бухгалтер центра учета проверяет корректность заполнения документа, отражает его в учете и блокирует для дальнейших изменений;
• реализована возможность формирования типовых аналитических отчетов, позволяющих получать данные в разрезе подведомственных организаций без доработок;
• сократились сроки подготовки и предоставления аналитической и регламентированной отчетности по каждому ведомству на 30%, так как ответственный сотрудник сразу формирует сводную отчетность по всему ведомству, оперативно получает расшифровки и переходит в проблемные документы;
• подсистема задач позволила контролировать загруженность операторов при обработке входящих документов, а также перенаправлять задачи на дублирующих сотрудников, в случае отсутствия основанного работника;
• отсутствуют потерянные и необработанные документы, осуществляется контроль сроков выполнения задач.

1С:Бухгалтерия государственного учреждения :
• Планирование, санкционирование
• Денежные средства
• НФА
• Регламентированный учет и отчетность и отчетность

1С:Зарплата и кадры государственного учреждения :
• Расчет заработной платы

1С:Облачная подсистема Фреш

Архитектура решения и масштаб проекта

На базе технологии «1С:Облачная подсистема Фреш» построена инфраструктура, которая включает 4 сводные базы с конфигурацией "1С:Бухгалтерия государственного учреждения", ред. 2.0 и 26 баз с конфигурацией "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения", ред. 3.1. Сервис развернут на базе уже имевшейся виртуальной сети (VPN), объединяющей организации, территориально расположенные в разных частях города.

Виду того, что организации имеют очень разную экономическую сущность, которая влечет существенные различия в учете, было принято решение о выделении похожих организаций в сводные базы и закрепление за ними ответственных сотрудников. В результате мы получили отраслевые центры компетенции внутри общего цента учета. Обслуживаемые организации получили компетентных закрепленных сотрудников бухгалтерии, что повысило качество оказания услуги ведения учета.

За каждым линейным сотрудником центра учета закреплен определенный перечень организаций. Настроены права на просмотр только разрешенных пользователю организаций. Разделение на отделы и учреждения позволяет сотрудникам работать в одном окне со всеми разрешенными организациями, что существенно сокращает время обработки задач.