Цели проекта

• Сокращение трудовых и временных ресурсов, а также исключение ошибок при формировании бухгалтерской и налоговой отчетности в контролирующие органы

Задачи проекта:

• Вынесение регламентированного контура в систему "1С:Бухгалтерия КОРП";
• Формирование регламентированных бухгалтерских, налоговых и статистических отчетов за 1 квартал 2021 года в "1С:Бухгалтерия КОРП".

Ситуация до внедрения

Группа компаний "Gulliver" — это ведущая российская компания на рынке детских игрушек и одежды. Компания основана в 1997 году. Сегодня ГК Гулливер — это более 1000 профессионалов, более 300 магазинов, собственные торговые марки Gulliver и Button Blue.

Для ведения оперативного и регламентированного учета использовалось решение "1С:ERP Управление предприятием", интегрированное с "1С:Розница" и "1С:Зарплата и управление персоналом". В связи со сложной схемой бизнес-процессов компании, система содержала большое количество доработок, что вызывало ряд трудностей при формировании отчетности:

• Задержки при подготовке отчетности из-за долгого и трудоемкого обновления решения;
• Регламентированная отчетность формировалась с ошибками;
• Отсутствовала возможность просмотра предварительных финансовых результатов и расчета себестоимости товаров в течение отчетного периода, так как проводки в базе формировались только в процессе закрытия при проведении регламентных операций;
• Сложности при внесении регулярных изменений согласно законодательству РФ в части бухгалтерского учета;
• Кастомизация существенно повысила стоимость поддержания "1С:ERP Управление предприятием" в актуальном состоянии для формирования регламентированной отчетности.

Для изменения ситуации руководством заказчика принято решение о вынесение регламентированного контура в программу "1С:Бухгалтерия КОРП" с наименьшим количеством доработок. Исполнителем работ стала компания "1С-Рарус".

Уникальность и инновационность проекта

На первоначальном этапе проекта экспертами "1С-Рарус" был проведен анализ ведения регламентированного учета в "1С:ERP" и анализ штатного обмена между "1С:ERP" и "1С:Бухгалтерия". Далее подготовили описание функциональных разрывов и зафиксировали функциональные требования заказчика. Под индивидуальные потребности "Гулливера" были адаптированы и доработаны следующие операции в "1С:Бухгалтерии":

• Обмен "1С:ERP" и "1С:Бухгалтерия" происходит по расписанию. Периодичность обмена меняется путем внесения соответствующей настройки. Ошибки, возникающие при обмене фиксируются в журнал регистрации. При ошибках выгрузка или загрузка порции обмена не останавливается. Реализован механизм получения уведомлений о проблемах обмена;
• Источником данных для справочника "Номенклатурные группы" стал справочник "Марки (Бренды)". Если марка не указана, в "1С:Бухгалтерии" для номенклатуры указывается общая номенклатурная группа "Без бренда";
• Создание отдельных позиций номенклатуры в "1С:Бухгалтерии" на каждую характеристику номенклатуры в "1С:ERP";
• Передача счетов учета расчетов с контрагентами в "1С:Бухгалтерию" в разрезе договоров с контрагентами;
• Ручная настройка счетов учета в регистре сведений "Счета учета номенклатуры";
• Миграция нескольких справочников из "1С:ERP" в "1С:Бухгалтерию";
• Разработан механизм сверки данных между "1С:ERP" и "1С:Бухгалтерией";
• Адаптировано более 30 механизмов обмена различными видами документов между системами.

Публикации о проекте

• "Гулливер" перевел регламентированный учет в "1С:Бухгалтерию КОРП"

Результаты проекта

В "1С:ERP" заказчик использовал в работе разные аналитические разрезы, так как программа имела достаточно гибкие настройки с точки зрения процедуры списания остатков со складов и позволяла продавать товары с одного склада нескольким подразделениям компании. В "1С:Бухгалтерии" были выставлены более жёсткие настройки, и привычные операции стали приводить к коллизиям в проводках. Для решения проблемы команда "1С-Рарус" провела методологическое исследование, в результате которого сделаны небольшие доработки, учитывающие особенности складского и договорного учета компании. Часть задач была передана ИТ-подразделению "Гулливер", например, выверка остатков, перенос данных об остатках и т.д.

В 1 квартале 2021 года "1С:Бухгалтерию КОРП" запустили в промышленную эксплуатацию. Эксперты "1С-Рарус", совместно с сотрудниками "Гулливер", осуществили подготовку и формирование отчетности за 1 квартал, а также разработали контрольные точки для сверки выгруженных и загруженных данных. По окончании проекта удалось достичь следующих результатов:

• Рабочий процесс стал более эффективным, так как заказчик сохранил привычную схему работы в системах "1С:ERP", "1С:Розница" и "1С:Зарплата и управление персоналом", но при этом для регламентированного учета было внедрено отдельное решение с полностью идентичными данными по отношению к мастер-системе "1С:ERP". Таким образом, был организован параллельный регламентированный учет на базе конфигурации "Бухгалтерия предприятия КОРП", максимально приближенной к типовому функционалу.
• Реализован механизм контроля и анализа данных – анализ себестоимости, курсовых разниц, амортизации ОС и НМА;
• Сокращение трудозатрат на обновление форм регламентированной отчетности с 14 до 2 календарных дней, оперативное реагирование на изменение законодательства;
• Внедрение сверочных отчетов между регламентированным с оперативным контуром по разделам: закупки, продажи, денежные средства, склад, заработная плата и резервы, НДС, ОС и НМА, и прочие операции, которые не вошли в разделы (ручные проводки). Для каждого раздела обеспечен контроль отраженных в регламентированном и оперативном учете данных – по сумме, количеству, аналитике;
• Выявлены ошибки при ведении оперативного учета в "1С:ERP", которые влияли на процедуры расчета финансового результата;
• Сокращение трудозатрат и сроков внедрения изменений согласно изменениям законодательства (например ФСБУ 6). Исходная оценка внедрения изменений в оперативный контур составляла от двух календарных месяцев работы ИТ-отдела, в регламентированном учете внедрение заняло 1 месяц;
• Для формирования подробных отчетов реализован сбора информации как из регламентированного, так и из оперативного контура.

Савельева Елена Александровна, руководитель проектного офиса "Гулливер":

"До проекта у нас возникали сложности с обновлением системы по требованиям законодательства в области регламентированного учета. Мы тратили большие ресурсы на внедрение изменений в оперативный контур, а от финансового департамента требовалось много ручных трудозатрат при формировании и сдаче отчетности. На данный момент в компании увеличилась скорость подготовки отчетности, а вот количество коллизий, наоборот, снизилось. Большим плюсом для нашей компании стала возможность формирования финансовых результатов не только при закрытии периода, но и в течении квартала".

1С:Бухгалтерия КОРП :
• Банк и касса
• Продажи
• Покупки
• Склад
• ОС и НМА
• Зарплата и кадры

Архитектура решения и масштаб проекта

Проект включал интеграцию "1С:ERP Управление предприятием" с "1С:Бухгалтерия КОРП" и "1С:Зарплата и управление персоналом".