Цели проекта

• Избежать штрафов за не вовремя сданную отчетность.
• Сократить стоимость поддержки и обновления "1С".
• Сократить время на расчет зарплаты и подготовку регламентированной отчетности.
• Реализовать возможность выплаты посторонним физическим лицам.
• Обеспечить автоматическую передачу данных по кадровому учету для бухгалтерской отчетности.
• Разработать отчет для анализ ФОТ до расчета зарплаты.

Ситуация до внедрения

С 1907 года "Томские мельницы" производят муку и поставляют ее на предприятия хлебопечения по всей России. Продукция компании пшеничная, ржаная мука, отруби и комбикорм. Акционерная компания "Томские мельницы" удостоена наградой "Лучшая мельница России". Вековая история бесперебойного производства муки, верность традициям, современные технологии по переработки зерна — это все про "Томские мельницы".

Конечно же кроме основной деятельности по производству муки, в компании ведется бухгалтерский и кадровый учет. С 2017 года компания работает в программе "1С:Управление мукомольно-крупяным предприятием" (далее "1С:УМКП"). Это отраслевое решение на базе "1С:Управление производственным предприятием" (далее "1С:УПП"). Официальная поддержка этой линейки программных продуктов заканчивается в 2026 году.

В мае 2023 года "Томские мельницы" приняли решение вывести кадровый учет и расчет зарплаты из "1С:УМКП" для сокращения времени на расчет зарплаты. С этой задачей они и обратились в "1С:Первый Бит, Томск". Специалисты "1С:Первого Бита" провели встречу с представителями компании и выявили основные сложности, с которыми сталкивается компания:

• обновления форм регламентированной отчетности на "1С:УМКП" занимали много ресурсов специалистов и проходили по несколько дней.
• не все новые формы корректно вставили в программе, приходилось многое править силами специалистов "1С".

Затянутость процесса обновления, подготовки регламентированной отчетности и расчета заработной платы сотрудников и привели к решению вывести эти блоки из "1С:УМКП". Эксперты "1С:Первого Бита" рекомендовали перейти на программ "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП" (далее "1С:ЗУП КОРП"). Данная версия была выбрана в том числе из-за еще одной задачи бухгалтерии — выплаты посторонним физическим лицам. Эта функциональность есть только в версии КОРП, что значительно удобней и дешевле, чем дорабатывать программу версии ПРОФ.

Уникальность и инновационность проекта

Для перехода из "1С:УМКП" в "1С:ЗУП КОРП" первой задаче стало убедить в корректности простого переноса данных. Специалисты "1С:Первого Бита" перенесли 50 НСИ (нормативно-справочная информация) и приступили к выверке данных. В результаты не все данные по сотрудниками и другим физическим лицам перенеслись в полном объеме. Логика построения справочником в линейке решений "1С:УПП" значительно отличалась от формата в "1С:ЗУП КОРП".

Далее тестировали перенос кадровых документов: начисления зарплаты, отпуска, приемы, переводы, увольнения, ведомости по зарплате. Этот перенос также не показал положительного результата. Во первых из-за доработок в "1С:УМКП", а во вторых из-за отличий форм.

Результаты тестирования простого переноса данных показали, что проект по выводу кадрового учета и расчета зарплаты из "1С:УМКП" нужно перезапускать.

Новый этап начался с развертывания тестовой базы "1С:ЗУП КОРП" и создания там модели текущих бизнес-процессов "Томских мельниц" по расчету заработной платы и кадровому учету. Сначала специалисты "1С:Первого Бита" завели несколько сотрудников с разными должностями и системами мотивации. Настроили правила расчета заработной платы и формы основных отчетов. На основе этих данных начали моделировать бизнес-процессы и создавать контрольные примеры по начислениям, приемам и увольнениям, подготовке отчетности.

Эти контрольные примеры передали ответственному сотруднику "Томских мельниц" для тестирования и проверки корректности работы. Проверяли:

• как заводятся документы и справочники;
• как формируются регламентированные и управленческие отчеты;
• как рассчитываются начисления и удержания.

Представители компании "Томские мельницы" поставили еще и другие задачи перед "1С:Первый Бит":

• Настроить выплату посторонним
• Обеспечить передачу данных из "1С:ЗУП КОРП" для формирования бухгалтерской отчетности
• Реализовать отчет для анализа ФОТ

История компании "Томские мельницы" уже больше 110 лет. Одна из традиций компании — поддерживать своих бывших сотрудников, которые долгие годы работали на предприятии. Компания делает выплаты по праздникам ветеранам труда и пенсионерам, которые работали в "Томских мельницах". Данную возможность специально дорабатывали в "1С:УМКП" и ее нужно было сохранить при переходе на новое ПО. Специалисты "1С:Первого Бита" показали функциональность "1С:ЗУП КОРП" в части выплат физическим лицам, не сотрудникам компании. Типовая настройка подошла и дорабатывать "1С:ЗУП КОРП" не потребовалось.

Бухгалтерский учет остался вестись в "1С:УМКП" на время реализации проекта по переходу на "1С:ЗУП КОРП". Поэтому разработали интеграцию "1С:ЗУП КОРП" и "1С:УМКП", чтобы данные автоматически и корректно вставали в бухучете, несмотря на различие форм документов и справочником.

Финансовый директор компании "Томские мельницы" перед расчетом заработной платы анализирует потребность в деньгах для начислений и формирует источники для выплат. В "1С:УМКП" был разработан специальный отчет для этого. Специалисты томского офиса "1С:Первый Бит" реализовали такой же отчет в "1С:ЗУП КОРП". Он помогает быстро и достоверно оценить количество требуемых средств для выплаты заработной платы с учетом табеля, повышающих и понижающих коэффициентов до момента фактического расчета зарплаты расчетчиками.

"Томские мельницы" и "1С:Первый Бит" успешно вывели кадровый и зарплатный блок из программы "1С:Управление мукомольно-крупяным предприятием" в "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП". Благодаря переходу значительно упростилось сопровождение системы, при этом сохранены все процессы расчеты и начисления зарплаты в том виде, в котором они были до перехода.

Публикации о проекте

• Внедрение «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8 КОРП. Электронная поставка» в АО "Томские мельницы"

Результаты проекта

1. Реализован переход на "1С:ЗУП КОРП" с переносом справочником и данных по кадровому учету и начислению зарплаты.
   
   
2. Реализована интеграция "1С:ЗУП КОРП" и "1С:УМКП" для отражения в бухгалтерском учете корректной информации по сотрудникам и их начислениями.
   
   
3. Реализован отчет для финансового директора для оценки затрат на оплату труда до расчета зарплаты.

1С:Зарплата и управление персоналом КОРП :
• Кадровый учет
• Штатное расписание
• Учет отпусков
• Учет рабочего времени
• Взаиморасчет с сотрудниками
• Сдача отчетности
• Выплаты посторонним

Архитектура решения и масштаб проекта

Система автоматизации кадрового учета построена на базе программного продукта "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП".

В рамках кадрового блока были автоматизированы следующие процессы:

В рамках зарплатного блока были автоматизированы следующие процессы:

Общая схема представлена на схеме: