Цели проекта

• Обеспечение прозрачности раздельного учета доходов, расходов и задействованных активов по видам услуг.
• Повышение аналитичности и содержательности отчетности по фактической и плановой себестоимости и рентабельности услуг для принятия информированных и эффективных управленческих решений.
• Обеспечение качественными и своевременными аналитическими данными о фактических расходах в разрезе услуг для своевременного выявления, контроля и оценки нерентабельных видов услуг.

Ситуация до внедрения

АО "Национальные информационные технологии" — это оператор экосистемы "Цифрового Правительства" и IT-решений в сфере государственного управления. АО "НИТ" создает, развивает и поддерживает платформу "электронного правительства" в целях совершенствования взаимодействия между гражданами, бизнесом и государством. Также поддерживает и развивает транспортную сеть государственных органов, центры обработки данных.

За 20 лет создали более 30 стратегически важных IT-проектов, среди которых: Egov.kz - портал электронного правительства, E.notary - Е-нотариат, E.pay - Платежный Шлюз Электронного Правительства, E.license - Е-лицензирование, E.sapa - Е-сапа, E.gov mobile - Мобильное правительство, Smart Bridge - Витрина сервисов, Информационная система ЗАГС, Государственная база данных "Регистрация недвижимости" и другие.

Более 18 лет граждане Казахстана пользуются благами цифровизации в государственных услугах: оформляют лицензии по ИИН, потому что все остальные документы есть в базе, оплачивают коммунальные услуги и штрафы онлайн, получают справки по удостоверению личности, регистрируют бизнес в течение 10-15 минут, узнают очередь в детский сад в любое время дня и ночи и т.д.

В 2023 году в АО "НИТ" встает вопрос раздельного учета по доходам и расходам, для решения которого по результатам открытого конкурса в качестве поставщиков были выбраны специалисты проверенной годами команды компании "1С:Первый Бит" в Астане и эксперты в области управленческого учета компании "KPMG Kazakhstan".

Согласно условиям сотрудничества разработка Методики раздельного учета доходов, расходов и задействованных активов и Методики расчета плановой себестоимости услуг, а также проектное управление внедрения Системы РУ и ПС осуществлялись компанией "KPMG Kazakhstan".

Специалисты "KPMG Kazakhstan" совместно с "1С:Первый Бит, Астана" провели анализ текущего уровня зрелости системы раздельного учета и функционала систем управленческой отчетности, учли пожелания ключевых стейкхолдеров и руководителей и рекомендовали реализовать внедрение на платформе "1С", в модуле "Бит.Финанс".

Специально по требованию АО "НИТ" эксперты "KPMG Kazakhstan" разработали Методологию раздельного учета доходов, расходов и задействованных активов и Методологию расчета плановой себестоимости услуг как часть системы управленческого учета. Для достижения поставленных целей экспертами "KPMG Kazakhstan" были разработаны методологические подходы, учитывающие обязательные предписания соответствующих нормативных правовых актов Республики Казахстан и внутренних документы Заказчика, в том числе Налоговый кодекс, Закон "Об информатизации", Закон "Об утверждении Правил ценообразования на товары, работы, услуги, производимые и реализуемые субъектом государственной монополии, специального права" и другие.

• единая модель данных системы РУ и ПС, которая состоит из справочника услуг и проектов, справочника мест возникновения затрат/прибыли (МВЗ/МВП), классификатора доходов, расходов и задействованных активов;
• схемы и таблицы распределения доходов, расходов и задействованных активов, определяющие логику и последовательность распределения данных по необходимым аналитическим разрезам в разрезе объектов распределения (видов услуг и МВЗ/МВП);
• базы распределения для каждого из этапов распределения, при расчете которых определяется размер распределяемых доходов, расходов и задействованных активов в соответствии с этапом распределения;
• журнал форм управленческой отчетности по распределению доходов, расходов и задействованных активов на конечные объекты распределения.

Уникальность и инновационность проекта

Уникальной стороной проекта является реализация поставленных задач под ключ в партнерстве с экспертами "KPMG Kazakhstan" и IT-интеграторами компанией "1С:Первый Бит, Астана". Стоит также отметить, что АО "НИТ" с 2018 года выбирает компанию "1С:Первый Бит" как надежного партнера по поддержке программ "1С".

"KPMG" – это международная сеть фирм-членов, предоставляющих аудиторские, налоговые и консультационные услуги. С 1987 года деловые корпорации, правительства и государственные учреждения, а также некоммерческие организации выбирают "KPMG" как экспертов по аудиту и консалтингу.

В рамках проекта специалисты "KPMG Kazakhstan" разработали Методику раздельного учета доходов, расходов и задействованных активов и Методику расчета плановой себестоимости по видам услуг, с соответствующими классификаторами и регламентами ведения учета АО "Национальные информационные технологии", эксперты компании "1С:Первый Бит, Астана" при поддержке "KPMG Kazakhstan" согласно Методикам РУ и ПС разработали функционал в модуле "Бит.Финанс" для "1С:Бухгалтерии для Казахстана".

• Все расходы АО "НИТ" были определены в категорию релевантных и нерелевантных затрат в соответствии с Классификатором доходов и расходов для последующей отчетности перед уполномоченным органом в соответствии с законодательством РК.
• Также, в соответствии с Классификатором доходов и расходов, расходы классифицировались в три основные категории в соответствии с признаком их связности с видами ресурсов, участвующих в предоставлении услуг:

1. 1. Затраты, связанные с ресурсом "ОС и НМА".
   2. Затраты, связанные с ресурсом "Персонал".
   3. Прочие затраты, несвязанные с ресурсами.

• Затратам, связанным с ресурсом "ОС и НМА"», присваивалось значение соответствующего объекта информационно-коммуникационной инфраструктуры (далее – "объекты ИКТ инфраструктуры") для последующего прямого отнесения или косвенного распределения таких затрат с применением баз распределения, которые были подобраны исходя из характера участия данных материальных и нематериальных ресурсов в бизнес-процессе по оказанию той или иной услуги, а также учитывая доступность данных, необходимых для расчета коэффициентов баз распределения. При этом, аналитика структурного подразделения, являющегося инициатором затрат, сохранялась для формирования последующего отчета по рентабельности подразделений. Примеры баз распределения для затрат, связанных с ресурсом "ОС и НМА": количество портов / маршрутизаторов / телекоммуникационных шкафов на услугу; количество оказанных услуг; штатная численность; балансовая стоимость основных объектов ИКТ инфраструктуры для распределения затрат вспомогательных объектов ИКТ инфраструктуры.

• Затратам, связанным с ресурсом "Персонал", присваивалось значение соответствующего структурного подразделения для последующего прямого отнесения или косвенного распределения таких затрат с применением баз распределения, которые были подобраны исходя из участия данных трудовых ресурсов в бизнес-процессе по оказанию той или иной услуги (например, расходы на ФОТ, обучение, страхование персонала и т.д.). При этом, сохранялся региональный признак по организационной услуге для формирования структуры затрат по видам услуг в том числе в разрезе регионального признака. Затраты управленческой функции персонала, в которую были определены блоки директоров и Председателя Правления, распределялись по единой базе распределения – доходность услуг. Для вспомогательных и поддерживающих функций персонала (например, функция закупок, бухгалтерия и департамент информационной безопасности) наиболее часто применялись такие базы распределения, как штатная численность, количество обращений / заявок / заказов, доходность услуг и прямые затраты подразделения. При этом, для наиболее справедливого распределения затрат основной функции персонала, которыми являются подразделения, непосредственно задействованные в оказании услуг внешним клиентам, применялась база распределения, отражающая их фактическую задействованность в оказании той или иной услуги на базе экспертной оценки таких подразделений.

• Прочие затраты, несвязанные с ресурсами, признавались в первичном учете в базовой аналитике структурного подразделения. Распределение прочих затрат, несвязанных с ресурсами, осуществлялось косвенным методом с применением общих баз распределения, как доходность услуг, операционная прибыль по услуге или равномерно по услугам.

• Прямой учет доходов на соответствующих центрах доходов. Например, в г. Алматы сдали в аренду сервера, у заказчика заключен договор с алматинским филиалом и доходы соответственно садятся на данное подразделение.
• Распределение централизованных доходов от оказания услуг, в которых задействованы производственные объекты на представительства. Допустим проект курирует головной офис, но в производстве проекта участвуют региональные подразделения, то доходы распределяется согласно долям участия.

Балансовая стоимость задействованных активов

• Сопоставление задействованных активов с ресурсами, для поддержки работоспособности. Сейчас ведется учет затрат задействованных основных средств на услугах. Сформировано точное понимание какое оборудование задействовано в виде активов, какое значение балансовой стоимости у актива и причастность к проектам.

• Также балансовая стоимость объектов ИКТ-инфраструктуры, основного средства и нематериального актива распределяется по вспомогательным процессам: на производственные и управленческие процессы.

• Затраты по основным средствам, объектам ИКТ-инфраструктуры и нематериальным активам распределяются на внутренние и внешние услуги внутри каждого подразделения.

Публикации о проекте

• Внедрение программного продукта "1С:Бухгалтерия для Казахстана" в АО "Национальные информационные технологии"

Результаты проекта

• Автоматизация расчета доходов, расходов и задействованных активов в разрезе видов услуг, оказываемых АО "НИТ" по каждому производственному объекту.
• Расчет полной фактической и плановой себестоимости услуг на базе внедренной комплексной.
• Системы автоматизированного раздельного учета доходов, расходов и задействованных активов и расчета плановой себестоимости.
• Аналитика по фактической себестоимости регулируемых услуг и услуг, финансируемых за счет республиканского бюджета на базе "Бит.Финанс".
• Отчетность по активам, доходам и расходам в разрезе региональных представительств, структурных подразделений, ресурсов, видов и направлений деятельности и услуг для принятия управленческих решений.
• Определение взаимосвязи между потребляемыми ресурсами и затратами.
• Автоматизация расчетов оптимального объема оказания услуг и тарифов на основании фактических расходах.
• Бюджетное планирование в "Бит.Финанс" с учетом фактической себестоимости единицы услуги в различных разрезах.
• Сокращение ручных операций по финансовому раздельному учету.

Бит.Финанс/Управленческий учет :
• Раздельный учет

1С:Бухгалтерия для Казахстана

Архитектура решения и масштаб проекта

В АО "НИТ" работают свыше 2000 сотрудников, из них в рамках финансового учета автоматизировано 20 рабочих мест.

Проект учитывает 13-этапное распределения затрат, 4-х этапное распределение доходов и 10-этапное распределение балансовой стоимости материальных и нематериальных активов АО "НИТ" по услугам.

В отношении затрат и доходов метод разрешает установить фактическую задействованность структурных подразделений в рамках собственных услуг и дополнительных договоров других подразделений. Используемый подход учитывает причинно-следственную связь между накладными расходами, ресурсами, бизнес-процессами и услугами, что, в сравнении с традиционным способом калькуляции расходов, помогает точнее и более справедливо распределить накладные расходы на соответствующие объекты затрат с установлением их причинно-следственной связи.

По балансовой стоимости методика разрешает установить взаимосвязь между оказанными услугами и задействованностью соответствующих материальных и нематериальных активов АО "НИТ" и влияет на справедливое ценообразование, а также позволяет принимать информированные решения о последующих инвестициях для поддержания и развития материально-ресурсной базы реализуемых компанией проектов.