Цели проекта

Автоматизация закупочной деятельности ГК "РТ-Инвест" для выявления на ранних этапах планирования потребностей подразделений в товарно-материальных ценностях, работах, услугах и определения наиболее эффективных методов и инструментов закупок для удовлетворения потребностей в требуемые сроки и с минимально возможными затратами.

Ситуация до внедрения

Уникальность и инновационность проекта

Была реализована особая ролевая модель, при которой учитывались не только права пользователей на доступ к объектам, но и доступы на уровне записей в зависимости от доступных ЦФО и специфики совместных закупок.

Интеграционный контур в части согласования документов закупки в "1С:Документооборот" и договорной работы также представлял собой непростую задачу реализации ввиду разных методов интеграции и необходимости методологической проработки.

Одна из самых сложных задач на проекте - создание единого рабочего места для менеджеров по закупкам, которое должно было содержать полную детальную информацию о состоянии закупки с момента заявления до оплаты. В ходе проекта задача была успешно решена.

Публикации о проекте

• Retail.ru: Создание системы управления закупками для группы компаний «РТ‑Инвест»

• Автоматизация учета на базе "1С:Управление холдингом 8"

Результаты проекта

1. Автоматизация позволила уйти от ведения документации в табличном редакторе. Технические задания, обоснования цен контрактов, коммерческие предложения, проекты и итоговые версии договоров, заявки на закупку - вся информация содержится в единой системе.

2. Увеличилась эффективность работы дирекции по закупкам. В результате детальной регламентации процесса планирования и подачи заявок повышена управляемость проведением закупок и загрузкой менеджеров. Снижены риски срыва сроков поставок.

3. Система помогает управлять оценкой предложений поставщиков в соответствии с регламентом закупочной деятельности, процессами квалификации и аккредитации поставщиков. Выросла объективность принятия решений в закупочных процедурах. Выполняется строгий контроль соблюдения бюджетов закупок

4. Реализована бесшовная интеграция подсистемы закупок с "1С:Документооборот". Настроен бизнес-процесс согласования документации. Скорость обработки заявленных потребностей выросла в 2 раза.

5. Трудозатраты на формирование закупочной документации сокращены на 20%; в части централизованных закупочных процедур - на 10%.

Гуреев Алексей Олегович, директор по информационным технологиям, ООО "УК "Региональный оператор":

"Взаимодействие участников процесса закупок происходит в режиме единого окна. Руководитель получает информацию о реальной загрузке сотрудников и подразделений. Менеджеры готовят планы закупок, формируют лоты, проводят конкурентные закупочные процедуры. Закупочная комиссия согласовывает документацию и выбирает победителей торгов. Финансовые сотрудники контролируют исполнение бюджета. Службам внутреннего контроля система дает информацию для оценки экономически целесообразного расходования средств предприятия. Нарушения выявляются до наступления негативных событий, а не по факту свершившегося. Таким образом, система управления закупками помогает контролировать весь процесс - от планирования потребностей до контроля оплат и исполнения договоров".

1С:Управление холдингом :
• Управление закупками

Архитектура решения и масштаб проекта

Автоматизация бизнес-процесса закупок с помощью "1С:Управление холдингом" и "1С:Документооборот"

Интеграция с "1С:Документооборот"

"1С:Документооборот" применяется в компании для ведения договоров с контрагентами, отслеживания жизненного цикла договоров, архивации завершившихся договоров. Также реализованы маршруты согласования значимых юридических документов.

В рамках проекта реализована интеграция по обогащению данных двух систем — "1С:Управление холдингом" и "1С:Документооборот" — для планирования и формирования закупочных процедур, заключения договоров на условиях, предъявленных в закупочных процедурах. Интеграция позволила сотрудникам компании экономить время на сборе информации из разных систем, минимизировать ошибки, допускаемые при формирования закупочных процедур и заключении договора, сократить длительность процесса согласования планов потребностей и закупок, договоров.

Внедренная система "1С:Управление холдингом" помогает собрать и подготовить необходимую информацию и документацию для осуществления закупочных процедур в ЕИС или в иных электронных торговых площадках.