Цели проекта

Повысить качество учета данных и общую эффективность работы компании за счет перехода на современную систему управления предприятием "1С:Управление торговлей 8".

Задачи проекта:

1. Перенести нормативно-справочную информацию, остатки и исторические документы за прошедший год из текущих систем.

2. Доработать систему для устранения функциональных разрывов требований бизнес-процессов и типового функционала "1С:Управление торговлей 8", редакция 11.5.

3. Настроить сквозной бизнес-процесс работы нескольких отделов компании для выполнения клиентских заявок в рамках всего предприятия: от фиксации заявки на участие в тендере и проведения замеров - до доставки товара отделом логистики.

4. Сократить трудозатраты на формирование итоговой финансовой отчетности.

5. Внедрить автоматический расчет себестоимости.

Ситуация до внедрения

ООО "Сильвер-Маркет" — поставщик офисной мебели для государственных учреждений, коммерческих организаций, банков, торговых и промышленных компаний. Компания занимается оптовой и розничной торговлей, создает дизайн-проекты, имеет собственную службу доставки и сборки, склад в Москве. Ассортимент компании включает офисную мебель всех уровней: от эксклюзивных кабинетов до недорогой мебели для персонала.

Текущая система включала решение на зарубежной платформе для управления бизнесом и решение на платформе "1С:Предприятие 7.7" в части управления продажами, закупками и складским учетом.

Предпосылки проекта:

• Система не отвечала современным требованиям в части быстродействия, гибкости настройки отчетов и соответствия актуальному законодательству.
• Поддержка и развитие системы были невозможны в связи с отсутствием связи с зарубежным разработчиком и использованием устаревшей платформы.
• Учет велся в разрозненных системах с различной нормативно-справочной информацией.
• Отсутствовала возможность формирования в текущей системе итоговой финансовой отчетности и автоматического расчета себестоимости.

Руководство компании "Сильвер-Маркет" рассматривало несколько систем для перехода. Специалисты "1С-Рарус" порекомендовали выбрать "1С:Управление торговлей" в качестве основы для построения новой современной системы, отвечающей требованиям компании. Работы выполнялись по классической проектной методологии с последовательным выполнением этапов.

Командой "1С-Рарус" проведены следующие работы:

• сбор требований;
• описание процессов;
• разработка и настройка блоков "Продажи", "Закупки", "Казначейство";
• обучение ключевых пользователей работе в системе;
• опытная и опытно-промышленная эксплуатация.

Уникальность и инновационность проекта

Одной из особенностей проекта была его дистанционная реализация, все работы выполнялись удаленно, за исключением организации поддержки на этапе опытно-промышленной эксплуатации.

В рамках проекта был осуществлен перенос исторических документов с нормализацией нормативно-справочной информации из нескольких разрозненных систем. Для загрузки НСИ из нескольких систем требовалась унификация и регламентирование использования номенклатуры в разных подразделениях. Проводилось ручное сопоставление номенклатуры с добавлением сквозной аналитики для возможности загрузки в единую систему.

Права пользователей настраивались с использованием ограничения на уровне записей. Такая настройка прав позволяет предоставлять более гибкий доступ для пользователей к документам и элементам справочников с ограничением по подразделениям и организациям.

Реализован механизм обеспечения заказов клиента разными схемами закупки с доработкой типового АРМ "Формирование заказов по потребностям". Механизм позволяет менеджерам при создании документа "Заказ клиента" сразу указывать схему закупки, от которой зависит используемый процесс, что облегчает работу отдела закупок.

Для работы отделов сервиса и доставки разработан блок учета вариантов услуг сервиса в отдельном справочнике, и отражение плана и фактического оказания услуг сервиса в новом документе "Заявка на сервис". Блок позволяет автоматизировать работу отделов сервиса и доставки с составлением очередей выполнения заявок по их приоритетам.

Публикации о проекте

• rbc.ru: Создание единой системы управления торговым предприятием
• tadviser.ru: Создание единой системы управления торговым предприятием
• connect-wit.ru: Создание единой системы управления торговым предприятием

• Описание проекта в справочнике "Внедренные решения" на сайте "1С"

Результаты проекта

1. Реализована единая система ведения оперативного учета вместо ряда разрозненных систем. Из нескольких исторических систем перенесены нормативно-справочная информация, данные по остаткам, документы "Заказ клиента" и "Заказ поставщику" за прошедший год.

2. Время формирования отчетности сократилось на 50%. Ранее финансовый результат можно было получить только к концу месяца, следующим за расчетным периодом. Благодаря отказу от расчета в разрозненных системах и ручных корректировок, руководство получает отчетность на второй день после закрытия расчетного месяца.

3. Сокращен срок расчета себестоимости на 30%. В исторической системе расчет себестоимости не производился, для формирования финансового результата требовалось загрузить данные в отдельную устаревшую систему, часть расчета выполнялась силами сотрудников "Сильвер Маркет" вручную. Современная система на базе "1С:Управление торговлей 8" позволяет проводить расчет себестоимости для 40000 наименований мебели при помощи типового механизма закрытия месяца.

4. Реализована возможность оперативного обновления системы. Критические механизмы не подвергались доработке, что позволило сохранить возможность быстрого обновления с минимальным участием разработчиков и экономией ресурсов компании.

5. Разработан механизм фиксации и контроля выполнения заявок на сервис и доставку. Это позволяет планировать загрузку отделов сервиса и доставки, составлять график выполнения заявок согласно приоритетам и оценивать результативность работы отделов.

6. Создан единый сквозной процесс обслуживания покупателей, затрагивающий все подразделения:

• Менеджер по продажам получает входящую информацию о потребности клиента.

• В случае необходимости проведения замера данные передаются замерщику и он выезжает на замер, а потом передает полученные данные менеджеру по продажам.

• Закупщикам передается информация о комплектующих для оценки возможности их заказа.

• После получения ответа от поставщиков в системе заводится клиент, договор и спецификация.

• Для клиента подготавливается и отправляется счет на оплату.

• После поступления оплаты бухгалтерия вносит информацию в систему и распределяет оплату на верный объект расчетов.

• В случае необходимости закупки товаров данные передаются в отдел закупок. Сотрудники закупок передают заказ поставщику и фиксируют в системе счет от поставщика.

• Бухгалтерия проводит оплату и отражает ее в системе.

• Отдел закупок или отдел импортных закупок отражает в системе финансовые документы поступления товаров.

• В случае необходимости доставки до склада оформляется "Заявка на сервис" для отдела доставки.

• Склад оформляет фактическое поступление товаров.

• Если требуется сборка позиций, создается заявка на сервис.

• Склад оформляет фактическое поступление собранных товаров.

• Отдел продаж планирует дату отгрузки клиенту.

• Отдел продаж создает заявку на отгрузку со склада (расходный ордер).

• Отдел продаж создает заявку на сервис для оформления доставки.

• Склад проводит фактическую отгрузку товаров и отражает факт отгрузки в расходном ордере.

• Сервис производит доставку товаров и отражает факт доставки в заявке на сервис.

• Отдел продаж формирует отгрузочные документы и фиксирует в системе документ "Реализация товаров и услуг".

Бармина Светлана, генеральный директор, ООО "СИЛЬВЕР-МАРКЕТ":

"В результате проекта управленческая отчетность формируется в несколько кликов, сразу после закрытия месяца. Нам теперь не нужно делать многочисленные загрузки в разные системы и вручную обрабатывать данные. С предварительным расчетом себестоимости мы можем оперативно проверять рентабельность сделок. Это позволяет планировать продажи и быстро рассчитывать показатели мотивации сотрудников.

Благодаря усилиям проектной команды "1С-Рарус", нам удалось отказаться от множества ИТ-решений в пользу единой системы. В продолжение этого мы запускаем работы по настройке локального сервера взаимодействий. Все общение между пользователями разных отделов будет сведено в одно окно. Отказ от сторонних мессенджеров и пообъектное сохранение истории переписки позволят отслеживать прохождение клиентской заявки по всему процессу продажи.

Хочу отметить слаженную работу команды "1С-Рарус". Несмотря на некоторые сложности с переносом документов из прежних систем, когда приходилось повторно выполнять операции до получения верного результата, - все эти правки выполнялись быстро и мы уложились в запланированные сроки".

1С:Управление торговлей :
• Финансы, управленческий учет, мониторинг показателей
• Управление продажами, логистикой и транспортом
• Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками

Архитектура решения и масштаб проекта

Автоматизирована деятельность и взаимодействие следующих служб "Сильвер-Маркет":

• Отдел продаж: реализованы механизмы фиксации договоров и соглашений с покупателями, выставления счетов и контроля оплаты и отгрузки.

• Отдел закупок: реализованы механизмы контроля заказов покупателей, по которым не созданы заказы поставщикам, формирования заявок на закупку, фиксации счета от поставщика и контроля оплаты.

• Бухгалтерия: реализованы механизмы фиксации и контроля поступления наличных и безналичных денежных средств.

• Настроен обмен систем оперативного ("1С:Управление торговлей 8") и регламентированного ("1С:Бухгалтерия") учета.

• Складская служба: настроен механизм адресного хранения товаров на нескольких складах, реализованы рабочие места для приемки и отгрузки товаров работниками склада.

• Служба сервиса: разработан механизм учета вариантов услуг сервиса, фиксации заявок на сервис и их выполнения.

• Отдел логистики: разработан механизм передачи и контроля выполнения заявок на доставку.

Масштаб учетных задач: в день вводится до 10 документов "Заказ клиента " и до 10 документов "Заказ поставщику".