Цели проекта

1. Переход на актуальную версию программного продукта "1С" с возможностью использования модуля "Виртуальный склад" и СНТ и сохранением функциональности старой кастомизированой учетной системы на базе "1С:Управление торговым предприятием для Казахстана" редакции 2.0.

2. Избежание некорректного отражения результатов финансовой деятельности в рамках действующего Законодательства Республики Казахстан.

Ситуация до внедрения

Компания "Complex-Bar KZ" занимается оптовой поставкой продукции мировых производителей для комплексного оснащения баров и ресторанов. В ассортименте компании представлена: профессиональная посуда и инвентарь, барное и кухонное оборудование, предметы сервировки стола, а также сиропы, топпинги и концентраты для коктейлей и десертов. Вот уже более 25 лет "Complex-Bar KZ" занимает лидирующие позиции в сфере обслуживания сегмента HoReCa. С каждым годом компания расширяется и на сегодняшний день имеет 69 представительств в России и странах СНГ.

В современных условиях, в соответствии с требованиями законодательства Республики Казахстан руководство компании столкнулось с тем, что организация должна вести тщательный учет товара с использованием модуля "Виртуальный склад" и СНТ. Некоторые позиции подлежат включению в список "Виртуального склада", что представляет собой важный аспект учета и хранения данных.

Работая в программе "1С:Управление торговым предприятием для Казахстана" редакции 2.0, выполнять все необходимые условия было невозможно, поскольку система не поддерживает "Виртуальный склад" и работу с СНТ. Процесс отражения движения товаров в "Виртуальном складе" осуществлялся вручную. Этот факт стал ограничивающим фактором для эффективного управления складскими опциями и обработки данных о товарах.

Уникальность и инновационность проекта

Чтобы преодолеть сложившуюся проблему Заказчик обратился в компанию "1С:Первый Бит" в Алматы.

Варианты решения включали в себя выбор между внедрением программ "1С:Комплексная автоматизация для Казахстана 2" и "1С:Управление торговлей для Казахстана", ред. 3.0.

Функционал программы "1С:Управление торговлей для Казахстана", ред. 3.0 в рамках типовой конфигурации покрывал 80% бизнес-потребностей заказчика.

Учитывая опыт работы офисов заказчика в России с программой "1С:Управление торговлей 11" и уверенное владение персонала и IT-штата продуктом, было принято решение по комплексному переходу на программный продукт "1С:Управление торговлей для Казахстана", ред. 3.0.

Дополнительные 20% функционала были адаптированы под уникальные бизнес-потребности заказчика. Поскольку прежняя учетная система была очень кастомизирована, переход на новый продукт предполагал большое количество нетиповых решений.

В ходе проекта были внедрены доработки в отчетах, документах.

В блоке "Расчеты с персоналом" были доработаны следующие документы и отчеты:

• Документ План Продаж - предназначен для планирования продаж сотрудниками организации. Он позволяет управлять планами продаж, отслеживать их выполнение и рассчитывать необходимые показатели.
• Документ Начисление Бонусов - автоматически рассчитывает бонусы для сотрудников на основе установленных параметров, тем самым сокращая временные издержки на ручной труд и исключения человеческого фактора.
• Документ "Выплата Бонуса" – основываясь на документе "Начисление бонусов" происходит автоматический расчет и начисление бонусов за выполненный объем продаж.
• Документ "Корректировка Бонуса" - предназначен для учета выплаты бонусов сотрудникам. Он содержит реквизиты, такие как номер, дата, организация, вид операции, подразделение, ответственный и комментарий.
• Документ "Заявка на закрепление менеджеров" - используется для учета торговой деятельности и закрепления менеджеров за клиентами. Он содержит реквизиты, такие как номер, дата, клиент, адрес и основание. Создаются записи в истории сообщений.
• Отчет "Начисленные Бонусы" - позволяет выбирать период и собирать данные о начисленных бонусах сотрудникам, включает информацию о менеджерах, суммах бонусов и документах начисления.
• Отчет "По Продажам Для Расчета Бонусов" - показывает расчет суммы продаж с НДС и рентабельности по разным статусам товаров. Это обеспечивает более точное управление производственными процессами и позволяет оценить эффективность сотрудника.

Доработки в блоке "Работа со складом":

• Отчет "Управленческая отчетность" - дает возможность оперативного управления бизнес-процессами части маркетинга, логистики, управления персоналом.
• Отчет "Себестоимости дебиторской задолженностью и авансов" - этот документ помогает анализировать финансовое состояние по отношению к клиентам, обеспечивая основу для принятия обоснованных решений по управлению дебиторской задолженностью и финансовыми потоками.
• Обработка "Печать ценников" - позволяет пользователю выбирать товары для печати ценников с использованием различных критериев отбора, также обеспечивает гибкую настройку параметров печати.
• Обработка "Подбора Номенклатуры" - позволяет выбирать товары для оформления документов продажи. Пользователь может делать отборы по различным критериям, таким как наименование, ассортимент контрагента или партнера.
• Обработка "Формирования Заказов Поставщикам" – на основе данных о продажах, заказов покупателей, текущих остатков на складах, выявляется потребность в товарах и затем формируется заказ поставщику, с учетом этих данных и регистрах для отслеживания активных заявок на закрепление и истории изменений.
• Изменение "Учета договоров в УТ" – изменение логики ведения учета по договорам в УТ. Учет по головным организациям партнеров КБ и их подчиненных ведется индивидуально.
• Доработка выбора склада в заказе клиента – позволяет автоматически выбирать склады при оформлении заказов клиентов в зависимости от выбранной группы складов, что упрощает процесс заказа, предотвращает ошибки и повышает эффективность работы.
• Водительская ведомость - для учета транспортной деятельности. Из документа формируются и печатаются формы "Водительская ведомость" и "Водительская ведомость по водителям", которые содержат информацию о водителях и их маршрутах.

Также в процессе внедрения была произведена интеграция ПП "1С:Управление торговлей для Казахстана 3.0"с другими системами:

• Обмен с "1С:Бухгалтерия для Казахстана" редакция 3.0
• Синхронизация номенклатуры и цен с внешней системой "Информационная Система Электронных Счетов-Фактур Республики Казахстан".

На протяжении более двух лет специалисты компании "1С:Первый Бит" проводили техническую интеграцию, разработку и внедрение нетиповых решений, адаптируя их под потребности заказчика. За этот период успешно автоматизировали работу 28 сотрудников, полностью решив все поставленные задачи.

Публикации о проекте

• Внедрение ПП "1С:Комплексная поставка 8 для Казахстана" в ТОО "Complex-Bar KZ"

Результаты проекта

1. Сокращено время оформления сделок на 80%, что спровоцировало реорганизацию подразделения, отвечающего за фиксацию сделок и отражение их в налоговом учете.

2. Исключение расхождения данных между регламентированным и управленческим учетом, за счет реализации обмена данными между базами "1С:Управление торговлей для Казахстана", ред. 3.0 и "1С:Бухгалтерия для Казахстана", ред. 3.0.

3. Своевременная и корректная регистрация поступления и продажи товаров на портале "Информационная система электронных счетов-фактур" Республики Казахстан из учетной системы и избежание рисков штрафных санкций в рамках налогового законодательства.

4. Четкое представление о механизмах начисления бонусов сотрудниками компании, поскольку процесс стал более прозрачным и понятным.

1С:Управление торговлей :
• Модуль "CRM и маркетинг"
• Модуль "Продажи"
• Модуль "Закупки"
• Модуль "Склад и доставка"
• Модуль "НСИ и администрирование"
• Модуль "Бонусы"

Архитектура решения и масштаб проекта

• "1С:Управление торговлей для Казахстана", ред. 3.0,
• "1С:Бухгалтерия для Казахстана", ред. 3.0
• Интеграция с государственными порталом "Информационная система электронных счетов-фактур" Республики Казахстан.
• Интеграция с мастер-системой холдинга Заказчика, расположенной на территории РФ с учетом требований законодательства Республики Казахстан.