Цели проекта

Проект направлен на создание инновационной платформы, основанной на системе "1С:УНФ 8. Управление предприятием общепита", которая позволит управлять различными аспектами бизнеса более эффективно и оперативно. ООО "Фантазия" стремится сделать процессы управления более прозрачными, удобными и гибкими, чтобы сотрудники компании могли адаптироваться к изменяющимся рыночным условиям и быстро принимать стратегические решения.

Основная цель проекта заключается в том, чтобы сделать бизнес более конкурентоспособным путем автоматизации ключевых процессов управления и учета.

В цели проекта также вошло:

• Автоматизировать процессы оперативного управления и учета с использованием системы "1С:Общепит", обеспечивая быстрый доступ к необходимой информации и уменьшая вероятность ошибок.
• Оптимизировать производственные процессы путем интеграции весового оборудования для передачи информации о количественных показателях номенклатуры в систему "1С:Общепит", что позволит повысить точность учета и ускорить процесс производства.
• Обеспечить оперативный учет тоннажа водителей путем автоматизации процесса получения актуальной информации о транспортных средствах, что способствует оптимизации логистики и сокращению времени доставки.
• Упростить и ускорить процесс внутренних финансовых операций между юридическими лицами компании через автоматизацию процесса "перекидок", что снизит риск ошибок и улучшит финансовую прозрачность внутри организации.

Ситуация до внедрения

ООО "Фантазия" — компания, специализирующаяся в сфере общественного питания и розничной торговли. В её составе более 100 кафе и магазинов, расположенных в Москве и Московской области. Компания производит разнообразные блюда по рецептам из разных стран мира и обеспечивает их реализацию как в собственных точках, так и через розничные продажи. При производстве продукции используются натуральные ингредиенты без химической обработки, а также биоразлагаемая упаковка для порционных блюд и посуда. Компания стремится к эффективному управлению своим бизнесом, внедряя собственные технологические решения и обеспечивая высокий уровень качества продукции.

Бренды "Ля Фантази" и "Буфетоф", принадлежащие ООО "Фантазия", стали настоящими символами качества и вкуса на рынке общепита. Компания гордится своими брендами и постоянно работает над тем, чтобы удивлять и радовать клиентов новыми вкусовыми открытиями и инновационными решениями.

Перед внедрением изменений, учетные процессы в ООО "Фантазия" были организованы в сильно кастомизированной системе "1С:Консолид 7.7", при этом бухгалтерский и регламентированный учет проводились отдельно на базе "1С:Бухгалтерия". Это приводило к несоответствию оперативных остатков в различных системах и осложняло работу сотрудников. Для части процессов компании все еще использовались устаревшие бумажные технологии, такие как "поварская таблица" и "раскидка", что делало процесс изготовления продукции непрозрачным и увеличивало вероятность ошибок.

Руководству компании было сложно проводить анализ деятельности предприятия из-за разрозненности информации и отсутствия автоматизации. Начальный формат учета устраивал в период открытия компании, но с увеличением объема работы и числа клиентов стало ясно, что автоматизация необходима для эффективного управления.

Человеческий фактор приводил к нарушениям целостности и сохранности информации, а также к недостаче денежных средств и пересортице товаров на складах. Была нехватка актуальной информации о запасах готовой продукции. Внедрение информационной системы ожидалось приведет к улучшению качества работы компании и упрощению управления процессами.

При выборе проектной команды для внедрения новой информационной системы ООО "Фантазия" внимательно изучило рынок интеграторов "1С", исследовав репутацию и опыт различных компаний. После тщательного анализа выбор пал на "1С:Первый Бит офис Спортивная" в силу их значительного опыта в реализации подобных проектов, точного соблюдения сроков и высокого уровня профессионализма. Компания оценила надежность и экспертизу "1С:Первого Бита" как наиболее соответствующие своим потребностям и ожиданиям.

Уникальность и инновационность проекта

Проект выделяется благодаря внедрению ряда разработанных автоматизированных рабочих мест (АРМ) и модулей, которые направлены на оптимизацию и автоматизацию ключевых процессов компании:

АРМ "Учет денежных средств": Этот механизм представляет собой специализированное рабочее место, которое позволяет систематизировать информацию о контрагентах, кассовых операциях и использовании эквайринговых терминалов. С его помощью собирается детальная информация о проведенных отгрузках за предыдущий день, вносятся данные о наличных и безналичных платежах, а также создаются соответствующие платежные документы для учета всех финансовых операций.

АРМ "Заказы": Этот автоматизированный механизм предназначен для эффективной работы с заказами клиентов. Он позволяет загружать заказы с розничных точек компании, а затем проверять их на корректность заполнения, обеспечивая тем самым более точный и оперативный процесс обработки заказов.

АРМ "Перекидки": Данный механизм включает в себя систему документов перекидок, которые отражают все приходные и расходные операции по компании. Он обеспечивает централизованную обработку всех документов, проходящих через ООО "Фантазия", и последующее их перераспределение между другими юридическими лицами компании.

АРМ "Кладовщика": Этот механизм представляет собой автоматизированное рабочее место для кладовщика, обеспечивающее взвешивание и перемещение готовых блюд между складами компании, что значительно упрощает и ускоряет процесс складского учета.

Обработка по формированию выпуска блюд: В рамках этой функциональности осуществляется формирование выпуска блюд на основании расходных накладных, а также проведение всех необходимых документов, обеспечивая тем самым полную прозрачность и контроль в производственном процессе.

АРМ "Планирование выпуска продукции": Данный механизм предназначен для планирования выпуска продукции как вручную, так и автоматически на основе предварительно сформированного плана. Он позволяет учитывать плановые цифры из любого документа за любой период времени с учетом текущих остатков на складе, а также предусматривает учет потерь и порчи продукции для оптимального управления производственными процессами.

Доработка учета тоннажа водителей: В рамках проекта была внедрена доработка системы учета тоннажа водителей, что позволило более точно отслеживать и контролировать движение транспортных средств, снижая риски и повышая оперативность логистических операций.

Разработаны эквайринговые терминалы на складах контрагентов: Справочник предназначен для хранения информации о эквайринговых терминалах контрагентов с данными по "Складу", "Договору", "Номеру терминала", "Наименованию контрагента", а также дате с какой и по какую действует этот терминал.

Разработан справочник допустимых отклонений: справочник допустимых отклонений состоит из таблицы с значениями нижней планки, где мы указываем нижнюю планку веса (от какого значения считается допустимым определённый процент отклонения) и верхнюю планку веса (до какого значения считается допустимым определённый процент отклонения).

Публикации о проекте

• Технологический прогресс в ресторанном бизнесе на базе "1С:УНФ 8. Управление предприятием общепита": улучшение производства и учета в компании ООО "Фантазия"

Результаты проекта

В результате проекта компания достигла значительного улучшения эффективности и прозрачности в управлении бизнесом благодаря автоматизации ключевых процессов на базе системы "1С:УНФ 8. Управление предприятием общепита".

• Процессы оперативного управления и учета стали полностью автоматизированными, что позволило существенно сократить время на выполнение рутинных задач и уменьшить вероятность ошибок.
• Благодаря автоматизации процессов производства с использованием весового оборудования, компания получила возможность более точно контролировать количественные показатели номенклатуры, что способствует оптимизации производственных процессов и снижению потерь.
• Разработаны уникальные АРМ:

○ АРМ "Учет денежных средств"

○ АРМ "Заказы"

○ АРМ "Перекидки"

○ АРМ "Кладовщика"

○ АРМ "Планирование выпуска продукции"

• Учет тоннажа водителей теперь осуществляется автоматически, что позволяет компании эффективнее планировать и контролировать логистические операции.
• Процесс "перекидок" внутри юридических лиц компании теперь полностью автоматизирован, что способствует более эффективному и прозрачному управлению распределением ресурсов внутри организации.

1C:УНФ 8. Управление предприятием общепита :
• Торговля
• Производство
• Закупки
• Склад
• Финансы

Архитектура решения и масштаб проекта

В информационной системе "1C:УНФ 8. Управление предприятием общепита" присутствуют 5 направлений обмен данными, которые включают в себя передачу и получения данных от внешней самописной системы "Админ ля Фантази", "1С:Бухгалтерия" (19 информационных систем), передачу данных на планшеты на производстве и обмен файлами в формате Excel, Csv.

Направления обмена, перечень передаваемых и получаемых данных, способ передачи заключается в следующем:

● Получение данных о приеме заказов, ценах номенклатуры, сверке эквайринга в "1C:УНФ 8. Управление предприятием общепита" осуществляется посредством загрузки файлов в формате Excel и Csv;

● Получение данных в "1C:УНФ 8. Управление предприятием общепита", необходимых для подготовки план-меню, заказов, данных о продажах осуществляется посредством интеграции из внешней самописной системы "Админ ля Фантази";

● Передача данных о номенклатуре, ценах и данных заказов во внешнюю самописную систему "Админ ля Фантази" из "1C:УНФ 8. Управление предприятием общепита" осуществляется посредством интеграции;

● Получение данных на планшеты на производстве из "1C:УНФ 8. Управление предприятием общепита" осуществляется посредством выгрузки файлов в формате Csv;

● Получение и передача данных между "1C:УНФ 8. Управление предприятием общепита" и "1С:Бухгалтерия" о товародвижении, банковских операциях осуществляется посредством прямой интеграции;

Передача о фактическом весе товара в "1C:УНФ 8. Управление предприятием общепита" осуществляется посредством взвешивания товара на весах "CAS L3200 Штрих М".

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

● Интеграция с "1С:Бухгалтерия" 19 информационных систем

● Интеграция с самописной системой "Админ ля Фантази"