Цели проекта

1. Снижение доли трудоемких, рутинных операций в работе сотрудников за счет повышения уровня автоматизации бизнес-процессов:

• увеличение скорости и качества подготовки регламентированной отчётности;
• сокращение времени обработки информации по блоку расчёта с подотчётными лицами;
• уменьшение трудозатрат на обслуживание зарубежной ERP-системы;
• увеличение скорости обновления системы в части бухгалтерского и налогового учёта при изменениях требований действующего законодательства.

2. Импортозамещение.
3. Снижение стоимости владения информационными системами при сохранении качества выдаваемой системами информации:

• высвобождение технических мощностей за счёт архивирования зарубежной ERP-системы;
• сокращение рисков влияния модификаций операционного контура на финансовый;
• сокращение трудозатрат на обновление системы в части бухгалтерского и налогового учёта при изменениях требований действующего законодательства.

4. Завершение процесса миграции на новую платформу ERP.
5. Обеспечение базы для внедрения МСФО, бюджетирования (контролей) и непрямых закупок.
   
   Задачи проекта:

1. Перенос функционала бухгалтерского и налогового учёта на 1С:Управление холдингом.
2. Перенос функционала Казначейство на 1С:Управление холдингом.
3. Настройка интеграций 1С:Управление холдингом с системами:

• зарубежная ERP-система
• 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП
• платформа EPM/BI-система стороннего разработчика
• ЭДО стороннего разработчика
• Директ-Банк
• 1С:Управление торговлей.

Ситуация до внедрения

Lamoda появилась в 2011 году как интернет-магазин. Сейчас это крупнейший в России и СНГ ритейлер в сфере моды, красоты и лайфстайл, объединяющий в себе онлайн-платформу и розничную сеть. На онлайн-платформе представлено более 10 млн товаров от 4-х тысяч мировых и локальных брендов. Розничная сеть Lamoda Sport включает более 70 магазинов, расположенных в Москве, Санкт-Петербурге, Краснодаре, Сочи, Самаре, Екатеринбурге, Перми, Уфе и других городах.

В компании работает более 10 тысяч человек, включая сотрудников Центрального офиса Lamoda в Москве, офисов в Минске и Алматы, автоматизированного складского комплекса в подмосковном Быково, собственной службы доставки LM Express, IT-хаба и колл-центра в Волгограде. В Lamoda входит ООО "Ламода Тех", которая имеет статус аккредитованной IT-компании. Девиз Lamoda — "Мода на каждый день". Миссия Lamoda — давать доступ к широкому ассортименту от ведущих брендов, создавать удобные, технологичные сервисы, объяснять модные тенденции и их применимость в повседневной жизни.

До внедрения проекта финансовый контур компании был реализован следующим образом:

• финансовые процессы (НСИ, разноска накладных по непрямым закупкам, учет подотчетных лиц, формирование книг покупок и книг продаж), Казначейство (формирование заявок по непрямым закупкам, произведение оплаты, загрузка выписок и т.д.), закрытие периода производятся на базе зарубежной ERP-системы;
• бухгалтерская и налоговая отчетность в основном формировалась в MS Office Excel;
• учет ОС, НМА, лизинга и аренды ведется на базе 1С:Бухгалтерия КОРП, за исключением корректировок МСФО, которые также велись и ведутся в зарубежной ERP-системе.

В связи с объявлением иностранного вендора об уходе из России, Lamoda столкнулась с возросшими рисками по обеспечению развития и тиражирования решения. С учетом корпоративных стратегических целей менеджмент компании принял решение о переходе на российское программное обеспечение от компании "1С", которое поддерживает регулярные обновления ПО в части регламентированного учета и позволяет снизить затраты на поддержку и развитие системы.

Уникальность и инновационность проекта

Проект уникален ввиду своего масштаба и качества выполнения в сжатые сроки. Проект затрагивает всю финансовую систему компании, включая расчеты с миллионами клиентов и контрагентов. При этом было необходимо обеспечить бесшовный и безрисковый переход системы на новую платформу и сохранить уровень сервиса Lamoda, так как это является ключевым конкурентным преимуществом компании.

Также уникальность проекта внедрения 1С:Управление холдингом в Lamoda заключается в высокой степени кастомизации и глубокой интеграционной составляющей. Процессы финансового контура Lamoda имеют высокую степень зрелости. Требовалось создать решение, которое позволило сохранить ключевые особенности этих процессов из исторической системы, одновременно улучшая и адаптируя их к функциональным возможностям целевой системы на базе 1С:Управление холдингом.

Помимо этого, следует упомянуть об участии в проекте третьей стороны: компании-консультанта из "Большой четвёрки". Будучи доверенным консультантом Lamoda в области бухгалтерского и налогового учёта по РСБУ и МСФО, они верифицировали все наши проектные решения с точки зрения корректности и полноты учёта Lamoda.
Одной из основных целей заказчика был запуск системы в начале января 2024 г. 10 месяцев на миграцию не оставляли команде права на ошибку: финансовые блоки обеспечивают поставку данных для регламентированной отчётности. Новая возможность для комфортного запуска была бы доступна только в следующем году. Откладывать запуск даже на квартал не было приемлемо, учитывая сложности сбора и загрузки первоначального сальдо для компании федерального масштаба в рамках года.

Публикации о проекте

• 10 месяцев на трансформацию: Lamoda переводит финансовый контур на "1С:Управление холдинг" с западного ERP

Дополнительная информация к описанию проекта

Планами дальнейшего развития системы предусмотрено:

• автоматизация непрямых закупок, контроля бюджета, формирования начислений и уточненного бюджета (accruals&bottom up);
• МСФО: учет и консолидация (другие юридические лица группы компаний);
• развитие текущей функциональности казначейства и регламентированного учёта.

Результаты проекта

По итогу проекта за 10 месяцев осуществлён перенос функционала бухгалтерского, налогового учёта и казначейства на 1С:Управление холдингом с зарубежной ERP и 1С:Бухгалтерия КОРП.

В рамках проекта были автоматизированы следующие процессы:

Бухгалтерский учёт, включая:

1. учет ОС и НМА, включая учет требований ФСБУ 6/2020 "Основные средства" и ФСБУ 25/2018 "Бухгалтерский учет аренды";
2. учет закупок канцелярии на всю группу у единого поставщика;
3. инвентаризация ТМЦ;
4. учет взаиморасчетов. Управление дебиторской и кредиторской задолженностью;
5. учет претензионной работы с контрагентами;
6. учет затрат и доходов;
7. учет расчетов с персоналом по оплате труда и прочим расчетам;
8. учет кредитов и займов;
9. учет имущественных налогов: транспортный налог и налог на имущество;
10. учет оценочных обязательств.

Налоговый учёт, включая:

1. автоматическое формирование проводок одновременно с бухгалтерским;
2. ведение налоговых регистров;
3. автоматический расчет сумм нормируемых расходов;
4. учет НДС по всем кейсам, применяемым Lamoda;
5. расчет баз для распределения налога на прибыль между обособленными подразделениями.
6. закрытие периода.
7. процессы согласования первичных документов, поступивших как в бумажном варианте, так и по ЭДО.

Казначейство, включая:

1. формирование казначейских заявок, включая автоматическое формирование по условиям договоров и прочих условий;
2. формирование "Реестра платежей";
3. возможность формирования платежного календаря с заданными периодом и периодичностью;
4. фактическое исполнение платежей;
5. финансовые инструменты:

• кредиты выданные и полученные краткосрочные и долгосрочные
• займы выданные и полученные
• лизинг
• банковские гарантии, не банковские гарантии
• факторинг
• аккредитивы
• оvernight, оverdraft
• депозиты
• деривативные инструменты.

6. формирование отчетности в казначействе и по финансовым инструментам.
7. валютный контроль.
8. процессы согласования заявок и реестров платежей.

Учёт и отчетность по МСФО, включая:

1. Учет финансовой аренды и лизинга.
2. Учет ОС и НМА.

Финансовая отчетность, включая:

1. регламентированная бухгалтерская отчетность;
2. регламентированная налоговая отчётность;
3. статистическая отчётность (отчетность, которая не относится к товарному блоку);
4. отчетность по КИК.

В ходе проекта была выполнена успешная интеграция системы 1С:Управление холдингом с рядом ключевых внешних систем:

• зарубежной ERP-системой, отвечающей за операционную часть (товародвижение, продажи, прямые закупки, формирование заявок на оплату по прямым закупкам, кассовые операции, формирование себестоимости);
• системой бюджетирования стороннего разработчика (платформа EPM/BI);
• системой согласования договоров eCAP;
• с оператором ЭДО стороннего разработчика;
• настроен обмен с использованием сервиса Директ-банк;
• с рядом других систем, включая с 1С:УТ и 1С:ЗУП.

По НСИ были определены мастер-системы для ключевых справочников: контрагентов, договоров, финансовых аналитик. Была проведена работа по миграции из исторической системы с необходимым изменением и донасыщением для целевой системы 1С:Управление холдингом.

Для целей сокращения рутинных операций и сокращения трудозатрат пользователей реализованы множество загрузок из MS Excel для формирования НСИ, автоматического заполнения и/или формирования документов.

В итоге, Lamoda перешла на единую финансовую систему на базе 1С:Управление холдингом. Помимо этого, подготовлена база для автоматизации непрямых закупок, контроля бюджета, формирования accruals&bottom up; автоматизации финансового учета по МСФО на базе "1С".

1С:Управление холдингом :
• Бухгалтерский и налоговый учет
• Казначейство
• МСФО
• Отчетность
• Интеграция и управление мастер-данными

Архитектура решения и масштаб проекта

Система финансового контура построена на базе решения "1С:Управление холдингом" редакции 3.2. Значимая часть информации поступает посредством интеграции с зарубежной ERP-системой, в которой сейчас функционирует операционная часть (товародвижение, продажи, прямые закупки, формирование заявок на оплату по прямым закупкам, кассовые операции, формирование себестоимости).

Доступ к программе осуществляется посредством "тонкого" и web-клиента. Количество автоматизированных рабочих мест – 500, количество одновременно работающих пользователей – в среднем 160.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

Kafka