Цели проекта

1. Автоматизировать распределение плановых и фактических расходов по подразделениям, торговым маркам.
2. Преобразовать управленческую отчетность из ручного сбора данных в Excel в автоматизированную систему.

Ситуация до внедрения

За 22 года деятельности "Рельеф-Центр" стал лидером российского рынка оптовой дистрибуции товаров для офиса, учебы и творчества. У крупнейшего производителя канцелярских товаров в России действует семь филиалов, с возможностью обслуживания клиентов во всех 85 регионах России и странах СНГ. В ассортименте "Рельеф-Центра" представлено более 250 мировых и российских брендов.

ООО "Рельеф-центр" - крупная компания с довольно глубокой степенью автоматизации. Однако управленческая отчетность консолидировалась и формировалась в Excel. В учетной системе "1С:Управление торговлей" формировался плановый и фактический БДР, по которому финансовая служба уже разносила, группировала и распределяла затраты в Excel. Управленческая отчетность представляет собой 71 функцию в таблице Excel, состоящую из наборов статей бюджета доходов и расходов. Каждая статья БДР группируется по подразделениям и торговым маркам.

Такой формат отнимал много рабочего времени специалистов, требовал существенных трудозатрат. Для более оперативного распределения затрат руководство "Рельеф-центр" приняло решение автоматизировать этот процесс.

Уникальность и инновационность проекта

В ходе проекта удалось реализовать сложную, многоступенчатую процедуру распределения, проверки, составления отчетов по сопоставлению план-факта по распределяемым расходам, автоматизировать процесс формирования экземпляров бюджета. Распределение происходило по подразделениям, торговым маркам. В итоговом отчете были собраны расходы по всем функциям распределения с указанием, куда они распределялись. Процедура формирования экземпляров отчета была автоматизирована в рамках универсального процесса.

Публикации о проекте

• Внедрение программного продукта «1С:Управление холдингом» в ООО «Рельеф-центр»

Результаты проекта

1. Сокращены трудозатраты на распределение плановых и фактических данных по БДР благодаря автоматизации процессов, что повышает общую производительность труда.
2. Автоматизация управленческой отчетности, подготовка которой ранее требовала значительных трудозатрат и переноса информации в Excel, время на подготовку отчетов сократилось.
3. Внедрение подсистемы "Бюджетирование" позволило эффективнее планировать и нормировать расходы, использовать различные сценарии БДР и детализированное планирование.
4. Возможность работать одновременно с разными версиями бюджетов и автоматический пересчет зависимых бюджетов при корректировках БДР сделали планирование более гибким.
5. Исключение ошибок, которые могли возникать при ручной работе с таблицами Excel.

Внедренные программные продукты

1С:Управление холдингом

Архитектура решения и масштаб проекта

В компании для целей бухгалтерского учета использовалась система "1С:Управление холдингом". "1С:Управление холдингом" совместима с другими продуктами "1С", обладает широким функционалом, который можно настроить под конкретные потребности компании. Подсистема "Бюджетирование" программного продукта как раз подходит для распределения затрат в различных разрезах показателей. В отличии от таблиц Excel, в "1С:Управление холдингом" исключены ошибки, а сотрудникам понадобится меньше времени и усилий для работы за счёт автоматизации.

Подсистема "Бюджетирование" позволяет эффективнее планировать и нормировать расходы благодаря использованию различных сценариев БДР и детализированному планированию. Можно работать одновременно с разными версиями бюджетов, а зависимые бюджеты пересчитываются при корректировках БДР.

С помощью "1С:Управление холдингом" специалисты компании "1С:Первый Бит" создали справочник статей БДР с детализацией по аналитикам.

• Проанализирован состав НСИ, необходимой для загрузки (подразделения, торговые марки, номенклатура, проекты, контрагенты). Были настроены виды отчета для загрузки распределяемых данных и баз распределения из "1С:Управление торговлей", настроены виды отчета для распределения затрат по функциям.
• Настроены экземпляры отчета в качестве шаблонов для загрузки плановых и фактических данных к распределению (плановые и фактические данные по БДР по подразделениям, каналам продаж, торговым маркам);
• Настроены экземпляры отчета для загрузки баз распределения (себестоимость, АКБ, количество позиций, численность, тонно-километры и т.д.), это позволило обновлять значения по базам распределения;
• Настроены отчеты по распределению 72 функций по плановым и фактическим данным;
• Сформированы отчеты по проверке правильности распределения;
• Автоматизирован процесс формирования экземпляров бюджета по распределению затрат.
• Проведено обучение специалистов заказчика, в т.ч. внесению изменений в модель распределения.