Цели проекта

Целью данного проекта являлась замена и обновление текущей учетной системы на базе 1С:Бухгалтерия, ред. 2.0 на актуальную версию продукта 1С:Бухгалтерия, ред. 3.0.

Отдельно стоит отметить не менее важное требование Заказчика по верификации текущих доработок системы версии 2.0 на предмет применения типовой функциональности продукта версии 3.0.

Ситуация до внедрения

Бристоль — это одна из крупнейших в России сетей специализированных магазинов алкогольной и табачной продукции формата "У дома". В сеть входит свыше 5000 магазинов более чем в 590 городах России.

В 2018 году сеть попала в рейтинг 50 самых быстрорастущих компаний по версии РБК, заняв в нём четвёртое место со среднегодовой положительной динамикой выручки в размере 114% в 2015—2017 годах. По оценке партнёра Bain & Company Евгения Белащенко, на "Бристоль" приходится примерно 15-20% российского рынка специализированных алкогольных сетей.

До проекта компания Бристоль использовала разветвлённую ИТ-систему.

Рисунок 1. ИТ-архитектура компании Бристоль до проекта

Ядром текущей архитектуры являлась конфигурация 1С:Бухгалтерия, ред. 2.0.

Общий объём документов, которые проходят через бухгалтерскую службу Бристоля в месяц составляет более 1 млн.

Значимые и наиболее сложные процессы:

• Блок аренды: в связи с изменениями законодательства в части ФСБУ 25 (от 29.06.2022), в компании была разработана собственная подсистема, удовлетворяющая требованиям НПА.
• Казначейство: уникальный разработанный механизм разнесения банковской выписки, который удовлетворял всем потребностям бизнеса. Разнесение банковской выписки за 1 день, в соответствии с замерами по Apdex, составляло 6 часов.
• Себестоимость: уникальная разработанная функциональность для расчета себестоимости по партиям на базе ПП 1С:Бухгалтерия, ред. 2.0. Она включала в себя как учетные регистры, так и сложный алгоритм расчета. Данный механизм позволял осуществлять расчет себестоимости единицы товара на каждый день в разрезе партий с учетом всех возможных видов корректировок и иных бухгалтерских операций.
• Входящие/Исходящие интеграционные потоки: 5 видов транспорта. Множество как входящих интеграционных точек, так и исходящих.
• Регламентированная отчётность: весь пакет бухгалтерской и налоговой отчетности является нетиповым. Стоит отметить, что компания Бристоль является крупнейшим налогоплательщиком и, как следствие, отчетность по налогу на прибыль подается ежемесячно. Это стало одним из усложняющих факторов проекта, т.к. первую отчетность необходимо было сдать через 1 календарный месяц после запуска новой системы в эксплуатацию.

Ключевым усложняющим фактором проекта являлся срок реализации, а именно необходимо было осуществить запуск новой системы с 1 января 2024 года. В контур проекта входил перевод 4 небольших баз данных (размер которых исчислялся в Гб) и 1 большой (размер которой исчислялся в Тб) в новую систему, сохранив текущую архитектуру решения (без слияния в единую БД).

Важно подчеркнуть, что текущая система 1С:Бухгалтерия ред. 2.0 – ключевой агрегатор информации в архитектуре компании Заказчика. Это не только база для ведения первичного учёта, но и система приема из "1С:Управление торговлей" данных розничных точек. После получения информации из первичных систем, данные в 1С:Бухгалтерия, ред. 2.0 проходят процесс обработки и обогащения для дальнейшей передачи в базы-потребители.

Уникальность и инновационность проекта

Сроки выполнения проекта были очень сжатыми, из-за чего проект изначально был в зоне риска. Это понимала и команда 1С:Первого Бита, и команда Бристоль.

Этап "Проектирование" завершился 16 августа 2023 г. Запуск требовалось осуществить с 1 января 2024 г. В связи с чем в течение всего проекта было необходимо менять подходы к управлению.

Командой 1С:Первого Бита были разработаны три превентивные меры для выполнения проекта в срок.

Превентивная мера 1. Нивелирование риска "незапуска" системы за счет обмена документ-в-документ из 1С:Бухгалтерия, ред. 2.0 в 1С:Бухгалтерия, ред. 3.0. В период последовательного запуска систем в ОПЭ, данный обмен обеспечил полноту данных в 1С:Бухгалтерия, ред. 3.0 автоматизировано. А также данная концепция позволила команде 1С:Первого Бита понизить приоритет на разработку некоторых интеграций и сэкономить на этом время.

Превентивная мера 2. На момент старта проекта система 1С:Бухгалтерия, ред. 2.0 эксплуатировалась много лет и объем накопленной в ней информации был колоссальный. Команда 1С:Первого Бита понимала, что перед ней стоит задача сверки данных и было очевидно, что вручную осуществить сверку в таких объемах в установленные сроки проекта не представляется возможным. Это было ключевым риском проекта.

Команда 1С:Первый Бит предложила Бристоль применить механизм автоматизированной сверки данных. Механизм был реализован, но в упрощённом формате от изначальной концепции.

Данные сверялись средствами KAFKA. Механизм помогал сверять данные и показывал расхождения в них.

• Выделение подкоманд.
• Оперативное изменение разрезов аналитики управления проектом (трижды) на всем жизненном цикле проекта.

Выделение подкоманд

• Шаг 1 –разработка метаданных конфигурации.
• Шаг 2 – обеспечение работоспособности заявленной функциональности.

Деление всего объема разработки на Шаги стало первым разрезом аналитики.

Данное деление дало возможность работы одновременно трех подкоманд в параллель и обеспечивало максимальную эффективность каждого участника команды. Так как процессы между подкомандами были связаны и не могли выполняться обособленно друг от друга, требовалась точная и структурированная работа групп. Руководитель проекта 1С:Первого Бита, проектного офиса Павелецкая осуществлял контроль каждого действия подкоманд, чтобы сохранить баланс общей работы.

• После запуска – все оставшиеся ЧТЗ приоритезированные в соответствии требованиями функциональных пользователей.

Важным фактором успешного выполнения проекта послужила лояльность к новой системе функциональных пользователей компании Бристоль, а также профессионализм и высококлассные управленческие навыки главного бухгалтера компании Бристоль – Приваловой Лидии Николаевны.

Публикации о проекте

• Перенос базы данных бухгалтерского учёта в 1С:Бухгалтерия производства 3.0 одной из крупнейшей розничной сети ООО Альбион - 202

Результаты проекта

Проект от Проектирования до ввода системы в промышленную эксплуатацию был завершён за 4 месяца. Компания Бристоль считает цели проекта достигнутыми, полностью использует функциональные возможности новой системы, полученные по результатам проекта. На текущий момент система находится на этапе "Развитие функциональности".

1С:Бухгалтерия :
• Accrual (разработка с нуля)
• Аренда
• ВНА
• Закупки
• Казначейство
• Налоги
• НСИ
• Продажи
• Склад
• ТЕХ
• ФИН
• Отчётность

Архитектура решения и масштаб проекта

Целевая система, внедренная на предприятии: 1С:Бухгалтерия, ред. 3.0

Количество интеграций – 11

Количество внешних обработок и отчётов – 90

В системе используется множество разных видов транспорта данных:

- Интеграционная цифровая платформа.

- Apache Kafka. Изначально была конвертация данных, но в ходе проекта перевели на Apache Kafka.

- Файловый обмен с базой данных.

- Иные интеграционные механизмы, не представляющие трудностей в выполнении проекта.