Цели проекта

• достижение экономии бюджетных средств Заказчика при осуществлении закупочной деятельности;
• повышение скорости и прозрачности проведения закупочных процедур;
• снижение трудозатрат со стороны сотрудников Заказчика, участвующих в процессе осуществления закупочной деятельности и повышения эффективности их действий;
• сокращение потерь от неэффективных и несвоевременных закупок;
• упрощение взаимодействия с Единой информационной системой в сфере закупок;
• повышение качества сервиса закупочных процедур для инициаторов закупок (внутренних заказчиков);
• обеспечение непрерывности и прогнозируемости поставок, необходимых для функционирования организации-заказчика;
• снижение рисков нарушения действующего в РФ законодательства в сфере проведения закупок;
• автоматизация отдельных процессов, связанных с осуществлением закупочной деятельности.

Ситуация до внедрения

ФГУП "Спецсвязь России" – является организацией федеральной почтовой связи с особыми уставными задачами, включено в обороннопромышленный комплекс и осуществляет деятельности в интересах обороны и государственной безопасности, сохранения государственной, коммерческой, служебной тайны. Во ФГУП "Спецсвязь России" входят 77 управлений специальной связи, 135 отделений и пунктов специальной связи, расположенных в 89 субъектах Российской Федерации.

"Спецсвязь России" занимается доставкой отправлений, содержащих государственные или коммерческие тайны, предоставляет специализированные услуги, которые включают доставку ювелирных изделий, драгоценных камней и металлов, оружия и патронов к нему, наркотических и психотропных веществ. ФГУП "Спецсвязь России" обеспечивает высокий уровень безопасности и надежности при транспортировке данных специфических грузов.

"Спецсвязь России" имеет многолетний опыт работы с решениями на базе "1С". До перехода на единую ERP-систему "ГРИФ" на базе ПП "1С:ERP Управление предприятием", в компании использовалась отдельно стоящий программный продукт на WEB для автоматизации закупок. Это приводило к 4 тому, что производственные данные, являющиеся основой для планирования закупок, были не доступны в используемом программном продукте. Основные сложности заключались в необходимости дублирования операций и ручного ввода данных, которые приходилось вручную переносить из одной системы в другую, что не только увеличивало трудозатраты, но и повышало риск возникновения ошибок. Кроме того, текущее WEB решение не учитывало все бизнес-процессы проведения закупок по 223-ФЗ и часть процесса закупок приходилось делать вне системы, например:

• формирование и согласование потребности в закупке по ключевым номенклатурам в "1С:ERP Управление предприятием";
• контроль за сроками проведения закупок, расчет НМЦД, ручной выбор победителя по цене и/или по иным критериям;
• проведение заседаний закупочной комиссии;
• анализ закупок у Единственного поставщика на дробление, анализ возможности объединения конкурентных закупок по ОКПД2;
• проведение мелких закупок вне системы и их контроль;
• ограниченный набор аналитик и отчетности и т.д.

При этом поддержка и доработки системы проводилось исключительно сторонним разработчиком, что существенно увеличивало затраты на IT. Всё это в совокупности делало существующую систему негибкой, трудоёмкой и не соответствующей современным требованиям ведения процесса закупок и требованиям законодательства РФ.

Уникальность и инновационность проекта

Создание и внедрение Модуля "Корпоративные Закупки" для ФГУП "Спецсвязь России" является значимым событием в цифровой трансформации закупочных процессов, обеспечившим глубокую автоматизацию, интеллектуальное управление данными и оперативную аналитику. Модуль "Корпоративные Закупки" представляет собой качественно новый этап цифровизации закупочных операций, обеспечивающий комплексную автоматизацию сквозных закупочных процедур для всех подразделений компании – от оформления заявки на потребность до заключения договора.

Ключевой инновацией является создание единой цифровой среды, которая не просто фиксирует, но и стандартизованно управляет всеми этапами:

• формирование потребности в закупке со всех подразделений Компани с автоматическим проставлением признаков по условиям закупки: "Малая закупка", "Зонтичная закупка", закупка по ПП 1352, "Аренда недвижимости", "Закупка электроэнергии с гарантирующим поставщиком" и т.д., а также проверка кода ОКПД 2 при закупах у СМП – упрощение заведения потребности для инициаторов и уменьшение корректировок при согласовании;
• автоматический контроль бюджета расходов при формировании и согласовании потребности;
• интеграция с ЕИС по выгрузке Плана закупок, подписанных договоров и документов об исполнении, с автоматическим напоминанием по срокам направления документов на размещение, за счет чего снижаются риски нарушения действующего в РФ законодательства;
• встроенная система согласования документов и договоров с гибкой настройкой маршрутов для каждого вида документов, включая категории срочности (несрочная, срочная, аварийная) – сокращение срока проведения процедур;
• шаблоны форм закупочной документации для каждого вида закупки с встроенной проверкой на каждом этапе проведения закупочной процедуры - роботизация рутинных функций закупщика;
• интеграция с ключевыми электронными торговыми площадками – повышение конкуренции и прозрачности закупок;
• расчет сопоставимых цен и баллов – формирование документов результата закупки;
• автоматизация работы закупочного органа: календарь заседаний, формирование списка членов комиссии, формирование повестки заседаний, проведение очных и заочных заседаний, электронное голосование, автоматическое формирование протоколов – участие в заседании и голосовании в режиме реального времени с любой точки мира;
• формирование и подписание договоров и дополнительных соглашений - обеспечено стандартизованное формирование договоров;
• исполнение договора: обеспечено контролируемое выполнение договоров с точки зрения графиков поставок/этапов выполнения работ, услуг и оплат;
• гибкая многофакторная система формирования уведомлений – напоминание в системе/email участнику процесса о платеже по исполнению, срока окончания договора, возврата обеспечения контракта и т.д.;
• набор отчетов, позволяющих отслеживать процесс проведения закупки и исполнения договора в реальном времени;
• рабочее место участника процесса(Dashboard);
• сопровождение всего бизнес процесса автоматическими задачами для исполнителя, которые помогают контролировать исполнение бизнес-процесса как исполнителю, так и его руководителю. Контроль загрузки сотрудников отдела снабжения.

Технологическим отличием от аналогов стала глубокая процессная интеграция: вместо разрозненных сервисов предложена целостная платформа, где каждый работает в едином контуре данных. Такая архитектура не только устраняет "ручные" ошибки, но и создаёт основу для внедрения предиктивной аналитики и ИИ-алгоритмов в перспективе.

Публикации о проекте

• Внедрение модуля ЦИФРОВОЕ СНАБЖЕНИЕ™ в ФГУП ГЦСС в ПП "1С:ERP Управление предприятием"

Дополнительная информация к описанию проекта

Внедрение Модуля "Корпоративные Закупки" в составе единой корпоративной системы «ГРИФ» (на базе 1С:ERP), это значительный шаг в цифровой трансформации компании «Спецсвязь России». Создание единой цифровой среды, обеспечивающей автоматизацию всех этапов работы с корпоративными закупками, позволило значительно повысить эффективность бизнес-процессов, снизить затраты и улучшить качество обслуживания внутренних заказчиков во всех филиалах и подразделениях.

Результаты проекта

Практический результат – снижение на 12% стоимости функции снабжения за счет внедрения единой цифровой системы, шаблонов документов и роботизации рутинных задач, на 10 % снижения стоимости товаров, работ, услуг за счет повышения конкуренции и в 2 раза ускорение закупочных процедур за счет контроля и напоминаний на всех этапах процесса.

Создана комплексная цифровая экосистема, обеспечивающая полный цикл управления закупочными данными - от сбора до аналитики. Это позволило перевести ключевые бизнес-процессы компании на качественно новый уровень автоматизации и управляемости.

В рамках проекта успешно достигнуты ключевые цели блока "Закупки":

• внедрена единая информационная среда для сотрудников организации, исключения дублирования ввода информации в информационные системы
• повысились скорость и прозрачность проведения закупочных процедур
• осуществлена роботизация рутинных функций. произошло снижение трудозатрат со стороны сотрудников и повышения эффективности их действий
• повысилось качество проведения закупочных процедур (мелких закупок и закупок у единственного поставщика) для инициаторов закупок (внутренних заказчиков)
• автоматизирован процесс сбора и планирования потребности по всем филиалам компании в единой системе с выгрузкой на ЕИС
• внедрен информативный интерфейс "Рабочее место участника процесса" с интерактивным отчетом (DashBoard) в режиме реального времени для контроля процесса закупок
• настроен жесткий и мягкий контроль лимитов бюджета при планировании закупок
• встроенная подсистема уведомлений с сопровождением авто-задачами контролирует взаимодействие с ЕИС по публикации документов.

1С:ERP Управление предприятием :
• КОРПРЕШЕНИЯ: Цифровое снабжение. Расширение для 1С:ERP Управление предприятием

Архитектура решения и масштаб проекта

Централизованная платформа: вся информация о бизнес-процессах хранится в едином хранилище данных, что обеспечивает консолидацию и доступность информации для всех подразделений.

Модульная архитектура: Система состоит из нескольких модулей, каждый из которых отвечает за определённый аспект работы (сбор потребности, подготовка плана закупок, проведение закупочной процедуры, проведение закупочной комиссии, работа с договорами и исполнений по договорам).

Интеграция с внешними системами: Возможность интеграции с другими системами (например, 1С:ДО, основные ЭТП).

Основные компоненты системы:

• Модуль сбора потребности и проведения закупки: сбор потребности по филиалам, проведение и лидирование централизованных закупок головным офисом.
• Модуль проведения заседаний закупочных комиссий: проведение очного заседания в режиме реального времени с возможностью голосования и выдача поручений.
• Модуль согласований: гибкая настройка маршрутов согласований под каждый процесс закупок.
• Рабочий стол участника процесса: "Рабочее место участника процесса" с интерактивным отчетом (DashBoard) в режиме реального времени для контроля процесса закупок

Технологические особенности:

• Интеллектуальное управление этапами проведения процесса закупок: встроенная подсистема уведомлений с сопровождением авто-задачами.
• Глубокая процессная интеграция: все модули работают в едином контуре данных, что минимизирует ручные ошибки и повышает скорость обработки информации.
• Масштабируемость: архитектура системы позволяет легко добавлять новые модули и функции по мере роста бизнеса.

Перспективы масштабирования

• Расширение функционала: возможность добавления новых модулей для других направлений бизнеса (например, управление запасами, EP-контракты).
• Интеграция с новыми технологиями: внедрение ИИ и машинного обучения для дальнейшей оптимизации процессов.