Цели проекта

Основной целью проекта стало сокращение трудозатрат сотрудников финансового подразделения за счет автоматизации процессов подготовки отчетности и финансового контроля. Дополнительно проект направлен на упрощение процедур согласования и контроля договоров за счет внедрения единого цифрового пространства для работы с финансовыми документами.

Ситуация до внедрения

Проект реализован для сервиса "НетМонет", входящего в экосистему Альфа-Банка. "НетМонет" — это финтех-платформа, позволяющая клиентам ресторанов и кафе оплачивать счета и оставлять чаевые с помощью QR-кодов, без участия официанта. Сервис активно развивается в рамках цифровой стратегии Альфа-Банка, направленной на расширение цифровых каналов обслуживания и автоматизацию клиентского опыта.

До начала проекта в компании отсутствовала единая система для централизованного управления процессами согласования договорной документации и заявок на расходование денежных средств. Это приводило к фрагментации данных, необходимости ручной обработки информации и затрудняло финансовый контроль.

В процессе выбора подрядчика для внедрения системы автоматизации казначейства и договорного учета основными критериями были:

• Глубокая экспертиза в области внедрения решений на платформе "1С:Бухгалтерия 8 КОРП" и модуля "Бит.Финанс";
• Опыт реализации аналогичных проектов в финансовом секторе;
• Способность адаптировать типовые решения под специфические требования заказчика.

В результате анализа рынка и проведенных переговоров был выбран подрядчик, обладающий необходимыми компетенциями и опытом, что обеспечило успешную реализацию проекта в установленные сроки.

Уникальность и инновационность проекта

Проект, несмотря на ограниченный масштаб, выделяется следующими особенностями:

1. Гибкая настройка подсистем
   Для решения задач по автоматизации казначейства и договорного учёта было создано значительное количество дополнительных реквизитов в документах "Проекты договоров и дополнительные соглашения" и "Заявка на расходование денежных средств".

2. Настройка видимости и доступности
   Произведена настройка видимости и доступности дополнительных реквизитов в зависимости от этапа согласования и роли пользователя, что повысило прозрачность и управляемость процессов.

3. Интеграция в процессы согласования
   Дополнительные реквизиты активно используются в процессе согласования документов, что позволило адаптировать систему под конкретные бизнес-процессы заказчика.

Эти меры обеспечили высокую степень автоматизации и адаптации системы под уникальные требования компании, что значительно повысило эффективность финансового контроля и управления договорной деятельностью.

Публикации о проекте

• Внедрение "1С:Бухгалтерия 8 КОРП", "БИТ.ФИНАНС. Управленческий учет для "1С:Бухгалтерия 8 КОРП" в компанию ООО "СИСТЕМЫ БЛАГОДАРНОСТИ"

Результаты проекта

Реализация проекта позволила компании "НетМонет" выстроить эффективную цифровую инфраструктуру для управления договорными обязательствами и финансовыми потоками.
Автоматизация процессов договорного учета и казначейства на базе решения Бит.Финанс обеспечила:

• Существенное сокращение времени на согласование договоров и финансовых заявок;
• Повышение прозрачности и управляемости финансовых процессов;
• Уменьшение операционных рисков за счет стандартизации маршрутов согласования и автоматизации контроля бюджета;
• Формирование единой базы договорных документов и финансовых заявок с удобным доступом для пользователей;
• Создание надежной основы для оперативного финансового планирования и мониторинга исполнения обязательств.

Проект стал важным этапом цифрового развития компании, повысил качество внутреннего финансового контроля и создал условия для дальнейшего масштабирования процессов в соответствии с ростом бизнеса.

Настройка бизнес-процесса "Договорной учет":

• Ведение проектов договоров и дополнительных соглашений;
• Фиксация дополнительных условий по договорам (графики платежей и начислений);
• Организация маршрутов согласования по договорам и дополнительным условиям;
• Настройка системы оповещений для участников согласования;
• Формирование отчетов по текущему статусу договоров.

Настройка подсистемы "Казначейство":

• Формы ввода бюджета, контрольные значения, сбор фактических данных;
• Обработка заявок на расходование денежных средств;
• Ведение реестров платежей;
• Организация рабочего места казначея с платежным календарем;
• Настройка визирования и автоматической маршрутизации заявок;
• Внедрение системы оповещений и формирования управленческой отчетности.

1С:Бухгалтерия

БИТ.Финанс :
• Договорной учет
• Казначейство

Архитектура решения и масштаб проекта

В рамках проекта для автоматизации договорного учёта и казначейства была построена архитектура на базе решения Бит.Финанс.

Основные компоненты архитектуры:

• Бит.Финанс — платформа для автоматизации финансовых процессов предприятия, интегрированная в учетную систему на базе 1С.

В рамках решения активированы и настроены два ключевых функциональных блока:

• Договорной учёт
  Организация полного цикла работы с договорами и дополнительными соглашениями, включая оформление, согласование, регистрацию условий и графиков платежей.

• Казначейство
  Автоматизация процессов планирования и контроля денежных средств, согласование заявок на расходование средств, ведение реестров платежей и платежного календаря.

Особенности архитектуры:

• Решение построено на единой платформе, что обеспечивает целостность процессов договорного учёта и управления денежными потоками.

• Блоки интегрированы с учетной системой предприятия, что позволяет автоматически подтягивать данные для формирования платежных документов и согласования договоров.

• Архитектура предусматривает расширение функций, настройку прав доступа пользователей и маршрутов согласования документов, что позволяет адаптировать систему под индивидуальные требования компании.

Такой подход позволил централизовать финансовую информацию, повысить прозрачность операций и существенно сократить сроки обработки заявок и договоров.