Цели проекта

Основной целью проекта являлось создание единой информационной системы для сбора, обработки и хранения данных кадрового учета и расчета заработной платы. В рамках проекта ставились следующие задачи:

• Автоматизация кадрового учета и расчета заработной платы;
• Формирование отчетности в соответствии с требованиями законодательства;
• Сокращение объема ручного труда и снижение количества дублирующихся операций
• Оптимизация документооборота кадровой и бухгалтерской службы;
• Повышение прозрачности данных о сотрудниках и начислениях.

После внедрения заказчик планировал развивать систему, включая внедрение тарифной сетки по разрядам специалистов, расширение функционала отчетности для руководства, а также оптимизацию процессов кадрового учета и начисления заработной платы в соответствии с бизнес-задачами компании

Ситуация до внедрения

С 2010 года компания "Рост'АЛ менеджмент" проводит полный комплекс работ от разработки до внедрения инновационных технических решений применения алюминиевого профиля в строительстве и архитектуре. Мы осуществляем работы по европейским требованиям, превосходящим ГОСТ РФ. ООО "Рост'АЛ менеджмент" гарантирует максимальную точность расчетов и проектов.

В 2024 году руководителем компании ООО "Рост'АЛ" было принято решение об автоматизации контура управления зарплатой и управлением с помощью продукта 1С:ЗУП.

Ключевым фактором при выборе партнера-интегратора являлся опыт внедрения систем для автоматизации кадрового учета. Проведя анализ рынка, заказчик выбрал компанию "1С:Первый Бит" в Екатеринбурге.

Уникальность и инновационность проекта

По итогам обследования было принято решение о внедрении типовой конфигурации "1С:Зарплата и управление персоналом", что позволило запустить систему в кратчайшие сроки. Проект реализовывался по модели Waterfall с сокращенными этапами:

1. Обследование и моделирование – анализ текущих процессов, разработка целевой модели;
2. Внедрение и обучение – установка системы, настройка справочников и обучение пользователей;
3. Опытно-промышленная эксплуатация – тестирование на реальных данных, исправление возможных ошибок и адаптация пользователей.

В ходе внедрения был выполнен перенос данных из 1С:УПП, включая:

• Историю сотрудников (стаж, образование);
• Данные по НДФЛ;
• Перемещения внутри компании;
• Начисления заработной платы за период с 2021 по 2024 год.

Ключевые особенности, которые обеспечили его успешную реализацию и высокую эффективность в условиях современного бизнеса.

Публикации о проекте

• Внедрение ПП "1С:Зарплата и управление персоналом 8" в ООО "РОСТАЛ УСПК "

Результаты проекта

• Ускорение расчета заработной платы на 20%. Внедрение "1С:ЗУП" позволило полностью автоматизировать процесс расчета заработной платы, исключив необходимость в ручной обработке данных и переносе информации из Excel в 1С:УПП. Теперь расчет происходит значительно быстрее, так как все данные уже собраны в единой системе, и не требуется их повторный ввод, что ускоряет процесс. В результате расчет зарплаты стал занимать гораздо меньше времени, что позволило кадровым и бухгалтерским отделам сократить рабочие часы, которые ранее тратились на проверку и исправление ошибок.

• Сокращение объема документооборота на 20%. Благодаря автоматизации процессов и переходу на электронный документооборот, компания значительно снизила объем бумажной работы. Использование цифровых документов и отчетов в "1С:ЗУП" позволило частично отказаться от традиционного бумажного документооборота в кадровых и бухгалтерских службах, что привело к снижению затрат на канцелярские товары, а также упростило хранение и поиск документов. Весь документооборот был упрощен, а обработка документов стала более прозрачной и доступной для всех заинтересованных сторон.

• Формирование отчетности в соответствии с законодательством ускорилось на 25%. В отличие от старой системы УПП, которая не поддерживала автоматическое обновление отчетности в соответствии с изменениями законодательства, "1С:ЗУП" включает актуальные обновления по всем изменениям в налоговом и трудовом законодательстве. Теперь система автоматически генерирует отчетность по НДФЛ, страховым взносам и другим обязательным отчислениям, что полностью исключает необходимость вручную следить за законодательными новшествами. Это также позволило ускорить процесс подготовки и сдачи отчетности в контролирующие органы, что в свою очередь снизило риски ошибок и штрафов.

• Снижение нагрузки на кадровую и бухгалтерскую службы Внедрение системы позволило снизить дублирование данных, исключив необходимость ввода одних и тех же данных специалистами кадровой службы и бухгалтерами. Процесс начисления заработной платы стал значительно проще, так как теперь вся информация о сотрудниках, их стаже, начислениях и других данных хранится в единой базе. Это значительно упростило процессы согласования, утверждения и мониторинга кадровых документов. Сотрудники кадровой службы и бухгалтерии теперь могут сосредоточиться на более стратегических задачах, таких как анализ и оптимизация затрат на заработную плату.

• Снижение вероятности ошибок и повышение прозрачности Автоматизация процессов позволила снизить количество ошибок, связанных с ручным вводом данных, а также повысить прозрачность в расчетах заработной платы и других кадровых операциях. Вся информация о сотрудниках и расчетах доступна для быстрого просмотра и анализа, что способствует повышению доверия со стороны руководства и сотрудников. Все изменения и операции фиксируются в журнале системы, что обеспечило высокий уровень контроля за процессами.

• Оптимизация взаимодействия между кадровой службой и бухгалтерией Внедрение "1С:ЗУП" значительно улучшило взаимодействие между кадровым и бухгалтерским отделами, так как теперь вся информация о сотрудниках и расчетах централизована в единой системе. Это позволило устранить необходимость постоянной передачи бумажных документов и данных между отделами, а также снизить количество ошибок, связанных с несанкционированными изменениями или утратой информации. Процесс утверждения и согласования документов стал быстрее и прозрачнее.

• Снижение затрат на администрирование системы Переход на "1С:ЗУП" и автоматизация процессов расчета зарплаты и учета персонала позволили компании значительно снизить затраты на администрирование и поддержку этих процессов. Благодаря типовой конфигурации системы и её простоте в обслуживании, компания смогла сократить расходы на сторонние услуги и лицензирование, а также снизить нагрузку на IT-отдел, так как система была настроена и передана для самостоятельной эксплуатации.

1С:Зарплата и управление персоналом

Архитектура решения и масштаб проекта

Проект охватывал пять юридических лиц, объединенных в единую систему, с общим числом сотрудников – 300 человек. В штатном расписании были введены различные категории сотрудников, такие как рабочие, вспомогательный персонал, специалисты, руководители и другие, в зависимости от структуры организации.

Сложных схем начисления заработной платы не применялось, что позволило использовать типовую методологию расчета в "1С:ЗУП".

Архитектура решения:

• Центральная база данных "1С:ЗУП", развернутая на сервере заказчика;
• Доступ пользователей через терминальные серверы с настройкой ролевого администрирования;
• Интеграция с 1С:Управление производственным предприятием посредством механизма обмена данными;
• Использование штатных механизмов "1С" для управления правами доступа и ведения журналов изменений.