Цели проекта

• Повысить точность и прозрачность бюджетирования расходов на персонал.
• Сократить сроки подготовки и согласования бюджета ФОТ.
• Исключить ручную обработку данных в Excel и автоматизировать передачу данных в мастер-систему ("1С:Управление холдингом").
• Повысить оперативность принятия управленческих решений.
• Обеспечить оперативное обновление данных по выплатам доходов сотрудников и прочих физических лиц, налогам и взносам.
• Обеспечить контроль истории изменения данных.

Задачи проекта:

• Автоматизировать процесс формирования бюджета ФОТ в "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП", включая все виды выплат.
• Реализовать детализацию по ЦФО, объектам, проектам, статьям бюджета, подразделениям, сотрудникам, физическим лицам, вакансиям, графикам работ, ставкам, видам начислений.
• Настроить интеграцию с "1С:Управление холдингом" и передачу данных в Заявки на оплату по перечислению доходов, налогов и взносов, передачу данных по БДР и БДДС в документы: Корректировка показателей, Ввод данных БДР, Оперативный план.
• Разработать платежный календарь для контроля сроков выплат и предотвращения кассовых разрывов.
• Внедрить инструменты аналитики и план-фактного анализа.
• Сократить время на подготовку отчетов и согласование с ответственными лицами.
• Обеспечить контроль версий и прозрачность изменений в бюджетах.

Ситуация до внедрения

Группа компаний "ОСНОВА" - крупная девелоперская и инвестиционная структура, реализующая проекты в области жилой и коммерческой недвижимости, инновационного строительства и цифровой трансформации городской среды. В портфеле компании - масштабные проекты "умного дома", жилые и бизнес-комплексы, а также высокотехнологичные инвестиции в области управления инфраструктурой, управление коммерческой недвижимостью и проекты в сфере развлечений.

До начала проекта процессы бюджетирования расходов на персонал в ГК "ОСНОВА" были разрозненными и неавтоматизированными. Управление охватывало более 200 юридических лиц, порядка 150 бюджетов а разрезе проектов и объектов и велось вручную — в Excel и отдельных учетных системах, не связанных между собой.
Бюджетирование расходов на оплату труда, налоги, страховые взносы, выплаты самозанятым и по ГПХ велось без автоматического распределения по управленческим аналитикам, проектам и объектам. На сбор и обработку информации уходили дни, а в периоды активного планирования — недели. Высокая доля ручного труда сопровождалась рисками ошибок, дублированием данных и потерей актуальности.

Существующие системы "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП" и "1С:Управление холдингом" не были интегрированы между собой в части бюджетирования. Данные по выплатам заработной платы, налогов и взносов приходилось переносить вручную, данные по прочим перечислениям физическим лицам в системе "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП" не отражались, что увеличивало трудозатраты для сбора консолидированных данных. Отсутствовал платежный календарь и автоматизированные отчеты — любые изменения или детализация требовали дополнительных расчётов вручную в Excel.

Кроме того, не было возможности отследить историю изменений и понять, кто и когда внёс корректировки в бюджет. Это снижало прозрачность и не позволяло своевременно выявлять ошибки. Отсутствие единого источника правды затрудняло оперативное принятие решений и увеличивало риски кассовых разрывов и штрафов.

В целом, существующий подход ограничивал гибкость управления и не соответствовал масштабу и динамике бизнеса холдинга.

Уникальность и инновационность проекта

Проект реализован в одной из крупнейших холдинговых групп с высокой степенью распределенности — более 200 юридических лиц, несколько сотен объектов и разветвленная орг. структура.

Уникальность проекта – в глубокой доработке типовой конфигурации "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП" без внедрения сторонних решений. Реализованы нестандартные механизмы бюджетирования ФОТ с учётом выплат самозанятым, ГПХ, страховых взносов и налогов.

Ключевые инновации:

• Расширение функционала "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП" до полноценной системы бюджетирования с детализацией по ЦФО, объектам, проектам, статьям бюджета, подразделениям, сотрудникам, физическим лицам, вакансиям, графикам работ, ставкам, видам начислений. Реализованы разнообразные инструменты ввода и корректировки сумм документа (автоматическое заполнение строк на год, увеличение на процент, увеличение на сумму, распределение на период, добавление списком видов расчета, расшифровки начисленных сумм, и др.)
• Интеграция с "1С:Управление холдингом" для автоматической передачи ведомостей и исчисленных налогов и взносов в Заявку на оплату.
• Реализация платёжного календаря внутри "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП" для контроля сроков всех выплатс учётом разных сроков выплат в разных юридических лицах.
• Реализация настроек бюджетирования в "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП", соответствие начислений статьям БДР/БДДС.
• Загрузка фактических данных по перечислениям в реальном времени.
• Выгрузка плана и факта по запросу, в том числе и руководителям проектов для анализа и оперативного принятия решений.
• Контроль версий и истории изменений в бюджетах.
• Отчет БДР и БДДС с возможностью группировок, расшифровок по всем видам аналитик, сравнительный анализ: по сценариям бюджета, по периодам.
• Печатные формы установленных Заказчиком образцов с возможностью отбора по проектам, настроек подписантов.

Публикации о проекте

• Внедрение подсистемы бюджетирования в системе "1С:Зарплата и управление персоналом" в ГК "ОСНОВА"

Дополнительная информация к описанию проекта

Результаты проекта

В рамках проекта автоматизации бюджетирования ФОТ в ГК "ОСНОВА" на базе "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП" были реализованы следующие ключевые функциональные блоки:

1. Автоматизация процесса бюджетирования ФОТ:

• Реализован документ Бюджет ФОТ
• Реализована обработка групповой выгрузки бюджетов
• Реализован учет всех компонентов затрат в пользу физических лиц: зарплата, НДФЛ, страховые взносы, выплаты не сотрудникам организации.
• Настроена детализация по ЦФО, объектам, проектам, статьям бюджета, подразделениям, сотрудникам, физическим лицам, вакансиям, графикам работ, ставкам, видам начислений.

2. Интеграция с "1С:Управление холдингом":

• Настроен обмен с "1С:Управление холдингом" в части передачи данных в Заявки на оплату по перечислению доходов, налогов и взносов из "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП".
• Настроен обмен с "1С:Управление холдингом" в части получения данных о перечислениях физическим лицам прочих доходов.
• Настроен обмен с "1С:Управление холдингом" в части передачи данных по БДР и БДДС в документы: Корректировка показателей, Ввод данных БДР, Оперативный план.

3. Внедрение платёжного календаря:

• Реализован платежный календарь в разрезе организаций, автозаполнение платежного календаря по гибким предварительным настройкам, история изменения платежного календаря.

4. План-фактный анализ:

• Формирование отчетов по БДР/БДДС с возможностью группировок, расшифровок по всем видам аналитик, сравнительный анализ: по сценариям бюджета, по периодам.

5. Контроль изменений и версионность:

• Настроена история изменений в бюджетах.
• Внедрены регламенты согласования и утверждения бюджетов.

6. Повышение эффективности:

• Сокращено время подготовки отчетов на 50%.
• Повышена точность расчетов бюджета ФОТ на 90%.
• Устранена зависимость от Excel и потери данных.

Проект позволил создать единый цифровой контур управления затратами на персонал и в пользу физических лиц, а также существенно повысить эффективность работы финансовых и кадровых служб, руководители проекта могут получать отчёты в режиме реального времени в разрезе любых аналитик и сценариев бюджетирования, а также фактических затрат.

1С:Зарплата и управление персоналом КОРП :
• Бюджетирование

Архитектура решения и масштаб проекта

Функциональная архитектура подсистемы бюджетирования расходов на персонал

В рамках проекта на базе "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП" (редакция 3.1.27) была реализована архитектура, охватывающая процессы бюджетирования ФОТ, включая расчёты с прочими физическими лицами, автоматическая отправка заявок на оплату по НДФЛ и взносам. Решение охватило более 200 юридических лиц в составе группы компаний "ОСНОВА" и порядка 150 бюджетов, с возможностью детализации по ЦФО, объектам, проектам, статьям бюджета, подразделениям, сотрудникам, физическим лицам, вакансиям, графикам работ, ставкам, видам начислений.

Структура решения включает:

• Автоматизацию процесса формирования и корректировки бюджетов ФОТ;

• Автоматизацию всех типов перечислений

• Интеграцию с "1С:Управление холдингом"

• Настройку платежного календаря

• Загрузку фактических данных

• Реализацию план-фактного анализа

• Ведение истории изменений в бюджетах и контроль версий.