Цели проекта

Ситуация до внедрения

Представители учреждения организовали открытый тендер с целью централизации, обозначив критичные аспекты текущей системы учета.

На объекте автоматизации в качестве системы бухгалтерского (бюджетного) учета, кадрового учета, расчет заработной платы в Учреждениях применяется программный продукт "1С:Бухгалтерия государственного учреждения, ред. 2.0" (109 учреждений).

• ввод и хранение информации в объеме, необходимом для оформления первичных учетных документов и формирования регистров бухгалтерского учета;
• ведение бухгалтерского документооборота с регистрацией операций на счетах Рабочего плана счетов бухгалтерского учета;
• регистрация входящих первичных учетных документов;
• оформление исходящих первичных учетных документов (формирование в бумажном и/или электронном виде); хранение сформированных первичных документов в электронном виде в информационной базе;
• формирование регистров учета по учетным данным с получением твердых копий на бумажном носителе на типовых бланках;
• формирование регистров учета, стандартных и специализированных отчетов с различной группировкой и иерархией представления данных;
• формирование регламентированной бюджетной, бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности.

В качестве системы кадрового учета и расчета заработной платы применяются программные продукты "КАМИН:Расчет зарплаты для бюджетных учреждений. Версия 3.5" (68 учреждений) и "КАМИН:Тарификация. Версия 2.0" (41 учреждений).

Средствами данных программных продуктов автоматизировано выполнение следующих функций:

По итогам конкурсного отбора исполнителем была определена проектная команда 1С:Первого Бита.

Уникальность и инновационность проекта

Проект уникален тем, что включает комплексный подход к централизации регламентированного учета, кадрового учета и расчета зарплаты. Необходимо было в сжатые сроки реализовать функциональное решение, перекрывающее все ранее задействованные контуры, но на разделенных информационных базах с обновленными релизами конфигурации 1С:БГУ и на современном решении 1С:ЗКГУ, а также в облачном доступе.

План-график проекта составили с учетом поэтапного запуска систем. Технология сбалансированного внедрения направлена на реализацию проекта с минимальными сроками и стоимостью. При этом по условиям Технического задания существовал заранее согласованный объем работ на каждый этап с оговоренной ответственностью компании-интегратора. Предложенная экспертами 1С:Первого Бита схема взаимодействия позволила гибко управлять ходом внедрения и сократить стоимость проекта за счет расстановки приоритетов работ.

Существенной особенностью являются и технические аспекты перехода. Для достижения минимальных временных потерь учреждения в период годовой отчетности силами проектной команды Первого Бита была организована систематическая работа по параллельной загрузке 109 информационных баз 1С:БГУ в облачную подсистему "1С:Фреш". Благодаря предварительной подготовке и обновлению баз до актуальных релизов, а также мониторингу их состояния в процессе загрузки удалось выполнить перенос баз с сохранностью данных 100%.

По итогам перевода информационных баз сотрудникам МБУ "ЦО ПБС ОУ" провели обучение по работе с функционалом 1С:ЗКГУ, а также ряд консультаций, посвященных специфике работы в Облачной подсистеме "1С:Фреш". Благодаря этому пользователи смогли приступить к решению практических задач с минимальными потерями. Вовлеченность сотрудников Заказчика позволила уложиться в сроки и бюджет проекта.

Этапы проекта:

1 этап. Организация процесса

2 этап. Работы в рамках 1С:ЗКГУ

Первоначальная настройка информационных баз для каждого учреждения:

• Подготовка и настройка окружения:

• проверка доступности облачной платформы 1С:Фреш и необходимых ресурсов для развертывания баз.
• Развертывание баз данных:
• инициация процесса создания новых пустых баз 1С:ЗКГУ (109 штук) на платформе;
• настройка параметров баз данных в соответствии с требованиями и стандартами организации.

• Создание пользователей:
• определение списка пользователей, которым необходим доступ к созданным базам данных; создание ролей и полномочий пользователей в системе;
• генерация учетных записей для каждого пользователя в системе.

• Предоставление доступа к базам:
• настройка прав доступа и ролей для каждого пользователя на основе их функциональных обязанностей и уровня доступа;
• проведение тестирования для проверки корректности предоставленных прав доступа.

Обучение и консультационное сопровождение по наполнению баз и работы в базах. После завершения работ обеспечение полного функционала программного продукта "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения", который позволил:

• вести кадровый учет;
• хранить персональные данные сотрудников;
• хранить сведения о воинском учете;
• учитывать основные и дополнительные отпуска;
• хранить истории утвержденного штатного расписания;
• осуществлять формирование, заполнение, анализ и контроль штатного расписания;
• вести учет движения кадров (прием, перевод, увольнения, в том числе по совместительству);
• учитывать сотрудников по договорам гражданско-правового характера с возможностью поэтапной или разовой оплаты;
  
• формировать регламентированные кадровые формы и приказы (Т-1, Т-2, Т-3, Т-5 и другие);
  
• вести учет рабочего времени сотрудников:
• вести учет графиков работы, в том числе неполного рабочего времени;
• предоставлять возможность корректировки нормы графика сотрудника за определенный период;
• регистрировать отклонения от графика: оплачиваемые и неоплачиваемые невыходы (отпуска, отгулы, болезни, командировки и т.п.), работы за пределами норм по графику (в выходные и праздники, сверхурочная работа и т.п.);
• предоставлять возможность формирования табеля учета рабочего времени;
• осуществлять анализ эффективности использования и потерь рабочего времени;
• осуществлять начисление пособия по временной нетрудоспособности за счет работодателя в разрезе источников финансирования;
• осуществлять расчет и выплату заработной платы сотрудников в разрезе источников финансирования;
• осуществлять расчет оплаты по среднему заработку в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 и Федеральным законом от 29.12.2006 № 255-ФЗ;
• осуществлять расчет заработной платы за фактически отработанное время в разрезе источников финансирования;
• осуществлять расчет ночных, сверхурочных, выходных и праздничных дней, надбавок, доплат и удержаний;
• осуществлять расчет оплаты труда сотрудникам по договорам гражданско-правового характера в разрезе источников финансирования;
• осуществлять расчет месячных, квартальных и годовых премий процентом от расчетной базы, за фактически отработанное время или фиксированной суммой в разрезе источников финансирования;
• предоставлять возможность учета удержаний сотрудников процентом от расчетной базы или фиксированной суммой в разрезе источников финансирования;
• осуществлять расчет резерва отпусков (начисление и списание резерва отдельно по каждому сотруднику) в разрезе источников финансирования;
• предоставлять возможность оплаты заработной платы за первую половину месяца фиксированной суммой, процентом от оклада или за фактически отработанное время в разрезе источников финансирования, удержания НДФЛ с применением всех видов вычетов;
• предоставлять возможность оплаты заработной платы через кассу, перечислением на счет в банке или зачислением на карточку, открытую в рамках зарплатного проекта в разрезе источников финансирования;
• формировать расчетные листки для выдачи сотруднику по форме, утвержденной в учетной политике;
• формировать аналитические отчеты о начисленной и выплаченной заработной плате за период в разрезе начислений и удержаний, подразделений, сотрудников, источников финансирования и пр.;
• начислять и отражать уплату страховых взносов в соответствии с законодательством в разрезе источников финансирования;
• осуществлять исчисление, удержание и отражение перечисленного налога на доходы физических лиц в соответствии с Налоговым Кодексом РФ в разрезе источников финансирования;
• формировать проводки для бухгалтерского учета за месяц и позволять осуществлять автоматическую выгрузку в 1С:БГУ в разрезе источников финансирования;
• составлять сводную регламентированную отчетность по страховым взносам;
• составлять обособленную регламентированную отчетность по налогу на доходы физических лиц;
• составлять отчетность по персонифицированному учету;
• составлять статистическую отчетность.

Объем услуг по обучению и консультационному сопровождению:

• по 4 часа 2 раза в неделю (очно по утвержденному графику),
• по 2 часа 2 раза в неделю (заочно по запросу).

Срок оказания услуг по консультационному сопровождению: в течение 4 недель.

3 этап. Работы в рамках 1С:БГУ:

• Утверждение графика переноса информационных баз автоматизированной системы с целью минимизации рисков недоступности данных образовательных учреждений в периоды, когда особенно важно иметь доступ к данным.
• Изъятие базы данных на согласованную дату и её развертывание на ресурсах Исполнителя.
• Подготовка базы данных к процессу разделения.
• Разделение баз с использованием механизма РИБ в текущем состоянии.
• Перенос информационных баз 1С:БГУ для каждого муниципального образовательного учреждения в облачную систему "1С:Фреш", при этом содержимое баз данных соответствует состоянию на дату их изъятия у Заказчика.
• Создание учетных записей пользователей учреждения в информационных базах и настройка доступа.
• Предоставление доступа к "1С:Фреш" сотрудникам Заказчика.

Формат внедрения:

Большая часть работ была выполнена на мощностях 1С:Первого Бита. Для обучения и консультации сотрудников были организованы выезды в соответствии с утвержденным графиком. В ходе проекта была выстроена оперативная линия поддержки по телефонной линии и электронной почте. Еженедельно проектные группы заказчика и интегратора проводили совещания.

Публикации о проекте

• Внедрение "1С:Бухгалтерия государственного учреждения ПРОФ" на платформе "1С:Фреш" для МБУ "ЦО ПБС ОУ" и 108 обслуживаемых учреждений.
• Внедрение "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8" на платформе "1С:Фреш" для МБУ "ЦО ПБС ОУ" и 108 обслуживаемых учреждений

Результаты проекта

Задачи проекта были выполнены:

• Для МБУ "ЦО ПБС ОУ" и его 108 подотчетных учреждений выполнена миграция данных из программных продуктов "КАМИН:Расчет зарплаты для бюджетных учреждений 3.5" и "КАМИН:Тарификация 2.0" на современное решение 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения. Проведено обучение, позволившее модернизировать процессы кадрового делопроизводства и расчета заработной платы.
• Информационные базы 1С:БГУ разделены механизмом РИБ.
• Локальные информационные базы 109 учреждений программных продуктов 1С:БГУ и 1С:ЗКГУ переведены на технологию "1С:Предприятие. Облачная подсистема Фреш" в рамках договора ИТС ЦГУ.
• Работы выполнены с соблюдением сроков, бюджета и без простоев в работе предприятия.

Что способствовало:

• увеличению оперативности и качества исполнения бюджетных процессов в части бухгалтерского учета и отчетности, а также кадрового учета и расчета заработной платы на 15%;
• сокращению расходов на сопровождение и поддержку программного обеспечения на 10%.

1С:Бухгалтерия государственного учреждения :
• Регламентированная отчетность

1С:Зарплата и кадры государственного учреждения :
• Кадровый учет
• Расчет зарплаты

1С:ФРЕШ

Архитектура решения и масштаб проекта

Архитектура решения представлена на схеме

Архитектура системы реализована на технологии 1С:Фреш (на мощностях фирмы "1С") и охватывает все взаимосвязанные решения, внедренные в рамках проекта.