Цели проекта

Цель — настройка и адаптация системы управления персоналом, кадрового учета и расчета заработной платы на базе "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП" ("1С:ЗУП КОРП") в рамках построения единой среды на платформе "1С:Предприятие".

Задачи:

1. Внедрить новые инструменты и методы учета и управления, базирующиеся на современных информационных технологиях.
2. Повысить качество и оперативность получения информации для принятия управленческих решений.
3. Предотвратить потери от использования неактуальной, противоречивой, неполной информации.
4. Создать единую информационную базу предприятия и устранить дублирование операций при вводе информации, увеличить эффективность коммуникации подразделений.
5. Снизить трудозатраты, повысить скорость обработки информации всех участников системы учета, планирования и управления.
6. Уменьшить влияние человеческого фактора за счет снижения количества ручных операций и ошибок при отражении хозяйственных операций.
7. Повысить контроль за основными бизнес-процессами предприятия.
8. Выстроить информационный обмен между "1С:ЗУП КОРП", "1С:Бухгалтерия" и "1С:MDM".

Ситуация до внедрения

Акционерная компания "Туламашзавод" производит гражданскую продукцию широкого профиля (малокубатурные универсальные дизели, дизель-генераторные установки, дизель-насосные агрегаты, мобильные пожарные установки и др.). С целью сокращения времени на подготовку производства применяется сквозное автоматизированное проектирование изделий и оснастки — от дизайна до разработки управляющих программ для станков с ЧПУ. Среднесписочная численность сотрудников 3800 человек.

В 2009 году предприятие получило "Благодарность Президента РФ за большой вклад в развитие отечественного машиностроения и достигнутые трудовые успехи".

Основной запрос состоял в переводе ключевых бизнес-процессов на единую технологическую платформу "1С:Предприятие". У заказчика уже была система управления персоналом и расчета заработной платы стороннего разработчика, которая интегрировалась с системами от "1С". На предприятии взят курс на выстраивание ИТ-архитектуры из программных продуктов "1С" как наиболее устойчивой к воздействию внешних факторов модели.

С целью реализации Дорожной карты единых проектов в области информационных технологий в группе предприятий, необходимо было создать единую конфигурацию для тиражирования. Внедрение новой системы управления персоналом, кадрового учета и расчета заработной платы должно было повысить скорость расчета заработной платы и снизить человеческий фактор при выполнении финансовых начислений.

Ниже представлена схема ИТ-ландшафта до внедрения:

Уникальность и инновационность проекта

Единая конфигурация "1С:Зарпалата и управление кадрами"

В программе стороннего разработчика, которую использовал заказчик, уже был выполнен ряд доработок с учетом специфики бизнес-процессов. Также на одном из предприятий было самостоятельно проведено внедрение программного продукта "1С" для расчета заработной платы и управления кадрами. На подготовительном этапе мы посетили предприятие, провели комплексный аудит для анализа доработок, поговорили с ключевыми пользователями системы для оценки актуальных потребностей, а по итогам аудита договорились с заказчиком о правилах работы в едином поле и требованиях к единой конфигурации.

Разработка конфигурации с возможностью включения и отключения доработанного функционала позволяет решить сразу несколько проблем, возникающих в холдингах:

1. Обновление и поддержка информационной системы. Тестирование доработок проводится в единой конфигурации, один раз, после чего обновление централизовано раздается на все предприятия холдинга. Обслуживание для заказчика проще, дешевле и быстрее.

2. Адаптация системы под специфику работы. Несмотря на то, что предприятия входят в единый холдинг, бизнес-процессы на заводах отличаются (разные виды оплаты, структура работы и т.п.). В зависимости от особенностей, в единой конфигурации можно включать и выключать необходимые модули.

Наша команда написала конфигурацию, которая размещается в общем хранилище, чтобы предприятия могли централизовано обновляться до текущей версии. Мы создали отдельный модуль с настройками, куда загружается весь доработанный функционал, а для администраторов появилось отдельное меню, в котором они могут выбрать, какие функции нужны конкретно для расчетов на их заводе.

Например, если на заводе не ведут сдельные работы, у них другой принцип оплаты труда, администратор просто отключает в своей версии этот блок, чтобы он не мешал. Или у завода есть финансовые лимиты по госзаказам, в которые они четко должны попадать по оплате труда. Для этого им нужно сделать разделение зарплаты на отдельные ведомости, под эти денежные лимиты. Это конкретная задача одного из заводов, соответственно, у других она отключается.

Работа с вакансиями, медосмотрами, кандидатами

Предприятия строго отслеживают эффективность производительность труда, так как существует конкретный план выработки. Все, что связано с набором персонала и возобновлением штатного расписания, критически важно, от этого зависят производственные объемы, в т.ч. по госзаказам.

Для оперативного сбора информации и формирования аналитики по состоянию штата мы создали максимально удобный АРМ. С его помощью сотрудники отдела кадров могут оперативно предоставлять руководству аналитику по уровню заполнения штата: кандидатах на должности, их количестве и статусе. Например, если на вакантную позицию уже взяли человека и он проходит медосмотр, это отображается в системе.

Стандартизация бизнес-процессов, подготовка инструкций и обучение сотрудников

Создание единой конфигурации было бы невозможно без стандартизации процессов, поэтому на подготовительном этапе мы разработали регламенты для взаимодействия с двумя командами: командой основного завода и командой, которая будет курировать внедрение на предприятиях вне контура проекта. Далее мы перешли к написанию технического задания, детальной архитектуры, программы методик испытаний.

В рамках проекта было подготовлено более 80 детальных инструкций с примерами для пользователей доработанного функционала и проведено обучение более 500 сотрудников. Для обучения использовали гибридный метод: сертифицированные видеоуроки "1С" с параллельным комментированием специалистами "СофтЭксперт" того, что отображалось на экране. Это позволило сразу разобрать возникающие вопросы и сложности, чтобы сотрудники быстрее адаптировались к новой системе, а количество возможных ошибок в процессе промышленной эксплуатации существенно снизилось.

Публикации о проекте

• Автоматизация расчета заработной платы на базе программного продукта "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП" в АО "АК "Туламашзавод"

Результаты проекта

В результате внедрения было достигнуто максимальное снижение рисков и угроз, связанных с несанкционированным доступом к конфиденциальной информации за счет детальной проработки матрица прав доступа с учетом особенностей предприятия и большим вниманием к ограничению прав доступа большинства пользователей к персональной информации сотрудников. В ходе проекта обозначены владельцы бизнес-процессов, которые стали носителями информации, отвечающими за ее полноту, достоверность и актуальность.

В результате внедрения была создана единая среда для совместной работы кадровой службы, отдела труда и заработной платы, расчетного отдела. Это позволило выработать новую методологию для создания корпоративных стандартов.

Руководство компании получило доступ к большому пулу аналитики, что позволило концертировать внимание на основных бизнес-процессах и применять при необходимости корректирующие действия, а также выявлять недостатки и узкие места бизнес-процессов. Задержки связанные с передачей документации и внесением информации в базу удалось сократить за счет автоматизации контрольных точек в системе.

1С:Зарплата и управление персоналом КОРП :
• Управление персоналом
• Кадровый учет
• Учет рабочего времени и выплата зарплаты
• Охрана труда
• Подбор персонала
• Мотивация, обучение и развитие
• Отчетность

Архитектура решения и масштаб проекта

В процессе внедрения создали новую схему обмена информацией между системами. Данные из "1С:Зарплата и управление кадрами КОРП" передаются в специальные базы "1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией" и "1С:Бухгалтерия" (на схеме — 1С:БП) для формирования проводок, а из "1С:Бухгалтерия" информация по способам отражения передается в "1С:ЗУП", что позволило решить проблемы, связанные с двойным вводом данных в разные системы. Также специалисты сделали единые настройки и стандартизировали информационный обмен с банковскими системами.

В рамках проекта внедрения программы для расчета заработной платы и управления персоналом на базе "1С:Предприятие":

• разработано 80 печатных форм и отчетов;
• выполнено 67 доработок типовой конфигурации;
• разработано, подготовлено и согласовано 25 документов подтверждающий результат и позволяющих закрыть этапы проекта.

Ниже представлена схема ИТ-ландшафта после внедрения: