Цели проекта

Цели и задачи проекта были направлены на повышение эффективности финансовых процессов:

1. Устранить ручной ввод платежных поручений, который занимал значительное время (более 100 платежей в день на одного казначея).
2. Повысить прозрачность и контроль за финансовыми потоками, исключив вероятность двойной оплаты счетов из-за человеческих ошибок и отсутствия систематизации документооборота. Также нужно было обеспечить четкий контроль лимитов денежных средств, выделенных на различные нужды, для предотвращения перерасходов.
3. Перераспределить ответственность за проверку корректности согласования счетов, чтобы сократить нагрузку на казначейство и высвободить ресурсы для решения стратегических задач компании.
4. Перейти от ведения бюджета движения денежных средств в Excel к автоматизированной системе для повышения оперативности и достоверности данных, а также создать и автоматизировать бюджет доходов и расходов для корректного расчета доходности, расходов и рентабельности проектов.
5. Повысить скорость сбора управленческой отчетности для обеспечения оперативного предоставление достоверных данных, для принятия руководством компании более обоснованных и эффективных решений.

Ситуация до внедрения

ООО "ТСГ1" — это строительная организация, осуществляющая свою деятельность с 2021 года.

Основная специализация компании - комплексное строительство промышленных и гражданских объектов, включая особо опасные и технически сложные конструкции. В направлении своей деятельности ООО "ТСГ1" также предлагает услуги по устройству фундаментов с применением буронабивных свай и устройству шпунтовых ограждений.

Основные сложности были связаны с отсутствием четкого распределения расходов между центрами финансовой ответственности (ЦФО) и неэффективной организацией процессов согласования. Сотрудники регулярно сталкивались с неопределенностью в вопросах ответственности за те или иные платежи, что приводило к дополнительным трудностям в работе.

Процесс обработки заявок включал значительный объем рутинных операций: оформление бумажных документов, самостоятельное согласование платежей каждым сотрудником и длительное оформление платежей через Excel. Это провоцировало ошибки, дублирование данных и задержки в оплатах.

Управление реестрами заявок, бюджетное планирование, сбор фактических данных и анализ план-факта также осуществлялись в Excel, что снижало точность и оперативность финансового учета. Отсутствовала система планирования бюджета доходов и расходов (БДР), а также не была выстроена взаимосвязь между БДР и бюджетом движения денежных средств (БДДС), что затрудняло контроль финансовых потоков и принятие управленческих решений.

Уникальность и инновационность проекта

• Внедрение "БИТ.ФИНАНС" производилось одновременно с организационной постановкой процессов планирования БДДС от БДР, при углубленной проработке методологии планирования силами Заказчика и трансформации подходов к регламентированному учету, при общем соблюдении темпов (сроков) и бюджета проекта.
• Налажена интеграция с "1С:ЗУП" (через Источники данных), что позволило получить из "1С:ЗУП" информацию по заработной плате, НДФЛ и страховым взносам в разрезе по проектам (в условиях дефицита аналитической информации в "1С:Бухгалтерии").

Публикации о проекте

• Описание проекта в справочнике "Внедренные решения" на сайте "1С"

Результаты проекта

1. Ответственность за ввод Заявок на расходование ДС перенесена на инициаторов платежей, существенно снижена нагрузка на казначейское звено за счет автоматического формирования платежных поручений на основе согласованных документов ЗРДС, что позволило освободить рабочее время сотрудников для других задач.
2. Срок оплаты счетов сократился до 1 рабочего дня (ранее в среднем от 2 до 5 дней и более, с учетом особенностей согласования счетов в бумажном виде), что улучшило отношения с поставщиками, повысило своевременность поставок ТМЦ и укрепило репутацию компании как надежного партнера.
3. Исключены риски двойной оплаты и работы с недобросовестными контрагентами благодаря четкому разделению ответственности по согласованию счетов и автоматизированному контролю процесса визирования.
4. Внедрен функционал электронного визирования через почту и Telegram позволило согласовывать платежи из любой точки, что исключило простои в производственном процессе из-за отсутствия сотрудников на рабочих местах.
5. Упрощены процессы проверки и согласования счетов позволило компании сократить операционные издержки и повысить общую эффективность работы финансового блока.
6. Ответственность за ввод первичных плановых данных перенесена на сотрудников ЦФО, автоматизированы процессы формирования управленческой отчетности по компании с прозрачной логикой формирования БДДС от БДР, что позволяет оперативно (раз в месяц) получить оценку рентабельности бизнеса при узком горизонте планирования – 1 месяц.

Проект не только решил текущие проблемы, но и создал основу для устойчивого развития бизнеса, обеспечив долгосрочные конкурентные преимущества. Внедрение системы позволило компании сократить издержки, повысить прозрачность процессов и укрепить свои позиции на рынке. Компания готова к дальнейшему росту благодаря автоматизированной системе учета, которая легко адаптируется к увеличению объемов проектов.

БИТ.Финанс :
• Казначейство
• Бюджетирование

Архитектура решения и масштаб проекта

Для решения поставленных задач была выбрана система "БИТ.ФИНАНС" на платформе "1С:Бухгалтерия" с интеграцией в "1С:Зарплата и управление персоналом".

Процесс внедрения осуществлялся последовательно, по технологии Waterfall, функциональным блокам (модулям): Казначейство и сбор факта по БДДС, Бюджетирование БДР и БДДС, Сбор факта по БДР. Каждый функциональный блок включал в себя три этапа: обследование, моделирование и ввод в эксплуатацию. Интеграция "БИТ.ФИНАНС" с "1С:ЗУП" осуществлялась с помощью Источников данных, соответствующие требования к интеграционным механизмам оформлялись в рамках Отчета об обследовании.

1. Планирование бюджета и контроль:

- Бюджетирование: Создание и утверждение бюджета осуществляется непосредственно в системе "БИТ.ФИНАНС". Оно включает планирование по центрам финансовой ответственности (ЦФО) и различным проектам.

- Контроль лимитов: Автоматический контроль лимитов позволяет следить за соответствием расходов утвержденному бюджету.

2. Автоматическое внесение данных

Сотрудники ЦФО вносят необходимые данные о планируемых расходах и доходах. Эти данные затем используются для автоматического формирования отчетов.

3. Согласование счетов:

- Электронное согласование: Вся процедура согласования счетов теперь осуществляется через электронную систему, что включает в себя сообщения по email и уведомления в Телеграм.

- Маршрутизация документов: Система автоматически направляет документы соответствующим ответственным лицам для одобрения.

4. Казначейство:

- Сканирование счетов: Оплачиваемые документы (например, счета) сканируются и загружаются в систему для обработки и сохранения.

- Обработка платежных поручений: После согласования счетов казначейство инициирует автоматическое создание платежных поручений.

5. Бухгалтерия:

- Регистрация платежей: Все утвержденные платежные поручения регистрируются и обрабатываются в бухгалтерском отделе.

- Управление отчетностью: Формирование отчетности, включая сведения о зарплате, налогах и страховых взносах, осуществляется в системе автоматически.

6. Формирование отчетности для руководства:

Руководство получает актуальные данные и отчеты о финансовой деятельности через систему БИТ.ФИНАНС. Это позволяет им оперативно управлять компанией и принимать обоснованные решения.