- Закупки, снабжение и управление отношениями с поставщиками
Цели проекта
Цель проекта – создать единую информационную систему, которая позволяет формировать бюджетную смету, оперативно вносить изменения в нее в течение финансового года.
Необходимо было решить следующие задачи:
- Формирование первичной бюджетной сметы на основании заявок на закупку.
- Внесение изменений в смету по мере заключения, исполнения и изменения условий государственных контрактов.
- Возможность контроля норм закупок, установленных законодательными актами Краснодарского края.
- Формирование предварительной бюджетной сметы на следующий финансовый год на основании предыдущих лет с возможностью индексации.
- Контроль "свободных средств" в бюджетной смете.
- Формирование бухгалтерских данных по лимитам бюджетных обязательств на основании бюджетной сметы.
Ситуация до внедрения
Государственное казенное учреждения по эксплуатации и содержанию административных зданий администрации Краснодарского края (Учреждение) – государственное казанное учреждение, подведомственное администрации Краснодарского края.
В состав учреждения входят структурные подразделения. Каждое подразделение отвечает за свое направление. Структурные подразделения собирают информацию о потребности в товарах и работах на финансовый год, на основании этих данных формируют заявки на закупку.
На основании заявок формируется бюджетная смета на финансовый год. При формировании сметы учитываются:
- Лимиты бюджетных обязательств, доведенные до учреждения и распределенные между структурными подразделениями;
- Заявки на закупку с учетом приоритетов приобретения товаров и работ;
- Нормы закупок товаров и работ, установленные законодательными актами Краснодарского края;
- Изменения сметы при заключении, исполнении и изменении условий государственных контрактов.
До начала проекта бюджетная смета собиралась в электронных таблицах, данные в таблицы заносились сотрудниками планово-экономического отдела вручную. Для отражения полной картины по закупкам учреждения собиралась информация из многочисленных подразделений, инициирующих закупки. И из этой разрозненной информации собиралась общая картина использования бюджетных средств Учреждением.
- Ошибки при внесении данных заявок на закупки;
- Невозможность отслеживания сроков утверждения заявок на закупку: документы могли "застрять" на согласовании в одном из отделов;
- Для анализа данных информацию приходилось собирать по крупицам со всех структурных подразделений;
- Для получения оперативной информации из многочисленных отделов, пользователям требовалось лично собирать информацию о состоянии ее исполнения.
Для устранения данных проблем было принято решение объединить работу всех структурных подразделений учреждения в единую информационную систему, которая позволит автоматически формировать бюджетную смету на основании данных заявок на закупки.
Уникальность и инновационность проекта
Уникальность проекта состоит в масштабированности проекта. Информационная система объединила работу всех подразделений учреждения, что позволило заметно сократить время на подготовку пакета документов для проведения закупок конкурентным способом и сделок с единственным поставщиком.
Важную часть в формировании бюджетной сметы занимает проверка норм закупок, утвержденный нормативными актами Краснодарского края. Информационная система хранит историю изменения норм, позволяет контролировать нормы расхода как на предварительных этапах формирования заявок на закупку, так и в момент формирования бюджетной сметы.
Публикации о проекте
Результаты проекта
По итогам проекта учреждение получило единую информационную систему, которая позволила оптимизировать сбор информации по планируемым закупкам от структурных подразделений и автоматизировать формирование бюджетной сметы.
- Реализовано автоматическое формирование бюджетной сметы на основании заявок на закупку. В том числе изменение бюджетной сметы с учетом заключения, исполнения, изменения и расторжения контрактов.
Автоматическое формирование сметы позволило: - Собирать первичную смету на основании заявок;
- Оперативно вносить изменения в смету в течение финансового года;
- Контролировать нормы закупок, установленные законодательством Краснодарского края;
- Автоматически формировать бухгалтерские операции по изменению лимитов бюджетных обязательств;
- Сократить время на обработку заявок на закупки;
- Оперативно перераспределять бюджетные средства между закупками.
- Реализована группа оперативных отчетов, которые позволяют:
- Осуществлять контроль каждой заявки на закупку, понимать на какой стадии находится та или иная закупка;
- Отслеживать "свободные средства" в бюджетной смете;
- Оперативно проводить перераспределение лимитов между структурными подразделениями учреждения;
- Находить отклонения межу управленческим и бухгалтерским учетом.
"Благодаря слаженным действиям сотрудников Учреждения и компании "Портал-Юг" удалось разработать информационную систему, которая существенно сократила время согласования заявок и формирования бюджетной сметы. Удобные настраиваемые отчеты позволяют держать руку на пульсе: контролировать исполнение бюджетной сметы, принимать управленческие решения".

-
Закупки. Дополнение к 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8
:
- Исполнение контрактов
- Нормативно-справочная информация
Архитектура решения и масштаб проекта
Внедренные программные продукты: Закупки. Дополнение к "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8".
Общее количество подключенных пользователей, имеющих доступ к системе на момент завершения внедрения 100, из них одновременно работающих 50.
