Цели проекта

Проект был направлен на создание единой информационной системы оперативного, бухгалтерского и управленческого учета для всех подразделений и филиалов компании, что позволило бы предоставить руководству компании доступ к прозрачной, оперативной и достоверной информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений и связать все бизнес-процессы друг с другом.

Это не просто технический проект, но и стратегическая инициатива, которая позволила:

1. Реализовать в компании единую методику бухгалтерского и управленческого учета и контролировать соответствие учета всех филиалов единым стандартам
2. Настроить интеграцию с системой отчетности BI
3. Формировать управленческую отчетность за 2024 год нарастающим итогом с начала года, при условии перехода с середины года
4. Повысить скорость и эффективность взаимодействия всех подразделений компании "Оптресурс": и продажи, и закупки, и производство, и склад, и бухгалтерский, и налоговый учет, и казначейство, и управленческий учет
5. Автоматизировать тендерную деятельность, сделать контролируемым и прозрачным процесс выбора наилучших коммерческих условий
6. Автоматизировать управление годовыми целями компании: планирование, декомпозиция общих целей до филиалов и подразделений, назначение ответственных, оперативный контроль прогресса в достижении целей, сбор отчетности о выполнении целей.

Одной из целей проекта был старт загрузки управленческой отчетности 2024 года нарастающим итогом в BI-систему не позже августа 2024 года.

Для обеспечения этой цели скорость проекта была максимально увеличена и старт работы в ERP произошел 1 июня 2024 года.

Целей проекта удалось достичь за счет слаженной работы объединенной проектной команды с участием специалистов Исполнителя и Заказчика, а также благодаря использованию гибкой проектной технологии SCRUM.

Ситуация до внедрения

Компания ООО "Оптресурс" - это динамично развивающаяся компания по переработке и реализации черных и цветных металлоотходов с 20-ти летним опытом заготовки качественного сырья и активного сотрудничества с основными ломозаготовительными компаниями крупнейших металлургических предприятий России.

Компания обладает современной производственной базой и развитой инфраструктурой в нескольких регионах присутствия на территории РФ. Производственные площадки и технологические мощности компании расположены в более 10 обособленных подразделений и 4 больших филиалов в разных регионах России. Среди них: Нижний Новгород, Красноярск, Санкт-Петербург, Екатеринбург, Братск, Шелехов, Краснотурьинск др.

До внедрения 1С:ERP на предприятии Оптресурс использовалась значительно модифицированная система "1С:Управление производственным предприятием", в которой велся только бухгалтерский учет, кадровый учет и расчет зарплаты велся частично в 1С:Зарплата и управление персоналом редакции, ред. 3.1, частично в редакции 2.5, который не поддерживал обновления. Было более 5 баз для расчета заработной платы, что было крайне неудобно и стояла задача: занести все в одну систему - "1С:ЗУП" в версии 3.1. Данная задача была реализована параллельно с внедрением "1С:ERP.

Также обновление учетных систем занимало значительное время, многие механизмы не подлежали обновлению ввиду сильной кастомизации. Некоторые операции, такие как учет аренды и лизинга по ФСБУ 25\2018, велись вручную, налоговый учет и расчет налогов велся в Excel, включая расчет отложенных налогов(ПБУ 18), так как исторически система не поддерживала автоматизацию этих процессов.

Автоматизированного управленческого учета не было, все данные собирали сначала по каждому филиалу, а затем в Excel суммировали и выполняли элиминации и трансформации, подготовка отчетности за прошедший период занимала значительное время после завершения периода, а также существовал риск ошибки из-за человеческого фактора. Кроме того, управленческая отчетность в Excel не могла быть быстро расшифрована до первичных документов. В комплексе это не позволяло принимать оперативных управленческих решений. Нужно было подождать минимум 1,5 месяца, чтобы собрать данные со всех 10+ подразделений и 4 филиалов компании для создания консолидированной финансовой отчетности.

Все виды договоров создавались, согласовывались и хранились в Документообороте, интеграции с учетной системой не было, договоры переносились в "1С:УПП" вручную сотрудниками бухгалтерии. Часть реквизитов при этом отсутствовала в согласованной карточке Документооборота, что повышало вероятность ошибок при заведении договора в учетную систему "1С:УПП".

Управление годовыми целями осуществлялось в Excel файле, который актуализировал специально выделенный сотрудник путем запроса информации к ответственным за цели по электронной почте.

Поэтому стояла масштабная задача по переходу с 1С:УПП на 1С:ERP и создать совершенно новую единую управленческую систему, объединяющую все процессы и подразделения компании, в том числе управление продажами, закупками (в том числе тендеры), складской учет, бухгалтерский и налоговой учет, а также выполнить полный комплекс задач оперативного, производственного учета и решить задачи кадрового учета, расчета заработной платы, управления платежами, формирования отчетности для управления компанией.

Переход нужно было осуществить в самые кратчайшие сроки, чтобы получить инструмент оперативного управления бизнесом и его подразделениями по всей России. Нам предстояло за 6 месяцев "из каменного века попасть в 21 век". При этом система должна была стать достаточно гибкой, с возможностью настройки под бизнес-процессы компании и позволять в будущем бизнесу масштабироваться, в том числе развивать новые направления деятельности.

Уникальность и инновационность проекта

Срок перехода на "1С:ERP", заявленный заказчиком, был очень амбициозным: за 6 месяцев необходимо было выполнить проект по переходу с "1С:УПП" на "1С:ERP" на масштабном предприятии с большим количеством особенностей в оперативной деятельности и в финансовом учете. Компания постоянно развивается и растет по различным направлениям деятельности (с отличиями по методологии учета). На данный момент имеет более 5 направлений деятельности, которые включают в себя 4 крупных филиала и более 10 обособленных подразделений в разных регионах России. Поэтому было важно создать единую информационную систему для всех подразделений и направлений деятельности.

Для достижения этой цели на проекте применялась комбинированная технология управления: этапы обследования и моделирования были выполнены по классической каскадной технологии, а дальнейшие этапы выполнялись с использованием гибкой технологии, основанной на принципах Agile и SCRUM. Работа по SCRUM позволяет гибко управлять приоритетами задач, максимально вовлечь специалистов проектной команды в совместное решение задач и достичь результата в кратчайшие сроки.

Для оперативного управления задачами в ходе проекта применялась система контроля задач Jira в комплексе с системой совместной онлайн работы с документацией Confluence. Связку Jira+Confluence активно использовали как специалисты исполнителя, так и сотрудники заказчика. По завершении проекта база знаний Confluence осталась в пользовании заказчика и команды поддержки.

Комплексная автоматизация на 1С:ERP охватывала внедренные модули от планирования до отражения производственных операций. В единой системе формируются все виды корпоративной отчетности: управленческая, бухгалтерская, налоговая, а также планирование и бюджетирование.

По блоку зарплаты и управлению персоналом был выполнен переход нескольких филиалов из 1С:ЗУП ред. 2.5 в ред. 3.1.

Внедрены дополнительные инструменты под специфику бизнес-процессов ООО "Оптресурс":

• Казначейство, бюджетирование, управленческая отчетность и консолидация реализованы с использованием модуля БИТ.Финанс

• Внедрен автоматизированный контроль сроков плановой и фактической задолженности контрагентов

• Реализована интеграция 1С с BI-системой

• Автоматизирован тендерный блок: сбор предложений, выбор наилучшего предложения и заключение контрактов

• А также в базе 1С:Документооборот был реализован механизм отслеживания выполнения ключевых показателей эффективности с фиксацией текущего статуса каждого показателя и наследованием статусов от дочерних показателей и сводный отчет со статусами целевых показателей на произвольный момент времени по форме заказчика. Это позволило оперативно отслеживать выполнение ключевых показателей эффективности подразделениями и своевременно принимать меры для их улучшения.

Публикации о проекте

• Автоматизация учета на базе программного продукта «1С:Предприятие 8 ERP Управление предприятием 2» в компании ООО «ОПТРЕСУРС»

Результаты проекта

1. Реализован проект по комплексному внедрению единой информационной системы "1С:ERP": это позволило повысить эффективность, достоверность и оперативность получения информации для быстрого и своевременного принятия управленческих решений.

2. Автоматизация регламентированного учета, включая налоговый учет и формирование налоговой и бухгалтерской отчетности: как в разрезе подразделений, так и в целом по компании.

3. Полная автоматизация управленческой отчетности (PL, баланс,Capix,ЧОК, Cash Flow) как по филиалам, так и консолидированной: вместо трансформационной модели в Excel и с корректировкой данных ручным способом.

4. Выгрузка управленческой отчетности путем интеграции с BI-системой Заказчика, что позволило визуализировать отчетность по стандартам Заказчика, а также консолидировать отчетность компании в единый управленческий контур.

5. Полная автоматизация процесса Бюджетирования с формированием бюджета движения денежных средств, бюджета доходов и расходов по различным сценариям план факт прогноз с возможностью сравнения сценариев для цели контроля отклонений.

6. Внедрено Централизованное Казначейство с управлением из головного подразделения денежными средствами и ликвидностью всех филиалов и подразделений и осуществлением автоматизированного финансового контроля лимитов по статьям расходования денежных средств.

7. Реализована подсистема управления целевыми показателями бизнеса и сотрудников (KPI): это позволило оперативно отслеживать выполнение ключевых показателей эффективности компании как на уровне филиала (ОП), так и на уровне сотрудников и своевременно принимать меры для их улучшения.

8. Параллельно был осуществлен переход с "1С:ЗУП" версии 2.5 на версию 3.1. и произведена нагонка кадрового учета, расчета заработной платы и формирования отчетности по заработной плате за 6 месяцев. В "1С:ЗУП" появилась единая система по всем филиалам, в которой настроен обмен данных с "1С:ERP".

9. Автоматизирован процесс создания карточек договоров в "1С:ERP" из "1С:Документооборот" "нажатием одной кнопки" путем бесшовной интеграции между двумя системами. Эта интеграция также позволила производить согласование договоров из интерфейса как "1С:Документооборот", так и "1С:ERP" для удобства пользователей.

1С:ERP Управление предприятием

Архитектура решения и масштаб проекта

География проекта:

• Головное подразделение - г. Москва

• Филиалы:

• г. Красноярск

• г. Нижний Новгород

• г. Санкт-Петербург

• г. Екатеринбург

• 14 обособленных подразделений в разных регионах России

Из-за территориальной распределенности проекта стандартное время интенсивной работы пользователей в системе составляет порядка 15 часов в сутки: с 04:00 до 19:00 часов по московскому времени.

Для реализации проекта мы смогли собрать уникальную команду специалистов, реализовавших переход в 5 регионах России с разными часовыми поясами.

За счет новой архитектуры "1С:ERP" и отраслевых решений "БИТ.ФИНАНС" , автоматизирован ряд операций, которые нельзя без существенной доработки автоматизировать в "1С:УПП".

Специалисты создали единую информационную систему управления предприятием за счет комплексного перехода с "1С:УПП" на "1С:ERP" с внедрением "БИТ.Финанс" за 6 месяцев.

Количество автоматизированных рабочих мест: 150