Цели проекта

Особенность данного проекта заключалась в том, что необходимо было оперативно, за 5 месяцев, заместить текущие автоматизированные системы иностранного производства в связи с возможным прекращением их поддержки. Для определения пути достижения ключевых бизнес-целей предприятия с помощью автоматизации, согласования плановых показателей по срокам, стоимости и объёму работ, на предприятии провели экспресс-обследование. По результатам обследования эксперты компании "Неосистемы Северо-Запад ЛТД" совместно с представителями предприятия разработали проект "экстремального" перехода и создания автоматизированной системы на базе решений фирмы "1С".

В качестве программной основы, наиболее подходящей для реализации проекта, было решено использовать:

Полноценная интеграция данных продуктов, согласно концепции проекта, дала возможность получить единое информационное пространство для управления всеми процессами предприятия. В границы проекта по созданию единой комплексной автоматизированной системы, согласно результатам обследования, были включены следующие бизнес-процессы:

• Регламентированный учет;
• Управление закупками материалов;
• Управление запасами сырья и материалов;
• Управление техническим обслуживанием;
• Расчет фактической себестоимости;
• Управление продажами в части прочих продаж;
• Управление запасами полуфабрикатов и готовой продукции;
• Управление запасами лесосырья;
• Управление финансами. Казначейство за исключением контроля целевого использования денежных средств .

Также, согласно границам проекта и сжатым срокам, было принято решение о делении проекта на этапы, в рамках которых специалисты компаний провели следующие работы:

1. Замещение текущих автоматизированных систем и создание комплексной АС на базе отечественного решения за 5 месяцев, а именно внедрение "1С:ERP" и обеспечение бесперебойной деятельности компании;
2. Автоматизация процессов управления лесозаготовительной деятельностью предприятия;
3. Развитие автоматизированной системы в части автоматизации процессов управления ремонтами и обслуживанием оборудования.

Для данного проекта были обозначены ключевые цели, которых удалось достигнуть:

Ситуация до внедрения

"Светогорский ЦБК" — одно из крупнейших и самых современных целлюлозно-бумажных предприятий в России. Направления деятельности НПАО "Светогорский ЦБК" включают в себя производство и продажу офисной и офсетной бумаги, картона для упаковки жидких пищевых продуктов, а также химико-термомеханической массы. Предприятие было основано в 1887 году и расположено в городе Светогорске Ленинградской области. За последние двадцать лет на комбинате было произведено более шести миллионов тонн офисной бумаги, включая продукцию таких брендов, как SvetoCopy и Ballet. В группе компаний работает более двух тысяч человек.

Организации подобного уровня находятся в процессе непрерывного развития и поиска решений, которые помогают укрепить свои позиции на рынке и повысить конкурентоспособность. На момент знакомства специалистов компаний в 2022 была обозначена основная потребность в оперативном, за 5 месяцев, замещении текущих автоматизированных систем в связи с возможным прекращением поддержки систем иностранного производства, а также переводе имеющейся функциональности в комплексную АС на базе отечественного решения и охватывать все необходимые бизнес-процессы.

Уникальность и инновационность проекта

Система управления лесозаготовительной деятельностью – Лесная система:

1. Аренда лесного фонда

• График внесения оплат по договорам аренды лесных участков перенесён в автоматизированную систему. Осуществляется автоматическое формирование заявок на расходование денежных средств по сформированному графику в системе;
• В систему добавлена информация о расчетной лесосеке, которая связана с графиком аренды лесного фонда - информация хранится в одной системе.

2. Приёмка древесины

• Обработка по пакетному изменению актов экспертизы/актов на перемещение;
• Автоматическое заполнение документов по части габаритов для штабеля исходя из выбранного прицепа/транспортного средства.

3. Контроль лимитов

• Автоматическая блокировка цепочек поставок, в которые входят "закрытые контрагенты" или контрагенты, у которых закончился срок действия договора или истек срок действия разрешительных документов.

4. Закупка услуг

• Автоматическое сторнирование неотфактуровки услуг на сумму фактического приобретения услуг;
• Автоматическое отражение суммы оплаты в документах Лесной системы.

5. Закупка древесины

• Автоматическое отражение суммы оплаты в документах Лесной системы;
• Сверка лимитов сумм по договору;
• Сверка объёмов продажи с ЕГАИС (сверка с помощью отчета).

6. Продажи древесины

• Сверка объёмов продажи с ЕГАИС – сверка с помощью отчета;
• Отчет, включающий в себя детальную информацию по продаже древесины, начиная от формирования Акта экспертизы, заканчивая финансовыми документами и информацией по услугам перевозки.

Система управления техническим обслуживанием и ремонтами оборудования:

1. Инциденты по надежности

• Документ "Инциденты по надежности" был разработан как комплексный инструмент управления инцидентами.
• На начальном этапе система представляла собой базовый механизм фиксации инцидентов, включающий:
  • Регистрацию факта происшествия;
  • Документирование финансовых потерь;
  • Формирование списка необходимых корректирующих мероприятий.
• В процессе развития функционал системы значительно расширился и теперь включает:
  • Детальный анализ причин по методологии "5 почему"
  • Систематический разбор гипотез
  • Регистрацию всех факторов, влияющих на инцидент:
  • Физические;
  • Человеческие;
  • Скрытые.
• Дополнительно внедрена автоматизированная система контроля исполнения:
  • Рассылка заданий ответственным исполнителям;
  • Уведомления координатору инцидента;
  • Автоматическое информирование о наступлении сроков выполнения и просроченных мероприятиях.

Таким образом, документ трансформировался в полноценный инструмент управления инцидентами, обеспечивающий не только фиксацию проблем, но и их глубокий анализ с последующим контролем исполнения корректирующих мероприятий.

2. Мобильное приложение.

Внедрение мобильного приложения на платформе "1С" для автоматизации процесса технического обслуживания и ремонта (ТОиР). Процесс планирования технического обслуживания и ремонтов осуществляется в системе "1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования КОРП", где формируется маршрут обхода, включающий в себя объекты ремонта и соответствующие им технологические карты. Дополнительно в системе создается календарь плановых обходов для проведения план-фактного анализа их выполнения.

• Мобильное приложение предоставляет пользователю возможность выбора необходимого подразделения и направления для выполнения действий. После этого система отображает список доступных маршрутов обходов для выбранных параметров.
• Исполнитель обхода (обходчик) в процессе работы фиксирует выявленные дефекты и вносит значения контролируемых показателей. Вся собранная информация синхронизируется с системой "1С:Предприятие 8. ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования КОРП", включая формирование и передачу актов обходов.

Таким образом, создана единая система планирования и контроля обходов с возможностью оперативного обмена данными между центральной базой и мобильным приложением.

3. Интеграция себестоимостиИнтеграция данных между системами "1С:ERP" и "1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования КОРП" реализована для обеспечения полного контроля материальных затрат на ремонтные работы. Практическая польза интеграции заключается в возможности:

• Проводить точное планирование материальных затрат на основе актуальных цен;
• Анализировать отклонения между плановыми и фактическими затратами;
• Принимать обоснованные управленческие решения на основе полной информации о стоимости ремонтных работ.

Такая система обмена данными позволяет обеспечить эффективный контроль расходов на техническое обслуживание и ремонт оборудования.

Система заказа услуг для подрядчиков в "1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования КОРП" была внедрена в связи с тем, что значительная часть работ по техническому обслуживанию выполняется сторонними организациями.

Контроль выполнения работ и отражение затрат осуществляются следующим образом:

• После выполнения работ в "1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования КОРП" регистрируется акт о выполнении этапа;
• В специализированном рабочем месте на основании актов, выполненных подрядчиком, создается документ "Поступление услуг в подразделение";
• Данные документы синхронизируются с "1C:ERP";
• Сумма заказа и поступления должна совпадать.

Особенность абонентских и годовых контрактов заключается в наличии специального механизма распределения стоимости между актами выполнения работ, что обеспечивает корректное распределение затрат по всем актам.

• Доработка по отражению резервов поставок ТМЦ для создания документов по отражению неотфактурованных поставок энергоресурсов последним числом текущего месяца с последующим сторнированием первым числом следующего месяца;
• Загрузка данных из MS Excel для автоматического формирования документов и отражения прочих доходов и расходов, операции регламентированного учета и др.;
• Групповая обработка по изменению остаточных сроков полезного использования основного сырья.

Публикации о проекте

• "Экстремально" импортозаместились на "1С:ERP" с модулем "1С:Управление лесозаготовительным предприятием для 1С:ERP" для "Светогорского ЦБК"
• "Экстремально" импортозаместились. Развитие комплексной системы на "1С:ТОИР КОРП" для "Светогорского ЦБК"
• Стратегия "экстремального" импортозамещения на "1С" для "Светогорского ЦБК"

Дополнительная информация к описанию проекта

Замещение текущих автоматизированных систем иностранного производства и создание комплексной АС на базе отечественного решения за 5 месяцев

Для успешной реализации проекта по замещению текущих систем, а также создания и внедрения единой современной корпоративной системы, необходимо не только выбрать опытного исполнителя, но и грамотно разработать стратегию всего проекта в целом. Также важно расставить ключевые акценты и приоритеты с учетом основной потребности в оперативном, за 5 месяцев, замещении текущих автоматизированных систем в связи с возможным прекращением поддержки систем иностранного производства.

В соответствии с планом текущего проекта были выполнены следующие работы для автоматизации процессов предприятия:

6. Регламентированный учет в организации ведется в "1С:ERP"

Внедрение системы управления лесозаготовительной деятельностью предприятия – Лесная система

Следуя стратегии автоматизации, специалисты предприятия и компании "Неосистемы Северо-Запад ЛТД" приступили к развитию системы, распределив работы по различным направлениям. В рамках одной из таких очередей проекта и решалась задача по управлению лесозаготовительной деятельностью предприятия. Выполнение работ в рамках предстоящей очереди проекта создания АС планировалось проводить с использованием программного продукта "1С:ERP Управление предприятием" и "1С:Управление лесозаготовительным предприятием. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА". Данное решение позволяет автоматизировать отраслевые процессы управления и учета лесозаготовительных служб предприятий, департаментов лесных ресурсов и служб управления лесным фондом.

В рамках данного этапа проекта была выполнена автоматизация следующих процессов предприятия:

Развитие автоматизированной системы в части управления техническим обслуживанием и ремонтами оборудования

В рамках следующего этапа проекта решалась задача по управлению техническим обслуживанием и ремонтами оборудования. Выполнение работ по предстоящей очереди проекта планировалось с использованием программного продукта – "1С:Предприятие 8. ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования КОРП".

Результаты проекта

В результате проекта была произведена полная замена импортных систем, обеспечивающих регламентированный учет, а также учет лесозаготовительных процессов и управление ремонтными мероприятиями.

Удалось достигнуть улучшения в части многих процессов, а именно:

Общее, в рамках всего проекта:

• Единая цифровая среда: все участники работают в одной системе;
• Снижение рисков: контроль на всех этапах – от заявки до оплаты;
• Аналитика и отчетность: готовые отчеты для принятия управленческих решений;
• Автоматическое формирование карточки номенклатуры для новых материалов – работа с заявками на создание новой номенклатуры;
• Расширение количества управленческих отчетов, в том числе для сбора консолидированной отчетности для банков;
• Значительное уменьшение количества информационных баз: данные по всем организациям сосредоточены в одной базе, не нужно переключаться между окнами, данные по нескольким организациям можно получить в одном отчете. Многие отчеты по всем отделам, которые собирались вручную, перевели в систему.

В рамках замещения текущих автоматизированных систем и создания комплексной АС на базе отечественного решения:

Управление закупками:

• Повышение прозрачности закупок: по всем этапам (от заявки на закупку до оплаты) и контролируются в единой системе. Система контроля выполнения заявок на закупку услуг и материалов: видно, когда заявка была подана, бюджет заявки, каким поставщикам были сформированы запросы, когда она была размещена у поставщика, когда была поставлена на склад, когда была оказана услуга);
• Контроль исполнения бюджета: система автоматически отслеживает лимиты и предотвращает перерасход (в системе автоматизированы лимиты расходов по заявке на закупку, по договору, по заказу поставщику);
• Снижение рисков: минимизация нецелевых закупок и дублирования заказов поставщику по одной заявке;
• Осуществляется автоматическое формирование заявок на расходование денежных средств по сформированному графику;
• Автоматизация рутинных операций: сокращение времени на оформление заказов поставщику по данным заявки на закупку, включая цены, прайс-листы, валюту, поставщика;
• Снижение риска дефицита: формирование заказов поставщику при достижении минимальных остатков исключает простои производства;
• Упрощение работы с поставщиками: формирование запросов поставщикам, контроль получения коммерческих предложений;
• Контроль выполнения заявок на закупку и сроков поставок с помощью аналитических отчетов в реальном времени;
• Формирование графика оплат: по условиям, прописанным в соглашениях; по событиям; отличные от типовых заключается в создании собственных событии в графике оплат;
• Упрощение подачи заявок: электронная форма с автоматическим согласованием (интеграция с "1С:Документооборот КОРП");
• Автоматическое заполнение цен на закупку материалов по последним закупочным ценам для определения бюджета на закупку;
• Отслеживание статуса заявки: прозрачность процесса, прослеживание процессов и на каком этапе находится закупка;
• Нетиповая возможность оформления заявки на закупку услуги;
• Получение уведомлений на почту, когда материалы по заявке на закупку приходят на склад;
• Контроль бюджета: автоматическая проверка заявок на соответствие лимитам;
• Снижение нецелевых расходов: блокировка незапланированных закупок;
• Анализ затрат на инвестиционные проекты в различных аналитических разрезах.

Управление складскими запасами:

• Автоматическое резервирование материалов под заявку на закупку;
• Прозрачность резервирования: видимость зарезервированных остатков для всех участников процесса;
• Автоматическое снятие резерва/обособления с заявок на закупку: автоматическое формирование пачки документов;
• Контроль складских остатков: аналитические отчеты по неиспользованным материалам по заявкам на закупку;
• Гибкость управления запасами: перераспределение материалов между различными заявками на закупку с автоматическим снятием их резервирования при перемещении на другой склад;
• Печать этикеток по заказу поставщику с информацией: заявитель заявки на закупку, номер заявки на закупку.

Продажи:

• Документы по реализации готовой продукции формируются автоматически по данным системы управления продажами с помощью обмена;
• Прочие продажи формируются пользователями на основе типового функционала "1C:ERP".

В рамках автоматизации процессов управления лесозаготовительной деятельностью предприятия: Аренда лесного фонда:

• График внесения оплат по договорам аренды лесных участков перенесён в систему;
• В систему добавлена информация о расчетной лесосеке, которая связана с графиком аренды лесного фонда.

Лесозаготовка, сортировка древесины, списание древесины, первичная вывозка:

• Данные единовременно отражаются в двух контурах: оперативный (лесной модуль) и регламентированный ("1C:ERP"), в связи с чем исключен двойной ввод данных, упрощён процесс сверки данных регламентированного и оперативного контуров;
• Данные группируются по складам и номенклатуре при формировании документов "1С:ERP" на основании документов Лесного модуля;
• Детальный учёт производится в Лесном модуле.

Приёмка древесины:

• Ускорение ручного ввода объёмов с помощью автоматического заполнения ширины штабеля по габаритам транспортного средства или прицепа;
• Реализована обработка по пакетному изменению актов движения древесины, с помощью которой можно массово заполнять/изменять часть информации в актах экспертизы/на перемещение.

Контроль лимитов поставок древесины:

• Добавлена возможность массового подбора цепочек поставок и разрешительных документов для актов экспертизы в ручном режиме;
• Разработан механизм автоматической блокировки цепочек поставок древесины с дальнейшей блокировкой регистрации документов приёмки древесины, поступившей по заблокированной цепочке поставок.

Закупка древесины:

• Сверка фактических объёмов закупки с объёмами древесины, зарегистрированными в ЕГАИС по договору закупки;
• Система контроля сроков и сумм договоров;
• Ведение учёта закупок древесины в единой системе;
• Автоматическое отражение суммы оплаты в документах Лесной системы.

Продажа древесины:

• Ведение учёта продаж древесины в единой системе;
• Автоматическое формирование складских документов в двух контурах.

Учёт услуг:

• Автоматическое сторнирование неотфактуровки услуг на сумму фактического приобретения услуг;
• Автоматическое отражение суммы оплаты в документах Лесной системы.

Регламентированный учет:

• В "1С:ERP" при проведении документов данные сразу отражаются как в бухгалтерском учете, так и в налоговом учете. Ранее налоговый учет велся в MS Excel, а бухгалтерский - в системе иностранного разработчика, затем в системе иностранного разработчика вносили ручные операции по налоговому учету;
• Возможность настройки статей расходов и статей доходов, которые принимаются к налоговому учету и которые не принимаются к налоговому учету;
• Возможность заполнения налоговых деклараций: в "1С:ERP" производится их автоматическое заполнение и отправка их в ИФНС. В системе иностранного разработчика эта возможность отсутствовала;
• При заведении первичных документов сразу формируются проводки, бухгалтерия проверяет корректность проводок.

В рамках автоматизации процессов управления ремонтами и обслуживанием оборудования: Планирование ремонтных работ:

• Формирование план-графиков предупредительных работ по нормативам планирования. Стало проще следить за датами плановых работ;
• Автоматическое создание смет ремонта по данным план-графиков ППР. Стало проще следить за плановыми ремонтами, не нужно искать работу по плану;
• Согласование смет в системе совместно с рассылкой уведомлений согласовантам уменьшает время на принятие решений по работе с плановыми и аварийными работами.

Планирование обходов оборудования:

• Планирование обходов оборудования и плана их выполнения помогает улучшить контроль по выполнению обходов для принятия своевременных мер по предотвращению аварийных ситуаций.

Учет оборудования:

• Создание объектов ремонта и более удобная навигация по иерархии объектов ремонта;
• Удобное отслеживание состояния объекта ремонта при помощи отчетов и журнала объекта ремонта;
• Занесение нормативов планирования, гибкая настройка нормативов планирования, помогает автоматически рассчитывать плановые даты предупредительных работ.

Учет дефектов оборудования:

• Регистрация дефектов в системе, помогает обрабатывать список документов: согласовывать, отклонять дубли, контролировать выполнение работ по устранению дефектов.

Учет материальных затрат:

• Подбор материалов для выполнения работ с учетом стоимости последних закупок увеличивает точность оценок на ремонтные работы;
• Обмен с "1C:ERP" в части себестоимости материалов помогает проводить план-фактный анализ затрат в одной системе.

Учет трудовых затрат:

• Планирование трудозатрат на работы, которые проводятся собственными силами и силами подрядчика. Увеличение точности оценок затрат на услуги подрядчика;
• Распределение затрат на услуги по годовым заказам и абонентским договорам. Уменьшает человеческий фактор при распределении затрат;
• Выгрузка актов по выполненным работам подрядчику. Оптимизирует процесс коммуникации с подрядчиком, уменьшает время на согласование выполненных работ и помогает контролировать затраты.

Выполнение ремонтных работ:

• Отражение факта выполнения работ, указание материальных и трудовых затрат. Помогает проводить план-фактный анализ выполнения работ в системе, анализировать количество и процент аварийных работ для отслеживания проблем в техобслуживании.

Инциденты по надежности:

• Повышение качества контроля выполнения корректирующих мероприятий. Анализ причин инцидентов (простоев оборудования) помогает выявить истинные причины инцидентов для принятия управленческих решений по устранению причин.

1С:ERP Управление предприятием :
• Управление закупками
• Управление запасами
• Управление продажами
• Управление взаиморасчетами с контрагентами
• Регламентированный учет в организации ведется в 1С:ERP

1С:Управление лесозаготовительным предприятием. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА2 :
• Управление лесным фондом и лесозаготовкой
• Вывозка древесины
• Приёмка древесины
• Складские операции с древесиной
• Закупка древесины
• Продажа древесины
• Работа по закупке услуг для лесозаготовки
• Работа с контрагентами по лесозаготовке

1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования КОРП :
• Учет оборудования и нормативов
• Управление техобслуживанием и ремонтами
• Управление обходами

Архитектура решения и масштаб проекта

В качестве программной основы, наиболее подходящей для реализации проекта, было решено использовать:

Полноценная интеграция данных продуктов дала возможность получить единое информационное пространство для управления всеми процессами предприятия.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

Терминалы сбора данных (ТСД) и мобильное приложение для осуществления обхода оборудования с целью контроля за его исправностью, показателями приборов и выявления неисправности.