Цели проекта

1. Автоматизировать план-факт в разрезе БДР, БДДС по направлениям деятельности, проектам, подразделениям, статьям оборотов, контрагентам, договорам и дополнительным аналитикам.

2. Распределить дополнительные аналитики затрат по различным подразделениям.

3. Сформировать автоматизированный платежный календарь с контролем лимитов и процедурой согласования по нескольким аналитикам.

4. Настроить и автоматизировать оперативный (предварительный и прогнозный) учет доходов и расходов.

5. Увеличить количество аналитик и разнести документы по нескольким аналитикам на основе БДДС с распределением по подразделениям (проектам).

Ситуация до внедрения

Управленческая отчётность в ООО "АТС" формировалась в Excel, а заявки на оплату — в системе документооборота стороннего разработчика. Контроля заявок по лимитам не было. План-факт по БДДС, а также БДР собирались вручную, при этом факт БДР формировался на основании бухгалтерской оборотно-сальдовой ведомости. Процесс был выстроен следующим образом: бухгалтерия выгружала данные, а экономисты разносили, группировали и разбивали их вручную для анализа и расчетов в Excel. В случаях, если статьи не совпадали, бухгалтерия дробила материалы на несколько статей, а плановый отдел складывал их, чтобы сравнить со статьями в плане. Сопоставлялись и разносились статьи также вручную. Такой формат работы отнимал много рабочего времени и требовал существенных трудозатрат, поэтому руководство клиента приняло решение его упростить.

Уникальность и инновационность проекта

В ходе проекта была реализована трансляция данных управленческого учета как с плана счетов РСБУ, так и с регистров оперативного учета "1С:ERP Управление предприятием", что позволило получить управленческую отчетность с большим количеством аналитик: направление деятельности, проект, ЦФО. Настройка функционала "Бит.Финанс" в части: форм ввода бюджета, распределения бюджетов, алгоритмов согласования договоров и заявок на расходование денежных средств - позволили реализовать проект без доработок, что сократило стоимость и бюджет внедрения.

Публикации о проекте

• Внедрение программного продукта «Бит.Финанс» для «1С:ERP Управление предприятием 2.5» в ООО «Автотранс-сибирь»

Результаты проекта

1. Автоматизировано заполнение плана финансово-хозяйственной деятельности.

2. На 20% сокращены трудозатраты бухгалтерии, финансового и планового отдела на формирование и контроль исполнения плана.

3. "Бит.Финанс" позволил оперативно начать фактирование БДР: в декабре 2022 план был загружен в систему, а с января 2023 гола уже собирался факт БДР. А в конце первого квартала стартовало формирование заявок на оплату.

4. Минимум в 1,5 раза сократились трудозатраты планового отдела на отражение план-факта.

5. На 5% снижены операционные и административные расходы, а также материальные затраты.

6. В 2 раза сократились трудозатраты бухгалтерии на контроль лимитов.

7. На 10% ускорено согласование договоров.

БИТ.Финанс

Архитектура решения и масштаб проекта

ООО "АТС" уже внедрял в компании систему "1С:ERP Управление предприятием". Чтобы расширить возможности программы в части финансового и управленческого учета, специалисты "1С:Первого Бита" порекомендовали клиенту установить решение "Бит.Финанс", совместимое с используемой версией 1С. Решение позволяет клиенту:

• Расширить возможности бюджетирования, управления казначейством и затратами;
• Иметь в распоряжении полный набор аналитических данных;
• Вносить любые изменения в фактические данные по БДДС;
• Легко отображать перемещения денежных средств между банковскими счетами и кассами организации;
• Фиксировать как плановый расход, так и плановый приход денежных средств.

С помощью "Бит.Финанс" специалисты компании "1С:Первый Бит" создали у Заказчика справочник статей оборотов с детализацией, необходимой для анализа БДДС и БДР, настроили механизм трансляций и привели в соответствие бухгалтерские проводки и управленческие движения по отражению в необходимом разрезе. В результате проекта:

1. Сотрудники ответственных подразделений сами формируют бюджеты и могут выводить информацию в отчеты в требуемых разрезах.
2. Специалисты планового отдела вносят в программу данные по БДР через форму ввода бюджета в разрезе контролируемых аналитик.
3. Плановые данные после обновления системы выводятся в привычном для пользователей виде. Для этого настроены формы ввода БДР и БДДС.
4. Благодаря вводу дополнительной аналитики "Вид операции" пользователи могут исключать внутригрупповые обороты при формировании Сводного БДР.
5. Сводный БДР настроен в разрезе направлений деятельности и выводит на экран расчетные показатели прибыли и всю необходимую справочную информацию. По заданным статьям можно вызвать разворот по выручке по контрагентам и материальным расходам по номенклатуре.
6. Для расчета рентабельности по каждому направлению деятельности настроен Сводный отчет БДР с расчетами.
7. Механизм трансляций "Бит.Финанс" позволяет удобно формировать факт по БДР.
8. Настройки отчета план-факт по сводному БДР дают возможность делать выгрузку без внутригрупповых оборотов.
9. Общехозяйственные расходы, ранее распределяемые вручную в Excel, теперь распределяются в системе "Бит.Финанс" по базе "Доходы от предоставления услуг".

Упрощение организации отдельных процессов