Цели проекта

Цель проекта: создать систему управления предприятием на базе платформы "1С:Предприятие 8" с интеграцией всех используемых подсистем для сокращения операционных и административных расходов и ускорения подготовки отчетности.

Ситуация до внедрения

Акционерное общество "Трансинжстрой" — многопрофильная строительная организация.

Более 10 лет назад в компании "Трансинжстрой" был внедрен отраслевой продукт "1С:Подрядчик строительства", а также использовались не интегрированные между собой решения автоматизированного проектирования, сметного проектирования и управления проектами.

Уникальность и инновационность проекта

В структуре компании четыре строительно-монтажных управления, остальные филиалы несут вспомогательные функции, в том числе оказывают услуги по переработке, перевозкам, производят и поставляют строительные и прочие материалы. Цикличность производства не позволяла использовать типовые механизмы межфилиального документооборота ERP-системы, когда стоимость затрат и материалов фиксируется сразу при передаче.

Себестоимость по филиалам формируется по разным правилам, действует единый центр закупки и снабжения материальными ресурсами, в котором ведется партионный учет стоимости материалов, а во всех остальных филиалах применяется метод оценки по средней стоимости. Важной и сложной задачей проекта была доработка возможности запускать закрытие месяца по каждому филиалу отдельно, без общего расчета себестоимости по всем филиалам одномоментно.

Совместная проектная команда "Трансинжстрой" и "1С-Рарус" разработала и внедрила алгоритм, где каждый филиал для целей передачи затрат закрывает период в определенной последовательности, и далее выполняется общий расчет себестоимости. Также разработан механизм, позволяющий после проверки документа "Авизо" фиксировать движения и проводки каждой операции, которые никто не имеет права менять. Это позволило вести обособленный межфилиальный документооборот с сохранением корректного расчета себестоимости, а также сократить ошибки и упростить формирование отчетности.

Публикации о проекте

• 1С.ru: Внедрение «1C:ERP Управление строительной организацией 2» в АО «Трансинжстрой»

Дополнительная информация к описанию проекта

На базе комплекса "1С:ERP Управление строительной организацией" специалисты "1С-Рарус" автоматизировали следующие бизнес-процессы компании:

Бухгалтерский учет:

• Учет выполнения строительно-монтажных работ по ПБУ 2/2008 с помощью отраслевого функционала по выпуску, приемке и реализации работ (доработки расчета себестоимости работ и объектов строительства).

• Учет основных средств и НМА (доработки для передачи между филиалами стоимости и сумм накопленной амортизации при перемещении основных средств и выполнении независимого закрытия месяца).

• Передача финансового результата из филиала в головное предприятие (доработки по правилам компании, что позволяет выполнять корректное закрытие месяца).

• Учет резервов по выполненным работам (доработки по начислению и списанию резервов по правилам компании).

• Учет гарантийных удержаний по строительным договорам.

• Учет налогов.

Расчет финансового результата, контроллинга:

• Реализован специальный функционал для операций внутри группы компаний и контроля корректности внутригрупповых операций "Авизо", который исключил ошибки в документообороте и учете за счет запрета односторонней корректировки документов и повысил скорость взаимодействия между филиалами.

В частности, разработан функционал:

• • передача непредъявленной выручки по филиалам;
  • передача взаиморасчетов;
  • передача прочих доходов и расходов;
  • перемещение основных средств, в т.ч. основных средств, числящихся на забалансовых счета бухгалтерского учета;
  • перемещение товаров;
  • передача денежных средств;
  • передача авансовых отчетов;
  • передача товарно-материальных ценностей, числящихся на забалансовых счета бухгалтерского учета;
  • отражение "зеркальных" проводок по компании для контроля оборотов 79 счета между филиалами;
  • рабочий стол для согласования приемки "Авизо", журналов документов;
  • автоматическое создание и обновление корреспондирующих документов "Авизо";
  • контрольные процедуры по связанным документам "Авизо" в зависимости от статуса: проведение, отмена проведения, пометка удаления;
  • перемещение товаров между филиалами для записи себестоимости товаров по средней или документу поступления;
  • создание на основании документа корректировки задолженности документов "Счет-фактура выданный и полученный на аванс";
  • печатные формы "Авизо" для каждого вида операции;
  • отчеты "Сравнение документа с корреспондирующим документом (Прочие доходы и расходы)"; "Сравнение документа с корреспондирующим документом (Перемещение товаров)"; "Сравнение документа с корреспондирующим документом (Перемещение ОС)"; "Сравнение документа с корреспондирующим документом (Корректировка долга)";
  • отчет "Отчет по операциям по головной организации".

• Реализовано раздельное закрытие месяца, что позволяет ускорить обработку неточностей, выявленных системой, за счет возможности параллельной работы сотрудников филиалов.

В частности, разработаны следующие функции:

• • закрытие месяца по каждому филиалу отдельно, без необходимости запуска общего закрытия;
  • начисление и списание резервов предвиденных расходов;
  • закрытие 23 счета: передача в филиалы и распределение по счетам;
  • распределение 25 счета без создания документов по выработке сотрудников;
  • закрытие 20 счета;
  • реализация рабочего места по закрытию месяца;
  • добавление налогового учета по 46 счету в первичных документах;
  • списание погрешностей расчета себестоимости, возникающих при перемещениях и реализациях товаров, на прочие расходы по статье расходов;
  • передача финансового результата по 90 и 91 счетам в головную организацию;
  • учет забалансовых ТМЦ в стоимостной оценке;
  • передача разницы себестоимости фактической и плановой по материалам между филиалами;
  • учет прочих расходов и доходов.

Отчетность:

• Разработаны для целей предоставления оперативной отчетности руководству компании и филиалов по стандартам "Трансинжстрой" следующие отчеты:

• Расшифровка дебиторской и кредиторской задолженности;
• Сводный Авизо;
• Сроки хранения материалов (свыше 6 месяцев) по средней цене;
• Сроки хранения товаров (интервалы до 1 года, 1-2, 2-3 лет);
• Сроки хранения товаров (до 1 года);
• Сроки хранения товаров (долгосрочный);
• ФСБУ Отчет по материалам-резервам;
• ФСБУ Отчет по основным средствам;
• Инвентаризация взаиморасчетов (дата договора, дата задолженности);
• Материальный отчет;
• Отчет по ДДС (расшифровка сумм НДС);
• Перечень ОС приобретенных самостоятельно;
• Реестр списанных основных средств;
• Реестр документов по Авизо;
• Корректировка материалов;
• Сравнительный анализ счета 76.АВ;
• Отчет по распределению затрат СМУ-158;
• Прибыль от продаж;
• Налог на имущество;
• Отчет по использованию лимита накладных расходов;
• Реестр материальных документов, сформированных без использования складских ордеров;
• Отчет План-Факт;
• Отчет по показателям эксплуатации техники.

Казначейство:

• Выполнена интеграция с корпоративной системой учета заявок на оплату (ФЭПиО), что позволило сэкономить финансовые и человеческие ресурсы проекта и исключить возможные сбои при переходе на новую систему.

Для этих целей разработан следующий функционал:

• • автоматическое проведение "Заявок на расход ДС" при проведении "Реестра на оплату" и отключение контроля статуса "Заявок на расход ДС" при создания "Безналичных списаний ДС";
  • автосоздание заявки на расход денежных средств для головной организации и филиала для передачи денежных средств между ними;
  • документ "Реестр платежей";
  • использование "лимитных" заявок на расход денежных средств, по которым можно выполнять оплату нескольким контрагентам.

• Внедрены типовые функции учета операций по банку и кассе, учет операций с подотчетными лицами, учет операций по займам, аренде (лизингу).

Управление закупками:

• Загрузка из "1С:Управление торговлей 11" поступлений по складским ордерам позволила ускорить время оформления документов приобретения товаров и сократить объем обучения сотрудников склада.

Управление запасами:

• Учет ТМЦ на складе и в эксплуатации (доработки в части забалансового суммового учета для целей учета остаточной стоимости ТМЦ в эксплуатации, в частности, разработаны отчеты для расчета стоимости и расчет сумм удержаний при увольнении сотрудников при сохранении за ними спецодежды и спецоснастки).
• Инвентаризация, списание, оприходование материалов.
• Разработка механизма настройки разных видов ценности номенклатуры для одной номенклатуры для учета разных субсчетов НДС для одной номенклатуры в зависимости от филиала и склада хранения.
• Разработка механизма заполнения счетов учета в документах приобретения и перемещения номенклатуры и автоматического сохранения в настройках программы для упрощения работы по настройке счетов учета номенклатуры.
• Разработка функционала оборачиваемых товаров для возможности учета опалубки.
• Доработка функционала списания стоимости малоценных ТМЦ по бухгалтерскому учету на разные счета учета расходов в зависимости от организации и склада хранения с учетом передачи между филиалами только налогового учета и количества.

Управление продажами:

• Продажа товаров, услуг и работ, в том числе строительных.
• Производство продукции из давальческих материалов (доработана возможность передачи материалов по давальческому производству без указания выпускаемой продукции).
• Доработка документа "Реализация товаров и услуг" для учета себестоимости товаров по контролируемым сделкам.

Управление строительным производством:

• Производство по заказам и без заказов для целей учета корректной себестоимости выпускаемой продукции (разработка функционала сохранения плановой цены на продукцию из документа "Производство без заказа").
• Переработка материалов на стороне (адаптация под особенности учета компании, с целью сокращения трудозатрат по вводу цепочки документов).

Результаты проекта

1. Учет 11 предприятий (головной офис и 10 филиалов в разных регионах) за полгода полностью переведен в новую ERP-систему. Чтобы выполнить переход в сжатые сроки, было принято дальновидное решение отказаться от ведения параллельного учета в двух базах:

• Начиная с 1 января 2023 года, пользователи начали самостоятельно вводить в систему данные первичных документов, для чего в декабре 2022 года было проведено предварительное обучение сотрудников. Поддержка пользователей осуществлялась командой "1С-Рарус" параллельно с переносом данных из предыдущей системы и разработкой конфигурации.

• Перенесены данных из 11 баз центрального офиса и филиалов компании в базу "1С:ERP Управление строительной организацией". Правила переноса данных начали разрабатываться в ноябре 2022 года. Первый тестовый перенос выполнен в декабре 2022 года, а первый рабочий перенос - 2 января 2023 года. Выполнено множество итераций переносов остатков, что обусловлено корректировкой по итогам года остатков в предыдущей базе.

2. Закрытие периодов по регламентированному учету выполняется в запланированные сроки за счет работы в единой учетной системе. Годовая отчетность и отчеты за 1 квартал 2023 года были сданы вовремя.

3. Внедрение алгоритма последовательного закрытия и индивидуальных правил распределения и передачи затрат между филиалами позволило ускорить процесс закрытия месяца в 2 раза.

4. Менеджмент компании оперативно получает отчетность в необходимых разрезах. Осуществляется своевременное оповещение ответственных лиц и руководителей о критичных показателях компании.

5. Новая система позволяет получать детальную информацию по налогообложению, в частности, по оперативным регистрам, на что были потрачены значительные ресурсы проекта. Типовые отчеты помогают проверять корректность расчета единого налогового платежа.

6. Автоматическое создание операций между филиалами на принимающей стороне, которые не требуют единого закрытия месяца, позволило сократить время закрытия периодов, т.к. процесс исправления обнаруженных ошибок выполняется оперативно сотрудниками филиалов.

7. Интеграции с используемыми компанией системами позволили сэкономить финансовые и человеческие ресурсы на внедрение аналогичного функционала в "1С:ERP УСО" и не вызвало перебоев в работе компании по уже налаженным процессам согласования платежей, бюджетирования, складского учета, согласования договоров и учета автотранспорта.

8. Налажен прозрачный межфилиальный документооборот с автоматическим созданием "зеркальных" документов и правилами последовательной обработки документов. Используются совместные журналы документов "Авизо" со статусами обработки, с запретом внесения изменений в документах на стороне отправителя, если документы утверждены получателем.

9. Добавлена возможность фиксации стоимости материалов при передаче между филиалами, что позволило сохранить утвержденные в компании правила ведения учета и расчета себестоимости.

10. Настроен учет выполнения строительно-монтажных работ по ПБУ 2/2008, что реализовано благодаря внедрению использования отраслевых документов по учету выпуска, приемки и реализации строительно-монтажных работ.

Планы развития системы:

• Приоритетная задача на 2024 год - автоматизация учета по международным стандартам финансовой отчетности с отражением внутригрупповых оборотов. Команда "1С-Рарус" адаптировала методическую модель учета и отчетности по МСФО под потребности компании, провела консультации по вариантам настройки и использования данного функционала.

• Планируется внедрить внутренний электронный документооборот. Для согласования и подписания документов различными вариантами электронных подписей дорабатывается интеграция системы с "1С:Документооборот КОРП", ред. 3.0, и функция по автоматической связи исходящих и входящих документов "Авизо". В ближайших планах расширить внутренний ЭДО на филиалы группы "Трансинжстрой".

• В планах развития системы стоит отказ от отдельных конфигураций и перевод в "1С:ERP УСО" процессов:

• складского учета;

• бюджетирования по стандартам компании;

• учета и согласования платежей;

• заявочной кампании;

• календарно-сетевого планирования строительно-монтажных работ с функцией планирования закупки материалов.

Сизов Роман Николаевич, начальник ИТ-отдела, АО "Трансинжстрой":

"Мы в рекордные сроки, всего за 6 месяцев, перевели работу 11 предприятий в "1С:Управление строительной организацией". Компанией "1С-Рарус" запущена полноценная техническая поддержка системы, подготовлены пользовательские видеоинструкции, проведено обучение наших сотрудников. Мы планируем развитие системы в направлениях бюджетирования и введения календарно-сетевого планирования с функцией планирования закупки материалов для роста эффективности строительных проектов".

Митюшина Ирина Юрьевна, главный бухгалтер, АО "Трансинжстрой":

"При запуске новой системы наше руководство пошло на определенные риски, отказавшись от ведения учета параллельно в двух программах. Это позволило выполнить переход в сжатые сроки. Спасибо нашему генеральному директору за поддержку и веру в нас, а команде "1С-Рарус" и моим коллегам - за профессионализм и упорство! "1С-Рарус" помог нам быстро адаптироваться к ведению регламентированного учета в новой управленческой системе, сейчас все коллеги из филиалов быстро и уверенно сдают отчетность и владеют нюансами функционала программы. Многое сделано, и у нас еще много планов в части повышения эффективности нашей работы".

1С:ERP Управление строительной организацией :
• Регламентированный учет
• Финансы, управленческий учет
• Казначейство
• Управление продажами
• Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками
• Производство
• Различная отраслевая специфика

Архитектура решения и масштаб проекта

Архитектура системы "1С:ERP Управление строительной организацией 2" в "Трансинжстрой"

Схема интеграций "1С:ERP Управление строительной организацией" с другими системами компании