Цели проекта

• создание единого информационного пространства для всех подразделений предприятия;
• централизация оперативного контура и получение достоверной регламентированной и управленческой отчетности.

Оперативные цели:

Создание единой информационной системы, которая позволит осуществить:

• переход от учетной системы стороннего вендора на программные продукты "1С";
• автоматизацию деятельности отделов закупок, продаж;
• автоматизацию процессов согласования договоров, документов;
• переход на новую систему управления базами данных;
• интеграцию с системой подготовки и оформления перевозочных документов на железнодорожные грузоперевозки "ЭТРАН";
• сокращение затрат на поддержку программного обеспечения.

Ситуация до внедрения

Открытое акционерное общество "Новоросцемент" (входит в АО "Газметаллпроект") - один из крупнейших производителей цемента в РФ. Предприятие было основано еще в XIX веке, является лауреатом большого количества наград и премий.

ОАО "Новоросцемент" производит более 4 100 000 тонн высококачественного цемента в год, в том числе по современной сухой технологии. Руководство предприятия уделяет большое внимание модернизации производства и строжайшему соблюдению всех норм и требований законодательства.

На момент предпроектного обследования в ОАО "Новоросцемент" регламентированный учет осуществлялся в ERP-системе стороннего разработчика. Система не покрывала оперативный контур в полном объеме:

1. Планово-экономический отдел получал данные от ряда подразделений, информация между которыми не была унифицирована и собиралась в таблицах Microsoft Excel. Отсутствие централизации данных влекло за собой значительные трудозатраты сотрудников на приведение информации к единой форме и ее анализ.
2. Исполнение финансового плана также контролировалось с помощью таблиц Microsoft Excel, а заявка на оплату проходила ревизию в сравнении с определенной таблицей финансового плана. Служебные записки на оплату согласовывались на бумажном носителе. К подготовленной служебной записке необходимо было приложить нужные для проведения оплаты документы: счет и копию договора, а в случае постоплаты еще и первичный документ. Далее служебная записка передавалась в канцелярию для регистрации. Процесс делопроизводства на предприятии был неоперативным. Платежи могли задерживаться или теряться.
3. Себестоимость рассчитывалась вручную, и в исторической ERP-системе отражались результаты расчетов. Расчет не был детализированным по каждой позиции. Далеко не все данные можно было расшифровать, или это занимало большое количество времени. Анализировались документы либо оборотно-сальдовые ведомости, полученные от бухгалтерии.
4. Для контроля подразделений, осуществляющих выпуск, передачу и отгрузку продукции, в Excel формировались суточные рапорты. На основании поданных суточных рапортов определяли объем сырья, используемого для выпуска цемента. Бухгалтерия получала эту информацию и проводила списание. Невозможно было сразу увидеть точные остатки по переделу, оперативности складского учета не было.
5. Отделы продаж и логистики в Excel фиксировали оперативность реализации и отгрузку.
6. При расчете заработной платы не все виды начислений были автоматизированы. Определенная часть формировалась вручную и вносилась итоговой суммой в систему без расшифровки.

Уникальность и инновационность проекта

• В "1С:ERP Управление предприятием" ("1С:ERP") были разработаны аналитические формы 4.1 "Себестоимость произведенного цемента по элементам затрат с учетом тарирования" и 4.2 "Себестоимость реализованного цемента по элементам затрат с учетом тарирования". Также создан пакет управленческих отчетов по деятельности организации. В него входят такие отчеты, как финансовый план, отчет о финансовых результатах, образование и использование собственных средств. Плановые данные в отчетах собираются на основании настроенных в системе функциональных бюджетов (план закупок, план продаж, сметы затрат, ФОТ и другие). Фактические данные собираются на основании настроенных правил получения факта напрямую из системы, что позволяет при нажатии на кнопку для формирования отчета получить актуальную информацию.
• Для расчета фактических калькуляций продукции требовалась информация о расшифровке переделов продукции до первоначальных затрат с учетом переходящих остатков. Такой механизм был реализован путем добавления выделенного регистра и специализированного документа. Данные в регистр записываются после полного закрытия периода.
• Для нужд ряда управленческих отчетов в системе стало возможным представить себестоимость любого элемента (продукция или полуфабрикат) в виде первоначальных затрат (зарплата, конкретные материалы, услуги и прочее) независимо от даты их поступления в организацию. При этом существует возможность регулировать уровень расшифровки, исключая из цепочки отдельную продукцию или результаты выпуска целых производственных подразделений. Такой подход позволяет экономистам гибко регулировать состав затрат по продукции и полуфабрикатам.
• Организован учет производства исходя из нормативного потребления материалов.
• Настроены внутризаводские отчеты для предприятия, которые выводят данные по работе основного производства и отгрузке цемента. Это помогло сократить количество пользовательских ошибок.
• Создан отдельный механизм ценообразования в разрезе контрагентов, регионов, станций и грузополучателей, обеспечен жесткий контроль цен, исключен ручной ввод цены. Автоматизирован процесс оформления реализации – документы по максимуму заполняются автоматически из сторонних систем (интеграция с "ЭТРАН") или по данным самой базы.
• Разработана интеграция с весовым терминалом и упаковочной машиной для загрузки фактического количества отгружаемой продукции непосредственно в базу. Настроена отчетность для оперативного контроля отгрузки по ряду показателей, а также для оперативного контроля дебиторской задолженности.
• Адаптированы справки-расчеты начисленного транспортного, земельного, имущественного налогов.

Публикации о проекте

• Автоматизация предприятия ОАО «Новоросцемент» на базе программы "1С:ERP Управление предприятием 2"

Дополнительная информация к описанию проекта

Михаил Сергеевич Щербак, начальник Управления информационных технологий Новороссийского филиала АО "Газметаллпроект", рассказывает, как переход на систему "1С:ERP" расширил возможности для анализа:

"Основной нашей целью было перейти на "1С:ERP Управление предприятием" для автоматического ведения оперативного контура, уйти от Microsoft Excel. Этого мы достигли, централизовали данные.
Получили уверенность, что сейчас у нас просто не может быть недостоверной информации - все, что есть в регучете, отражается в управленческих отчетах, созданных для планово-экономического отдела. С внедрением ERP у нас появились дополнительные оперативные отчеты. В прежней ERP мы видели, кому отгружали цемент, в каком объеме и какой марки. Сейчас обладаем более широкой аналитикой: знаем регион и адрес, что важно для анализа рынка сбыта. Раньше для такого анализа нужно было получать данные от перевозчиков или с других предприятий.
Я сейчас стал погружаться в отчеты и вижу, какая колоссальная работа проделана в блоке бюджетирования, какой эффективный инструмент - формы 4.1 и 4.2, которые выводят данные по себестоимости произведенного и реализованного цемента, расшифрованные до элементов затрат.
Плюсом стало, что с приобретением программ "1С" перешли к электронному документообороту, процесс оформления заявок на оплату стал удобным. Путь заявки стал настолько прозрачным, что мы буквально в режиме онлайн видим этапы согласования. Руководитель пользуется мобильным клиентом, что позволяет согласовывать документы откуда угодно и решать рабочие вопросы. С ERP-системой у нас появилась оперативность складского учета.
В исторической ERP-системе было задействовано 75 рабочих мест, а сейчас автоматизировано более 200".

Результаты проекта

При создании единого информационного пространства на базе "1С:ERP" повысились прозрачность данных, точность и оперативность учета.

Полностью автоматическое заполнение регламентированной отчетности стало радикальным изменением для сотрудников предприятия. Теперь необходимо четко отражать первичные документы и заниматься распределением количественных показателей.

Появились электронные заявки на оплату, которые автоматически проходят заданный маршрут согласования в системе. Реестр платежей формируется на основании заявок на расходование денежных средств и согласовывается дважды в неделю в электронном виде. Сразу автоматически эти данные попадают в строки финансового плана. Повысилась дисциплина и скорость исполнения платежей.

Оперативный контур позволяет в любое время получить информацию по состоянию отгрузки, производству, наличию остатков основных материалов. Сокращены трудозатраты бухгалтерии на внесение производственных документов.

В части заработной платы реализованы все виды начислений, расчеты производятся внутри информационной системы с необходимой детализацией для анализа. В отдельной базе "1С:Зарплата и управление персоналом" разработан блок для учета плановой штатной расстановки и бюджета отдела труда, на основании которых формируются отчетные формы по плану-факту. Также эти данные выгружаются в систему ERP для формирования плановой себестоимости и финансового плана.

1С:ERP Управление предприятием :
• Бухгалтерский и налоговый учет
• Бюджетирование
• Расчет себестоимости
• Управление персоналом, расчет зарплаты
• Учет денежных средств
• Управление основными средствами
• Управление закупками
• Управление продажами
• Управление производством
• Управление автотранспортом

Архитектура решения и масштаб проекта

Для достижения целей было принято решение использовать программный продукт "1С:ERP Управление предприятием". Все дополнительные программы решили частично объединить, а частично перестать использовать: ERP-систему стороннего разработчика, Microsoft Excel, самописную программу для весовых. В результате:

• Блок регламентированного учета в системе "1С:ERP" смог полностью заменить регучет в исторической системе с элементами адаптации и автоматизации процессов ввода документов и расширением автоматически формируемых отчетных форм.
• Блок производства в "1С:ERP" решает задачи оперативного учета производства и при этом отвечает требованиям бухгалтерии.
• Автоматизирован блок ценообразования – цены во все документы реализации проставляются автоматически, исключены ошибки, ранее допускаемые пользователями. Программа сама ведет учет прайс-листов и дополнительных соглашений с клиентами.
• Автоматизирован блок работы с железнодорожными накладными. Накладные автоматические. Загружаются из системы "ЭТРАН", реализация создается в полуавтоматическом режиме на основании квитанций из "ЭТРАН", настроен расчет цен для УПД с доставкой и услугами экспедитора. Настроена интеграция учетной системы с весовыми терминалами и упаковочными машинами для автоматического ввода в программу факта отгрузки.
• "1С:ERP" и "1С:Документооборот" сократили сроки согласования внутренних документов и передачи входящей и исходящей корреспонденции.
• С помощью "Управления IT-отделом 8" систематизирована и упрощена поддержка пользователей. Программа интегрирована в основные учетные системы "1С", из которых можно отправлять обращения в службу поддержки. Для увеличения эффективности работы службы поддержки применяется сервер взаимодействия внутри учетных систем.
• Система взаимодействия в "1С" позволяет оповещать пользователей об обновлении ПО и технических окнах, что особенно ценно, т.к. отгрузка цемента происходит непрерывно.

Схема учетной системы