Цели проекта

Перед проектом цифровизации бизнеса ставились цели по увеличению числа выполняемых заказов и упрощению контроля работы предприятия со стороны руководства.

Задачи проекта:

1. Создать цифровые сервисы по обеспечению питания и проживания сотрудников компаний-заказчиков.

2. Централизовать оперативный учет по нескольким регионам.

3. Обеспечить выгрузку данных об оперативной деятельности в систему бухгалтерского и налогового учета со сверткой излишней аналитики.

4. Выполнить интеграции с прочими системами компании и создать единый корпоративный ИТ-ландшафт.

Ситуация до внедрения

Компания "Арктик Катеринг Сервис" ("АКС") — это поставщик комплексных услуг в области кейтеринга, управления объектами, включая уборку, техническое обслуживание, размещение персонала. Заказчики "АКС" — крупнейшие компании в нефтегазовом, горнодобывающем и строительном секторах, как на городских, промышленных объектах, так и на морских и удаленных территориях, в экстремальных условиях Арктики и в регионах, отнесенных к районам Крайнего Севера.

Компания, основанная в 1992 году, более 20 лет специализировалась на жизнеобеспечении моновахтовых поселков нефте- или газодобывающих компаний: предоставляла услуги кейтеринга в столовых и услуги уборки общежитий работников. Поскольку объектов было немного, и они размещались в 5 районах, функция ИТ в компании была передана на аутсорсинг, своих айтишников в штате не было.

В результате победы "АКС" в тендере одной из крупнейших российских нефтяных компаний Западной Сибири нужно было обеспечить 21 столовую в ХМАО, в районе Сургута, и две в Салехарде комплектом софта и кассового оборудования, а также перевести управление складскими запасами с одного склада на 23 подсклада, запустить управление меню и планирование. В штат "АКС" был принят ИТ-менеджер, который практически сразу инициировал проект цифровизации кейтеринговых услуг и вступил во взаимодействие с командой "1С-Рарус"

Уникальность и инновационность проекта

Сложность перехода на "1С:Управление предприятием общепита" заключалась в том, что за время обслуживания столовых на предприятии в системе "1С:Общепит" накопилось несколько десятков тысяч чеков. И нужно было переносить большую базу и бесшовно мигрировать кассовые узлы на удаленных объектах так, чтобы не возникало необходимости в перенастройке.

Были сложности с доступностью интернета. Многие объекты – это далекие точки на карте, такие, как Диксон. Где-то связь есть редко, по расписанию, буквально на пару часов в день, где-то — с помощью спутникового интернета, с дорогим трафиком. Проектной команде пришлось адаптировать систему к требованиям такого минимального, квантового обмена, чтобы в редкие часы, когда связь есть, могла пройти вся необходимая информация в сжатом виде и с достаточным дублированием, чтобы минимизировать затраты на связь. В этой части было много оптимизаций и нестандартных технических решений.

Реализована оцифровка и отладка алгоритмов сложной схемы ценообразования и начисления дополнительных тарифов за обслуживание, сочетающейся с предоставлением конечному заказчику расчетов за фактически оказанные услуги питания.

Командой "АКС" создано мобильное приложение для работы с ИТ-сервисами, с единым окном входа для каждого сотрудника компаний-заказчиков. В приложении сотрудники видят свои расходы на питание в режиме онлайн и в ретроспективе. Также разработан сервис по доставке еды сотрудникам, размещенным в зданиях, где не было столовых, с сохранением истории заказов. Благодаря наличию интерфейсов для интеграции, сервисы работают на "1С:Управление предприятием общепита".

В рамках пилотного проекта "Умная касса" на одном объекте "АКС" тестируется автоматизированная система самообслуживания гостей с помощью специализированных терминалов и технологии "1С-Рарус" по распознаванию блюд на основе нейросетей и искусственного интеллекта. Такие системы могут существенно увеличить пропускную способность объектов общественного питания, особенно в часы пиковых нагрузок, когда смена 2000 человек приходит на обед в заводскую столовую. А на удаленных объектах, возможно, позволят обслуживать людей без кассира, оптимизировав затраты на вспомогательный персонал.

Использование новых технологий позволяет совершенствовать качество обслуживания и повышать уровень цифровизации сервисов компании.

Публикации о проекте

• Интервью в TAdviser: "Как цифровизация кейтеринга объединила разработчика и заказчика"

• Внедрение "1С:Общепит"
• Внедрение "1С-Рарус: Управление отелем"
• Внедрение "1С:Управление предприятием общепита"

Результаты проекта

1. Построена единая система управлением оказанием кейтеринговых услуг со сквозным процессом учета и биллинга.
2. Созданы удобные цифровые сервисы для обеспечения сотрудников клиентов-заказчиков питанием и проживанием.
3. Оптимизированы оперативные процессы: ведение рецептур и калькуляций, составлению меню под требуемые параметры, планирование производства.
4. Обеспечено своевременное формирование заказов поставщикам, строгий контроль сроков годности продуктов для сокращения затрат.
5. Адаптирована схема работы и синхронизации данных с учетом низкого качества связи на объектах и точках питания.
6. Реализованы интеграции на каждом объекте в части автоматизированной загрузки карт питания сотрудников и правил предоставления дотаций, а также выгрузки для каждого объекта данных о фактически предоставленных услугах питания и проживания.
7. Настроен постоянный мониторинг системы для обеспечения бесперебойности работы и необходимого быстродействия.

В результате проекта на базе решений "1С" и "1С-Рарус" создана единая комплексная ИТ-система, охватывающая все отраслевые бизнес-процессы "АКС" и органично интегрированная в ИТ-ландшафт компании.

1С:Общепит :
• Управленческий учет
• Бухгалтерский и налоговый учет

1С:Управление предприятием общепита :
• Управление продажами, логистикой и транспортом
• Формирование отраслевой отчетности
• Производство
• Финансы, управленческий учет, мониторинг показателей
• Управление персоналом и кадровый учет
• Закупки и управление отношениями с поставщиками

1С-Рарус: Управление отелем :
• Учет номерного фонда
• Управление бронированием и размещением
• Взаиморасчеты по услугам проживания
• Учет содержания и уборки номеров

Архитектура решения и масштаб проекта

"1С:Общепит" и кассовая система

Для автоматизации учетных функций для крупного нефтегазового проекта проектная команда остановила выбор на отечественном кассовом решении для фронт-обслуживания и на системе "1С:Общепит".

Для перехода на депозитно-дисконтную систему оплаты сотрудников, работающих вахтовым методом, было решено внедрить кассовую систему, разработанную "1С-Рарус".

С помощью связки решений была настроена полная автономность кассового программного обеспечения, с набором интерфейсов по ролям. Реализована схема дотационного питания и выпущена единая платежная идентификационная карта с использованием веб- и смс-сервисов для активации карты сотрудниками. Сотрудник получает идентификатор – пластиковую карту с виртуальным счетом, и использует ее для авторизации в столовой у кассира, подтверждения факта покупки выбранных блюд и списания денег. В конце месяца бухгалтерия заказчика ожидает отчет от кейтерингового партнера о сумме, потраченной каждым сотрудником на питание, а затем компенсирует затраты и вычитает из нее НДФЛ.

Благодаря успешной автоматизации "АКС" взяла на обслуживание еще двух клиентов: газоконденсатную и золотодобывающую компанию. Для обоих предприятий реализованы кассовые системы с депозитными кошельками и картами.

"1С:УНФ 8. Управление предприятием общепита"

Федеральный кейтер активно развивался и ему становилось недостаточно возможностей существующих инструментов автоматизации. Компания обслуживала разные проекты, у каждого из которого были собственные столовые, логистика, стоимость продуктов, а "1С:Общепит" предлагал усреднение параметров. И единственным вариантом учитывать особенности каждого проекта в этой системе стало бы увеличение количества информационных баз.

К тому же в это время компания "АКС" выиграла еще один тендер крупнейшей нефтедобывающей компании на обслуживание 57 столовых, рассчитанных на питание 30-35 тысяч человек, и расположенных на площади 200 кв. км между Нефтеюганском и Сургутом. В ТЗ была прописана сложная система депозитов: 4 типа идентификационных карт, с разными лимитами, правами, категориями и возможностями. Кроме того, для удобного расчета и оптимизации размера НДФЛ для сотрудников все наценки нужно было вынести в тариф.

Строить единую платформу, которая может идентифицировать сотрудника, учитывать приобретенные блюда и рассчитывать тариф в правильной форме, было решено на базе решения "1С:Управление предприятием общепита".

В ходе миграции бэкенд-части с "1С:Общепит" на систему "1С:Управление предприятием общепита" специалисты "1С-Рарус" перенесли выполненные ранее специфические проектные доработки и накопленные данные: справочники, кассовые узлы с сохранением уникального идентификатора объекта GUID. Реализован перевод учета операционного контура без необходимости перенастройки пусконаладки кассовых рабочих мест, рецептур, остатков по учетным блокам.

"1С-Рарус: Управление отелем"

Внедрение "1С-Рарус:Управление отелем" позволило расширить функциональные рамки проекта на автоматизацию блока учета услуг проживания персонала в вахтовых поселках и иных местах временного или постоянного размещения.

Автоматизированы следующие участки учета:

• учет номерного фонда;
• управление бронированием и размещением;
• учет взаиморасчетов по услугам проживания;
• хаускипинг (учет содержания и уборки номеров).

Мониторинг производительности

Количество объектов, которые обслуживает компания "АКС", увеличивалось и нагрузка на инфраструктуру росла. Поэтому для повышения стабильности, производительности и отказоустойчивости созданной системы было решено использовать специальный инструмент для мониторинга производительности разработки "1С-Рарус". Инструмент позволяет анализировать долгие вызовы, блокировки и прочие технологические отклонения. ИТ-команда "АКС" следит за критически важными показателями и при необходимости может превентивно принимать соответствующие меры. Потенциально в периметре постоянного наблюдения могут находиться более 200 объектов, разбросанных по северным и восточным территориям страны.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

• Кассовая система — автоматизации предприятий питания и управление базой карт.

• Сервис по мониторингу производительности — отслеживание различных параметров производительности для обеспечения стабильной и эффективной работы кластеров и клиентов 1С.

Специалистами "1С-Рарус" разработано большое количество интеграций со смежными системами:

• Выгрузка данных в контур бухгалтерского и налогового учета ("1С:Бухгалтерия") со сверткой излишней аналитики.
• Шлюз интеграции с сервисом SMS-активации карт и оповещения по операциям.
• Клиентское мобильное приложение.
• Внешняя система учета финансов и ТМЦ в материнской компании.