Цели проекта

1. Обеспечить соблюдение установленных сроков формирования управленческой отчетности, повысить ее прозрачность и достоверность на всех этапах производственного и финансового цикла.
2. Создать и настроить в системе бюджетного управления полный перечень необходимых управленческих аналитик для поддержания эффективного контроля и планирования деятельности компании.
3. Автоматизировать процесс подготовки полного комплекта управленческой отчетности (БДДС, БДР) в разрезе центров финансовой ответственности, упростить и ускорить получение актуальной аналитической информации для руководства.
4. Реализовать автоматизацию всех этапов казначейства – от подачи заявок на оплату до их контроля, согласования и исполнения платежей, для сокращения трудозатрат и повышения финансовой дисциплины.
5. Внедрить механизм контроля целевого использования денежных средств, обеспечив прозрачность финансовых потоков и возможность отслеживать каждую операцию от заявки до исполнения.
6. Обеспечить инструмент для расчета себестоимости продукции по позаказному производству и формирования бюджета на основании аналогичных сборок прошлых периодов.
7. Повысить финансовую дисциплину за счет автоматизации контроля исполнения бюджетов.

Ситуация до внедрения

Компания "Приоритет" 25 лет является одним из крупнейших российских производителей пожарной техники с непрерывным циклом производства, расположенного на территории Челябинской области в городе Миасс. Опираясь на стратегию опережения, которая позволяет быть на шаг впереди конкурентов, предприятие уверенно развивается и остается на лидирующих позициях ведущих производителей автомобильной спецтехники.

Миссия компании "Приоритет" — это производство высокоэффективной пожарной техники, спасающей жизни и здоровье людей. Компания осуществляет деятельность на региональном и федеральном уровнях, имеет опыт экспорта своей продукции в 25 стран, постоянно расширяя охват рынка, насчитывает более 350 сотрудников и 5000 квадратных метров производственных площадей.

На момент начала работ управленческий учет и бюджетирование велись в "1С:Бухгалтерия предприятия 8 КОРП" с модулем ГОЗ (разработанным одним из партнеров фирмы "1С") и в MS Excel. Бюджеты собирались вручную, данные сводились в отдельные таблицы, план-фактный анализ и контроль лимитов также осуществлялись вручную, что влекло за собой высокую трудоемкость и риск ошибок. Помимо этого, процесс согласования заявок на оплату был длительным, отсутствовал контроль лимитов ДС и казначейских процедур на стадии исполнения бюджета.

Ключевой особенностью учета для автоматизации компании "Приоритет" являлось позаказное производство: каждая единица готовой продукции комплектуется индивидуально, на каждый заказ заводится отдельная номенклатурная группа с уникальным номером. Таким образом, возникает необходимость рассчитывать фактическую себестоимость каждой детали, а затем определять итоговую себестоимость машины на основе состава заказа. На момент начала проекта сбор данных для анализа затрат и формирования бюджета выполнялся через внешний отчет по корреспондирующим с 20.01 счетам и консолидировался в Excel таблицах вручную.

Уникальность и инновационность проекта

На подготовительном этапе работ необходимо было установить и подготовить к адаптации программный продукт "БИТ.ФИНАНС" для конфигурации "1С:Бухгалтерия предприятия КОРП" с учетом особенностей модуля ГОЗ.

На этапе обследования были определены границы проекта и собраны основные бизнес требования Заказчика, включающие в себя автоматизацию полного цикла бюджетирования и казначейства. На основании результатов обследования разработана дорожная карта проекта, в соответствии с которой необходимая функциональность системы "БИТ.ФИНАНС" была введена в эксплуатацию. После проведения обследования, было принято решение реализовать проект по технологии Waterfall.

В ходе работы над проектом и согласования нормативно-справочной информации был проведен детальный анализ финансовой структуры компании. Это дало возможность стандартизировать и привести к единому формату ключевые справочники – такие как статьи движения средств, центры финансовой ответственности (ЦФО), проекты и другие. Благодаря этому были выработаны единые подходы к формированию бюджета доходов и расходов (БДР) и бюджета движения денежных средств (БДДС).

В части казначейства был реализован автоматизированный процесс создания заявок на расходование денежных средств, настроены правила согласования, а также организовано подключение сотрудников по заранее определённой матрице прав доступа. Эта матрица прав стала основой для эффективного управления доступом и обеспечения контроля за действиями пользователей в системе. Также были доработаны типовые механизмы лимитов в "БИТ.ФИНАНС": возврат денежных средств от поставщика по статье автоматически восстанавливает лимит по этой же статье, минимизируя риск ошибочного планирования.

Помимо этого, были настроены формы ввода плановых данных по бюджетам БДР и БДДС с использованием механизма Зависимых оборотов. Установка зависимостей между статьями оборотов по бюджетам позволила возложить часть работы по планированию данных на систему. Для этого в рамках каждого сценария было указано, каким образом одна статья оборотов может быть автоматически рассчитана на основании другой.

Также в системе были настроены источники данных, позволяющие автоматически получать данные бюджета по амортизации ОС и НМА – данный источник обращается к регистрам учета "1С:Бухгалтерии", а также источник данных, формирующий запрос на стороннюю информационную базу "1С:Зарплата и управление персоналом", для получения данных по расходам по заработной плате сотрудников производственных подразделений. Это позволило сократить ручной ввод данных в систему пользователями.

Для решения задачи автоматизации планирования расходов на производство готовой продукции с учетом накопленного опыта по аналогичным заказам прошлых периодов была реализована серия доработок. В справочник "Номенклатурные группы" были добавлены дополнительные реквизиты, которые указывали на соответствующие составные части готовой продукции: "Шасси", "ПКИ", "Цистерна", "Каркас", "Насос", "Пенобак", "КБР". Ключевым нововведением стал реквизит "Продукция-ориентир", который дает возможность указать связь с ранее собранным аналогом – это обеспечивает сбор и анализ затрат на основании данных по конкретной, технически схожей продукции.

Алгоритмы формирования бюджета расходов были доработаны таким образом, чтобы система автоматически формировала плановые значения на основе фактических затрат по выбранному ориентиру. Расходы рассчитываются раздельно по "ПКИ" и "Шасси": для автоматической подстановки их стоимости используются произвольные параметры и специально разработанные источники данных. Если цена за "Шасси" была фиксированной для всех подобных изделий, то стоимость "ПКИ" зависела от комплектации, что также учитывалось в расчете.

Важным этапом стала модернизация типовых документов "Форма ввода бюджета". Был внедрен уникальный механизм суммирования строк с учетом ключевых аналитик – итоговые суммы рассчитывались только для совпадающих номенклатурных групп, что полностью исключило ошибки, характерные для стандартного функционала, когда аналитики не учитываются. Это решение позволило существенно повысить точность и автоматизацию бюджетирования расходов на новую продукцию.

В результате внедренных изменений компания получила инструмент, который позволяет быстро и объективно планировать затраты на производство новых заказов на основании реального опыта и фактических расходов по аналогам прошлых лет. Это повысило качество управленческого планирования, избавило сотрудников от рутинной ручной работы и минимизировало риски ошибок.

По итогам работ, сотрудники компании ООО "Приоритет" прошли курс обучения работе с системой, а также, специалисты "1С:Первой Бит" разработали подробные инструкции по использованию всех необходимых функций согласно разработанной матрице прав.

Публикации о проекте

• Внедрение "БИТ.ФИНАНС. Управленческий учет" для "1С:Бухгалтерия КОРП" в ООО "Приоритет"

Результаты проекта

1. Время подготовки управленческой отчетности сокращено на 40%, повышено доверие к данным.
2. Введен мониторинг и планирование расходов в закрытом контуре производственного заказа.
3. Реализован механизм расчета себестоимости даже при уникальной комплектации заказа.
4. Продолжительность согласования заявок на оплату сокращена на 35%.
5. Финансовые риски снижены за счет полной прозрачности лимитов и строгого контроля возвратов.
6. Настроено автоматизированное план-фактное сравнение по бюджетам БДР и БДДС, в том числе с детализацией по производственным составляющим заказа.

БИТ.ФИНАНС :
• Бюджетирование
• Казначейство
• Получение данных

1С:Бухгалтерия КОРП

Архитектура решения и масштаб проекта

Количество автоматизированных рабочих мест: 25

На этапе обследования были определены границы проекта и собраны основные бизнес требования Заказчика, включающие в себя автоматизацию полного цикла бюджетирования и казначейства. После проведения обследования, было принято решение реализовать проект по технологии Waterfall.

В ходе работы над проектом и согласования нормативно-справочной информации был проведен детальный анализ финансовой структуры компании. Это дало возможность стандартизировать и привести к единому формату ключевые справочники – такие как статьи движения средств, центры финансовой ответственности (ЦФО), проекты и другие. Благодаря этому были выработаны единые подходы к формированию бюджета доходов и расходов (БДР) и бюджета движения денежных средств (БДДС).