Цели проекта

Динамичное развитие компании ГУП "Оренбургремдорстрой" обусловило необходимость оперативной оптимизации существующей информационной системы и повышения общего уровня автоматизации бизнес-процессов компании. Основные цели, которые стояли перед командой проекта:

Ситуация до внедрения

ГУП "Оренбургремдорстрой" занимается содержанием дорог регионального и межмуниципального значений, мостов и водопропускных труб Оренбургской области. Структурно предприятие состоит из головной организации и 24 Дорожных управлений.

До старта проекта информационная система компании состояла из "1С:Бухгалтерия" ред. 2.0 (база головной организации и 24 отдельных баз Дорожных управлений), работающих в режиме РИБ; "1С:Бухгалтерия КОРП" была бесшовно интегрирована с БИТ.ФИНАНС; базы "1С:Управление автотранспортом", в которых велся учет ГСМ, формировались путевые листы и контролировалась работа спецтехники; базы "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП". Между узлами РИБ производился обмен, в процессе выполнения которого часто возникали ошибки. Загрузка данных из 1С:ЗУП КОРП производилась с помощью внешней обработки или вручную.

Все программные продукты информационной системы были нетиповыми, специалисты ИТ вносили в них точечные доработки по мере поступления запросов от пользователей. Обновления системы представляли собой крайне трудоемкий процесс и сопровождались множественными ошибками.

Уникальность и инновационность проекта

Проект реализован по каскадной методологии и включал в себя два тестовых перехода с последующими доработками. Благодаря совместной работе проектных команд исполнителя и ГУП "Оренбургремдорстрой", нагрузка между специалистами была распределена равномерно: специалисты со стороны ГУП "Оренбургремдорстрой" взяли на себя первую линию поддержки пользователей, что позволило проектной команде исполнителя сосредоточиться на оптимизации функциональности системы и подготовке внедрения. Такой подход обеспечил возможность в кратчайшие сроки, уже с 1 января 2024 г. осуществить переход в новую информационную базу.

Конфигурация базы 1С:Бухгалтерия, ред. 2.0 + БИТ.ФИНАНС давно была полностью снята с поддержки. В связи с этим поддержание системы в актуальном состоянии типовыми средствами не представлялось возможным. В базу точечно вносились изменения из новых релизов конфигурации, при этом многие механизмы, оставались устаревшими, так и не получив обновлений. Это сильно осложнило анализ доработок функционала на этапе предпроектного обследования.

В связи с неактуальностью конфигурации процесс переноса остатков оказался весьма трудоемким, так как структура многих объектов критически отличалась от структуры аналогов в современной конфигурации. При помощи конфигурации "Конвертация данных 2.0" были написаны правила обмена для переноса остатков.

Особенностью предприятия является наличие огромного парка дорожной техники. В процессе перехода команда столкнулась с некорректно работающим в 1С:Бухгалтерия 2.0 механизмом исчисления амортизации транспортных средств. После перехода была реализована возможность полноценного использования ФСБУ 6/2020 в учете.

До начала проекта каждое дорожное управление имело свой список номенклатуры, что на практике выливалось в 25 дублирующих карточек номенклатуры. Переход на единую базу позволил устранять дубли номенклатурных позиций.

Особый интерес представляют доработки в части формирования и контроля документов авизо в "1С:Бухгалтерия КОРП", которые требовались для контроля передачи МПЗ и расчетов между головной организацией и всеми 24 Дорожными управлениями. В учете по головной организации используются пользовательские субсчета на 76 счете для накопления затрат и взаиморасчетов, которые впоследствии будут распределяться между дорожными управлениями.

В рамках проекта было разработано АРМ для сотрудника головной организации, который отвечает за это распределение. В рамках данного АРМ был реализован документ "Распределение авизо", который позволяет распределить сумму общих оборотов и остатков на субсчетах 76 счета по конкретным ДУ. Так же была создана обработка "Формирование исходящих авизо", которая позволяет автоматически создавать исходящие документы авизо по оборотам пользовательских субсчетов 76 счета, а также отслеживать изменения в оборотах по этим субсчетам и изменять документы авизо в соответствии с новыми данными. Дополнительно был адаптирован отчет из конфигурации 1С:Бухгалтерия 2.0, позволяющий анализировать обороты 79 счета по головной организации и ДУ.

Для сотрудников дорожных управлений, ответственных за отслеживание внутренних расчетов также было создано АРМ, представляющее собой обработку "Мониторинг авизо". Эта обработка объединила в себе данные по всем видам документов авизо (ОС, МПЗ, расчеты и прочие). Она позволяет отследить, все ли исходящие документы авизо были приняты организацией, сигнализирует об изменениях в исходящих документах и позволяет автоматически актуализировать входящий документ. Это позволило значительно сократить время сотрудников, на отслеживание изменений отдельных документов.

Часть документов, распределяющих и передающих затраты в обособленные подразделения были заменены на настроенные стандартные документы "Произвольная форма", что помогло существенно сократить документооборот. До перехода на новую систему для распределения и передачи затрат по статье вводилось 49 документов с необходимостью выверки между головной организацией и обособленными подразделениями. После ввода новой системы в эксплуатацию процесс распределения затрат реализован посредством ввода 1 документа без необходимости выверки между головной организацией и обособленными подразделениями и между базами.

Специфика распределения ролей внутри компании обусловила необходимость создания дополнительных ролей и разграничения прав.

Для ряда пользователей требовалось предоставить ограниченный доступ только к определенному перечню справочников (Контрагенты, Договоры), отчетов (Оборотно-сальдовая ведомость, Оборотно-сальдовая ведомость по счету), документов ("Перемещение товаров, материалов"). Типовые роли не позволяли обеспечить такое ограничение, в связи с этим были разработаны новые роли и профили доступа отдельно для каждого объекта. Так же был реализован ряд дополнительных доработок к типовым профилям, в соответствии с требованием.

Для всех документов и нескольких справочников модулей "Снабжение и склад" и "Механизация и автотранспорт" требовалось создать разграничения по организациям. Типовые профили не ограничивали доступ для всех требуемых объектов, поэтому был разработан алгоритм разграничения через два нетиповых профиля для доступа к документам и справочникам. При записи алгоритм проверяет наличие профиля и доступ к организациям, указанным в этом профиле; если профиль добавлен, то пользователю предоставляется доступ на запись и проведение (если это документ). Данные профили не содержат ролей, так как являются проверкой и снимают ограничения на запись при их присутствии у пользователя. Исключением являются роль "Полные права", для которой ограничения не накладываются. Благодаря такому варианту реализации не потребовалось изменять типовые роли или создавать собственные, так как в обоих случаях это вызвало бы дополнительные трудности в рамках дальнейшей поддержки системы.

В итоге проектной командой было создано 8 нетиповых профилей для реализации поставленных задач и 8 профилей для предоставления доступа к добавленным нетиповым объектам.

Управление процессами казначейства для ГУП "Оренбургремдорстрой" реализовано в системе на базе программного продукта "БИТ.ФИНАНС Управленческий учет", который внедрён с сохранением 99% типового функционала. Для обеспечения процесса централизованной оплаты головной организацией заявок на расходование денежных средств дорожных управлений, проектная команда настроила отчеты по форме заказчика, поменяла доступность/автоподстановку полей документа "Платежная позиция".

Отраслевое решение вендора "1С:Первый Бит" для автоматизации строительного контроля реализовано модулями "Подрядчик", "МДМ" и "Механизация и Автотранспорт". Посредством модуля "Подрядчик" реализована возможность ведения бухгалтерского учета в соответствии со спецификой строительной отрасли. В том числе модуль обеспечивает работу по 20-му счету, распределение затрат по объектам строительства. Внедрение модуля "МДМ" позволило упорядочить работу со справочниками, была решена проблема задвоенной номенклатуры, в рамках головной организации заказчика был выделен ответственный специалист за заведение номенклатуры. Модуль "Механизация и Автотранспорт" функционально заместил ранее использовавшийся 1С:УАТ, что позволило решить задачу ведения оперативного учета в единой информационной базе, что являлось принципиальным требованием бизнеса. По результатам проекта система позволяет в режиме реального времени видеть реальные остатки, путевые листы, любую иную информацию по текущим проектам. Прозрачный оперативный учет, доступность и актуальность данных и бесшовный механизм получения необходимых документов по запросу существенно упрощают процесс принятия управленческих решений.

Публикации о проекте

• Модернизация информационной системы лидирующего дорожного предприятия Оренбургской области на базе "1С:Бухгалтерия КОРП" с расширенным функционалом финансового учета и строительного контроля

Результаты проекта

1. Создана единая информационная среда, в которой работают одновременно головная организация и все 24 Дорожных управлений;
2. в рамках оптимизации информационной системы осуществлен переход на современную версию "1С:Бухгалтерия КОРП" в связке с отраслевыми продуктами (автоматизация финансового учета, автоматизация регламентированного учета и бизнес-процессов в соответствии со спецификой и законодательством в строительной отрасли), что существенно расширило доступный пользователям функционал;
3. благодаря максимальному сохранению типового функционала, поддержка системы в актуальном состоянии осуществляется на регулярной основе, без затруднений при обновлении и без значительного увеличения времени и трудозатрат;
4. минимизировано количество обменов до одного основного обмена между 1С:Бухгалтерия КОРП и 1С:ЗУП КОРП;
5. проведен анализ быстродействия системы, по результатам анализа определены необходимые мощности для работы новой системы, предприятие доукомплектовано необходимым оборудованием;
6. существенно повышен уровень эффективности системы автоматизации предприятия. К работе в системе подключили новых пользователей, провели комплексное обучение и обеспечили соответствующие роли, права и профили для всех категорий пользователей;
7. обеспечена прозрачность ведения оперативного учета, объективно повысилось качество данных;
8. наличие в системе актуальной информации по всем бизнес-процессам компании упростило процесс принятия управленческих решений.

1С:Бухгалтерия :
• Продажа
• Производство
• Склад
• Закупки

Архитектура решения и масштаб проекта

До начала проекта IT-архитектура ГУП «Оренбургремдорстрой» включала в себя 25 отдельных баз 1С:Бухгалтерия предприятия 2.0 (база головной организации и базы дорожных управлений), базу БИТ.ФИНАНС, базу 1С:УАТ, базу 1С:ЗУП КОРП.