1. Отсутствовала четкая структура ЦФО и Проектов.
2. Не было единой системы учета (единого контура), основанной на 3 формах отчетности.
3. Не был реализован регламент закрытия периода.
4. Не было автоматизированного реестра платежей, сбор осуществлялся в Excel
5. Отчет БДДС был настроен в части отражения движений ДС по ЦФО, отсутствовала информация об остатках ДС у каждого ЦФО. Не было платежного календаря, таким образом каждый ЦФО мог получать только свершившийся факт поступлений и списаний денег и не мог управлять денежными потоками и их прогнозировать.
6. Внутренние взаимодействия между ЦФО отражались в сторонней системе, и 1 раз в 3 месяца выгружались в базу управленческого учета, чтобы отразить факт доходов и расходов у каждого ЦФО. Таким образом ответственные не могли вовремя видеть эти данные в сводном отчете. Не могли учитывать отсрочки платежей между друг другом и соответственно управлять ими.
7. Не было возможности собрать Баланс по каждому ЦФО, была информация только о доходах и расходах за период. Нельзя было понять текущее финансовое положение каждого ЦФО.
8. Не учитывалась ДЗ и КЗ ЦФО между друг другом.
9. У ЦФО были различные справочники, использовались различные статьи оборотов, таким образом не было возможности построить отчетность сводно по компании и посмотреть общие расходы по конкретной статье в рамках всех ЦФО.
10. Не были выделены отдельно ВГО

• Казначейство и платёжный календарь;
• БДДС; - БДР; -БДР с расчетом финансовых показателей;
• Учет начислений и выплаты ЗП в разрезе сотрудников;
• Учет операций по внутреннему взаимодействию между центрами финансовой ответственности;
• Учет на управленческом плане счетов и Управленческий баланс.

В ходе работы и согласования НСИ был выполнен анализ финансовой структуры и приведение НСИ (справочников) (Статьи оборотов, ЦФО, Проекты и подобное), БДДС и БДР к единообразию по группе компаний.

Первым этапом был автоматизирован процесс формирования заявки на расходование денежных средств и планируемого поступления. При формировании данных документов на основании заказа поставщика, заказа давальца и покупателей автоматически заполнялись все реквизиты документов, происходило разделение заявки по аналитикам из документа, автоматический расчет даты платежа или даты поступления денег и отражение заявок в платёжном календаре в разрезе всех аналитик. Был формализован процесс согласования заявок на расходование денежных средств в виде единого алгоритма согласования. Это обеспечило прозрачность процесса согласования, возможность исполнителю видеть, на каком этапе находится выполнение его заявки, контролировать соответствие суммы и аналитики заявки утвержденному бюджету.

Также автоматизирована система формирования заявок на выплату заработной платы и НДФЛ, где при указании номера, даты ведомости, суммы из "1С:ЗУП" заявка автоматически разделяется по физическим лицам и ЦФО/проектам, в которых они работают. В рамках проекта, настроен бюджет движения денежных средств для каждого ЦФО, где каждое ЦФО видело не только свои поступления и расходования ДС за период, но и начальные и конечные остатки денежных средств в разрезе организаций и расчетных счетов, на которых они хранятся. У каждого ЦФО появилась возможность формирования платежного календаря и расчета конечных остатков ДС исходя из запланированных платежей и поступлений ДС. Таким образом БДДС формировался не только по организациям, но и по ЦФО.

Также в системе настроена система, отражающая операции внутреннего взаимодействия между ЦФО. Кроме того, настроены произвольные документы с различными видами внутреннего взаимодействия, например, реализация товаров, реализация услуг, выдача займа с единоразовым погашением, выдача займа с погашением по графику, финансирование. Уникальность этих документов в том, что с помощью них стало возможно отразить хозяйственные операции между ЦФО, но в рамках одного юридического лица и одного расчетного счета. В то время, когда в бухгалтерском учете не появляется никакой хозяйственной операции, у ЦФО есть возможность отразить выданный займ друг другу, доход от оказания какой-либо услуги, отразить задолженность одного ЦФО перед другим.

Данная информация из документов внутреннего взаимодействия находит отражение во всех отчетах: ББДС, БДР и Баланс при формировании их по ЦФО. Также в платежном календаре каждого ЦФО отражались все необходимые платежи по внутреннему взаимодействию в случае применения отсрочек, например, возврат займа другому ЦФО по графику.

Также в рамках проекта автоматизирован сбор фактических данных по бюджету доходов и расходов. Доходы и расходы стали формироваться также по организациям и по ЦФО, автоматизирован расчет необходимых финансовых показателей по каждому ЦФО: рентабельность по маржинальной, операционной и чистой прибыли. С помощью механизма получения данных из сторонних баз была настроена загрузка данных из систем:

• "1С:ЗУП" в части отражения зарплаты и налогов с ФОТ с необходимой аналитикой по физическому лицу и ЦФО/Проект;
• "1С:Бухгалтерия" в части отражения налога на прибыль, амортизации и курсовых разниц.

Также, настроен учет на управленческом плане счетов с целью формирования Управленческого Баланса. На основании регистров накопления в "1С:ERP" настроено формирование проводок в управленческом плане счетов с заполнением всех аналитик в субконто управленческих счетов. Таким образом, в управленческой базе "1С:ERP" появились проводки управленческого учета, на основании которых формируются различные формы Управленческого Баланса. Настроена возможность формирования баланса с отборами по Организациям, ЦФО и сводно по всем организациям и всем ЦФО. В зависимости от настройки формирования баланса происходит вычищение ВГО. Если баланс формируется по всем организациям ГК – исключаются ВГО между организациями, если баланс формируется по всем ЦФО – исключаются ВГО между ЦФО. Помимо формирования движений в управленческом плане счетов на основании первичных документов, настроено получение данных из внешних баз. Недостающие данные, которых нет в управленческой базе "1С:ERP", выгружаются из "1С:Бухгалтерии" напрямую на управленческий план счетов также с разбивкой по ЦФО. Таким образом в балансе отражена вся необходимая информация и финансовом положении предприятия и каждого ЦФО.

Кроме того, в программе настроено закрытие месяца с закрытием всех затратных и доходных счетов и расчетом финансового результата, который совпадает с финансовым результатом отчета БДР.

На начало периода были заведены начальные остатки по всем счетам управленческого учета, которые были распределены по всем необходимым аналитикам управленческого учета, а именно по ЦФО. Был проработан период, длительностью в год, с целью разнесения всех движений на всех счетах по ЦФО, отлажен механизм сбора БДР по новому справочнику. Таким образом, благодаря большой вовлеченности заказчика и исполнителя, данные за весь год были перетранслированы по настроенным правилам, и исторические данные нашли свое отражение в комплекте отчетности в разрезе нужных аналитик.

По завершению проекта был получен весь комплект отчетности за 2024 год.