Цели проекта

Создание единой многофункциональной автоматизированной учетной системы по управлению имуществом с внедрением и дальнейшим использованием функционала архитектурно-строительного проектирования 2D и 3D-моделирования и визуализации для обеспечения потребности ООО "ЛУН-Инвест" (далее - Общества) в получении структурированной и актуальной информации, повышающей продуктивность и качество управления:

• Объектами недвижимого и движимого имущества.
• Рабочими местами, находящимися в зданиях Общества.
• Процессами, связанными с операционной деятельностью Общества в части передачи в аренду офисной недвижимости.

Вместе с тем разработка системы направлена на:

• повышение эффективности бизнес-процессов по учету и управлению данными по имущественным комплексам и кластерам Общества за счет применения современных IT-инструментов и передовых информационных технологий;
• снижение издержек и оптимизацию работы в сфере имущественных отношений;
• обеспечение оперативности и актуальности получения структурными службами Общества информации;
• сокращение сроков, необходимых для принятия управленческих решений.

Задачи проекта:

• выполнить системно-аналитическое обследование объекта автоматизации;
• разработать сценарий внедрения создаваемого имущественного модуля на базе 1С в существующую IT-архитектуру Общества;
• создать и описать структуру интеграционных решений и потоков с действующими технологическими платформами и корпоративными системами;
• сформировать и перенести в имущественный модуль 1С перечень накопленных исторических данных и нормативно-справочной информации из различных источников;
• сформировать первоначальные данные для работы в имущественном модуле 1С;
• разработать модель автоматизации модуля и выстроить работу системы по бизнес-процессам:
• управление реестром объектов недвижимости;
• управление договорами доходной и расходной аренды;
• управление взаиморасчетами с арендаторами и арендодателями;
• управление рабочими местами;
• ведение управленческой отчетности;
• изменение взаимодействия подразделений Общества при бухгалтерском учете аренды;
• разработать и настроить интеграционные потоки и взаимодействия со смежными системами Общества;
• подготовить текстовые и видео инструкции по работе с новым имущественным модулем;
• провести обучающие семинары для пользователей по реализованному функционалу имущественного модуля.

Ситуация до внедрения

• ООО "ЛУН-Инвест" зарегистрировано в 2021 году. Основной деятельностью ООО "ЛУН-Инвест" является управление собственным или арендованным недвижимым имуществом.
• Общество управляет имущественными комплексами, включающими в себя более 40 административных зданий (в том числе парковочные места и прилегающую территорию), общей площадью более 350 000 м2, находящихся в Москве, Санкт-Петербурге, Нижним Новгороде, Волгоградской обл., Пермском Крае. В зданиях располагаются как собственные работники, так и сторонние арендаторы.
• Работа в Обществе по управлению недвижимостью и учету имущества ранее была автоматизирована частично и велась в различных информационных системах и табличных данных Excel, в связи с этим поиск, верификация, актуализация данных об имуществе требовала дополнительных трудозатрат.
• В соответствии со стратегией развития ООО "ЛУН-Инвест", которая направлена на внедрение передовых разработок и повышение эффективности производственных и бизнес-процессов, а также с целью совершенствования системы управления имуществом и организации контроля за эффективностью его использования, Руководством было принято решение по созданию единого информационного пространства, включающего полную автоматизацию бизнес-процессов по управлению имуществом и арендой.
• В период 2021-2022 гг. была проведена работа по изучению рынка IT-технологий, программных продуктов и решений, в т.ч. выбор платформы для реализации проекта.
• Проанализировав полученные предложения от контрагентов и учитывая имеющуюся автоматизацию процессов бухгалтерского и налогового учета на платформе 1С, для дальнейших работ по интеграции, в августе 2022 г. Общество приобрело программный продукт "1С:Управление недвижимостью и арендой КОРП", разработанный компанией "ЭЛИАС" совместно с фирмой "1С", запланировав адаптацию функциональности под особенности учета Общества.
• Программный продукт не только учитывает отраслевую специфику арендного бизнеса, но и предлагает широкие возможности по управлению реестром объектов недвижимости, управлению рабочими местами с возможностью 3D-визуализации.

Уникальность и инновационность проекта

В проекте необходимо было учесть основные особенности бизнес-процессов по управлению имуществом и арендой, включающие в себя:

• сдачу в аренду зданий и помещений вместе с паркингами и парковками, рабочими местами и оборудованием, что приводит к необходимости ведения учета аренды как недвижимого, так и связанного движимого имущества, детализировать объекты учета до рабочего места, иметь актуальную информацию о мебели и оборудовании у арендаторов;
• эксплуатацию зданий с уникальной архитектурой и территорий, на которых они располагаются, следовательно, для эффективного планирования размещения собственных сотрудников и арендаторов, необходимо иметь возможность наглядно представлять все особенности внутренней геометрии;
• перепланировки помещений и перемещения рабочих мест под собственные нужды и запросы арендаторов, а для этого необходимо всегда иметь под рукой актуальную картину внутренней архитектуры и расположения рабочих мест;
• объединение работы различных подразделений Общества: отдел хозяйственного обеспечения, службу эксплуатации, отдел Аренды и Бухгалтерию, отвечающие, соответственно, за:
• ведение реестра и данных по недвижимому имуществу;
• расположение и инвентаризацию движимого имущества;
• актуальную информацию для моделирования зданий и помещений в 3D, перепланировки, размещение рабочих мест и т.д.;
• договорные отношения, взаимоотношения с арендаторами и их размещение;
• движения денежных средств, формированием проводок и т.д.

Публикации о проекте

• Компания "ЛУН-ИНВЕСТ" автоматизировала процессы управления недвижимостью на базе решения "1С:Управление недвижимостью и арендой КОРП"

Дополнительная информация к описанию проекта

Сотрудничество продолжается: вводятся в управление новые объекты недвижимости, выполняется техническая и методическая поддержка пользователей, 3D-моделирование новых зданий. Планируется расширение функциональности системы в части специализированной управленческой отчетности для высшего руководства, мобильных личных кабинетов арендаторов, построение маршрутов для посетителей зданий.

Результаты проекта

В ходе реализации проекта автоматизации были решены следующие задачи:

• Систематизировано ведение реестра объектов недвижимости.
• Разработана автоматизированная процедура ввода в систему данных об оценке объектов недвижимости.
• Разработано уникальное рабочее место менеджера, позволяющее простым визуальным выбором объектов на плане 3D-модели сформировать корзину договора аренды и заполнить договор с минимальными трудозатратами.
• Разработана система пользовательских настроек для создания уникального визуального 3D-представления помещений по пользовательским сценариям (арендаторы, статусы, подразделения с различными цветовыми вариациями и сочетаниями).
• Автоматизировано ведение договоров доходной аренды с учетом разнообразия аналитики договоров и типов ставок арендной платы.
• Автоматизирован учет условий оплаты вплоть до услуги.
• Реализован контроль арендной ставки при заключении договора.
• Разработаны уникальные сценарии для учета договоров доходной аренды.
• Разработаны процедуры передачи в аренду движимого имущества, которое находится в сдаваемых помещениях, а также реализована возможность формировать договор на основе суммы площадей, занимаемых рабочими местами, входящими в тело договора.
• Настроено пакетное формирование счетов и актов по аренде в зависимости от принадлежности услуги к тому или иному виду.
• Автоматизирован учет условий договоров расходной аренды в зависимости от кадастровой стоимости.
• Автоматизирован учет взаиморасчетов с арендаторами, в том числе учет документов начисления и поступивших платежей.
• Автоматизирован учет расходной аренды.
• Реализован учет рабочих мест в помещениях объектов недвижимости.
• Реализован перенос остатков и взаиморасчетов по аренде в информационную систему управления недвижимостью.
• Загружены контрагенты и условия договоров, сотрудники и их данные в структуре компании.
• Загружены данные по расположению и занятости рабочих мест.
• Разработана система уведомлений для контроля своевременности пролонгаций договоров и появления дебиторской задолженности.
• Разработаны инструменты работы по претензиям.
• Автоматизирован учет расходов по объектам недвижимости.
• Реализован пакет управленческой отчетности и отчетности для МОЛ.

Эффекты автоматизации:

• Контроль недвижимого и движимого имущества, как в рамках отдельных реестров, так и консолидировано.
• Контроль и учет рабочих мест и сотрудников на местах, в том числе в 3D-формате.
• Реалистичная визуализация объектов управления.
• Возможность ведения управленческого учета по аренде недвижимости в единой базе данных.
• Упрощение обмена информацией между подразделениями.
• Инструмент наглядной демонстрации текущего состояния на объекте с точки зрения коммерции, эксплуатации и администрирования.
• Знакомство с объектами в кратчайшие сроки потенциальных клиентов и новых сотрудников.
• Повышение уровня контроля за дебиторской задолженностью.
• Возможность финансового анализа по объектам недвижимости с учетом всех доходов и расходов.
• Повышение прозрачности данных для оперативного контроля и принятия управленческих решений, в том числе за счет интерактивного взаимодействия с поэтажными планами 3D-модели.
• Возможность масштабирования системы для управления другими объектами недвижимости.

1С:Управление недвижимостью и арендой КОРП на базе 1С:Бухгалтерия 8 КОРП :
• Управление реестром объектов недвижимости
• Управление договорами доходной аренды
• Управление взаиморасчетами по доходной аренде
• Управление рабочими местами
• Управление расходной арендой
• Подсистема 3D-визуализации

Архитектура решения и масштаб проекта

Продукт "1С:Управление недвижимостью и арендой КОРП" интегрирован в общую архитектуру Заказчика, а также проведена интеграция со сторонним программным обеспечением по учету движимого имущества. В рамках опытно-промышленной эксплуатации проекта организован учет по одному зданию площадью 47 000 квадратных метров, и подготовлены к ведению учета в рамках постпроектного сопровождения еще пять зданий. Планируется эволюционное масштабирование на все здания, находящиеся в управлении.