Цели проекта

Перед началом проекта автоматизации руководством предприятия была поставлена задача адаптировать проектное решение, реализованное на базе "1С:ERP.Управление холдингом" для другого предприятия группы, с максимальной унификацией нормативно-справочной информации, статей доходов и расходов, настроек учета и распределения производственных затрат, подходов к расчету себестоимости.

Необходимо было решить также следующие задачи:

• сохранить интеграцию с системами документооборота и расчета зарплаты,
• перенести исторические данные из "1С:Управление производственным предприятием".

Важными критериями перехода на новую информационную систему были:

• решение задач предприятия максимально типовыми средствами новой системы с минимизацией доработок, но с адаптацией имеющейся конфигурации корпоративного шаблона;
• сохранение нетиповых процессов согласования (отражения, обработки) первичных документов.

Ситуация до внедрения

На момент старта проекта на предприятии была следующая ИТ-архитектура:

1. Основной оперативный и регламентированный учет велся в "1С:Управление производственным предприятием".
2. Кадровый учет и расчет заработной платы велся в "1С:Зарплата и управление персоналом".
3. Для процессов согласования договоров велось параллельное отражение документов в "1С:Управление производственным предприятием 8"и "1С:Документооборот КОРП".
4. Процесс согласования складских документов был реализован нетиповым функционалом в "1С:Управление производственным предприятием 8".
5. Учет работы автопарка велся с использованием различных ресурсов, включающих в себя нетиповой функционал "1С:Управление производственным предприятием", веб-портал службы мониторинга и множество таблиц Ms Excel.

Уникальность и инновационность проекта

Поскольку предприятия одного из учредителей (ООО "ЕВРАЗ") работают по методике быстрого закрытия в ИС зарубежного вендора, аналогичный подход нужно было реализовать для закрытия периода при внедрении "1С:ERP.Управление холдингом" для ООО "АВТ-Урал". Параллельно с работами по комплексной автоматизации основных процессов предприятия велась подготовка и описание перечня действий в системе, необходимых для корректной и своевременной передаче данных управляющей компании. В результате появился документ "Инструкции по закрытию периода", который используется как основная методика проведения закрытия в "1С:ERP.Управление холдингом".

Ввиду различных обстоятельств сроки перехода на ведение учета и подготовку отчетности в новой системе были ограничены, что повлекло за собой применение нестандартного подхода к внедрению — отказ от этапа диагностики текущих бизнес-процессов в пользу применения предоставленной функциональной модели корпоративного шаблона на этапе моделирования, этапы настройки и подготовки системы к вводу в опытно-промышленную эксплуатацию запускались параллельно. Это позволило перейти к опытно-промышленной эксплуатации с начала 2024 года и провести закрытие января 2024 года уже в новой информационной системе.

Параллельно с внедрением системы "1С:ERP.Управление холдингом" группой компаний было принято решение о переводе кадрового учета и расчета зарплаты предприятия в модуль ИС зарубежного вендора.

Публикации о проекте

• Внедрение корпоративного шаблона на "АВТ-УРАЛ" для обеспечения "быстрого закрытия периода"
• Автоматизация учета автотранспорта
• Кейс на 1С:Консалтинге

Дополнительная информация к описанию проекта

Южакова Альфия Махмутовна, руководитель проекта

В процессе внедрения "1C:ERP Управление холдингом" мы разработали и внедрили методику "Быстрого закрытия", позволяющую ежемесячно выдерживать сроки, удовлетворяющие требованиям управляющей компании. Существенно упростили и ускорили предварительную проверку и дальнейшее согласование документов ответственными лицами за счет настройки бесшовной интеграции с системой "1С:Документооборот КОРП" с условной маршрутизацией. Настроили автоматическое распределение затрат на себестоимость продукции (работ, услуг) в соответствии с принятыми на предприятии регламентами учета.

Результаты проекта

1. Реализована возможность подготовки корпоративной отчетности для управляющей компании с учетом будущей консолидации данных по всем предприятиям группы за счет унификации справочников системы.
2. Разработана и внедрена методика "Быстрого закрытия" ежемесячно в сроки, удовлетворяющие требованиям внутреннего "Регламента закрытия участков", начиная с первого месяца опытно-промышленной эксплуатации системы.
3. Для фиксирования и описания действий по отражению операций, необходимых для проведения закрытия, разработана "Инструкции по закрытию периода". Работа по инструкции ускорена и упрощена за счет выделения проверок на полноту и корректность данных системы в отдельный чек-лист. Предварительная проработка чек-листа позволяет избежать повторных корректировок и перепроведения документов в процессе закрытия, т.к. его пункты сформулированы исходя из требований к проверке управляющей компании и специфики отражения операций предприятия.
4. Существенно упрощена и ускорена предварительная проверка и оперативное согласование документов ответственными лицами за счет настройки бесшовной интеграции с системой "1С:Документооборот КОРП" с условной маршрутизацией.
5. Обеспечен оперативный ввод информации подразделениями в местах возникновения, увеличен уровень детализации.
6. Сокращены сроки выполнения операций, количество ошибок и расхождений за счет применения механизмов ввода на основании, эргономичных форм подбора и рабочих мест.
7. Настроенные управленческие отчеты позволяют получать оперативную информацию о затратах предприятия в различных разрезах с аналитикой по подразделениям, статьям, отдельным объектам эксплуатации, транспортным средствам, работам буровых установок. Настройки учитывают права доступа пользователей.
8. Реализована возможность анализа и контроля выполнения заказов на внутренне потребление за счет разработки отчета "Анализ внутренних заказов", который позволяет получать информацию о текущем состоянии обеспечения потребности с учетом размещенных заказов поставщику, принятых на склад ТМЦ и ожидаемых поставок.
9. Построена единая система учtта и управления автотранспортом предприятия — выполнена интеграция с системой мониторинга Omnicomm, получен доступ к текущим данным датчиков через "1С:ERP Управление холдингом"; настроено оперативное формирование в системе отчётности по технико-экономическим показателям транспортных средств; настроен учет затрат подразделений автотранспортного участка, оперативное списание ГСМ на основании фактического расхода топлива по путевым листам.

Управление продажами:

1. Взаиморасчеты с клиентами ведутся с различной детализацией: по договорам, по расчетным документам и по заказам. Вариант детализации определяется менеджером под конкретный договор.
2. Применение соглашений позволило упростить формирование заказов клиента с учетом различных условий, видов цен и прочее.
3. Переработанный справочник номенклатуры позволил задать общие стандарты, упростив взаимосвязь как внутри группы компаний, так и с внешними партнерам.

Управление снабжением:

1. Сотрудники подразделений предприятия (МОЛы) самостоятельно формируют заказы на внутреннее потребление, из которых собирается плановая потребность в материалах.
2. По заказанным ТМЦ в системе проверяется текущий уровень складских запасов с учетом свободных остатков и резервов. Исходя из имеющейся информации и приоритетов, выполняется заказ материалов у поставщиков.
3. Сотрудники в системе формируют заявки на расходование денежных средств и отслеживают их исполнение.

Складской учет:

1. Типовой функционал системы обеспечил отражение всех операций по внутреннему движению ТМЦ.
2. Учет ТМЦ на складах ведется сотрудниками на местах самостоятельно.
3. Настроены маршруты обработки документов товародвижения с использованием функциональности "1С:Документооборот КОРП", что позволило сократить объем бумажного документооборота, сроки обработки документов.

Производственный учет и отгрузка продукции:

1. Типовой функционал системы обеспечил отражение операций учета выпуска продукции и работ
2. Для упрощения подбора в документы "Производство без заказа" вовлеченного сырья и материалов выполнена доработка, позволяющая делать заполнение по данным соответствующих складских документов передачи ТМЦ
3. Разработан специализированный отчет для контроля объема выполненных работ в разрезе автотранспорта

Управление денежными средствами:

1. Сотрудники подразделений самостоятельно формируют заявки на расходование денежных средств, запускают согласование в системе, отслеживают их исполнение, согласовывают реестр платежей
2. Сотрудники казначейства формируют платежный календарь в системе на основании согласованных заявок на расходование денежных средств
3. Планирование осуществляется своевременно, увеличилась его точность, сократилось количество ошибок
4. Создание платежных поручений выполняется автоматически на основании утвержденных Финансовым директором заявок на расходование денежных средств
5. Отражаются и контролируются взаиморасчеты по финансовым инструментам (кредиты, займы, депозиты)

Учет затрат и расчет себестоимости:

1. Справочник статей расходов был перенесен из корпоративного шаблона и адаптирован под нужды предприятия. У некоторых статей было принято решение изменить базу распределения, за счет расширенных возможностей новой системы по сравнению с "1С:Управление производственным предприятием".
2. Отчеты в системе позволяют детально проанализировать структуру себестоимости готовой продукции и выполненных работ, а также понять какие статьи расходов включены в затраты каждого подразделения.
3. Адаптировано рабочее место "Распределение материалов и работ" для группового создания соответствующих документов.

Регламентированный учет:

1. Сотрудники финансово-экономического отдела проверяют и отражают в учете первичные документы, созданные сотрудниками подразделений в момент совершения хозяйственных операций.
2. Проводки формируются в автоматическом режиме по заранее настроенным правилам.
3. Автоматически выполняются операции по закрытию месяца в управленческом, бухгалтерском и налоговом учетах, закрытие периода производится ежемесячно в сроки, установленные управляющей компанией.
4. Выполняется автоматический расчет налога на прибыль.
5. Формируется отчетность по НДС.

1С:ERP. Управление холдингом :
• Производственный учет
• Управление продажами
• Управление снабжением
• Складской учет
• Управление денежными средствами
• Учет затрат и расчет себестоимости
• Регламентированный учет
• Интеграция с «1С:Документооборотом КОРП»

1С:Управление автотранспортом. Модуль для 1С:ERP :
• Учет и управление автотранспортом

Архитектура решения и масштаб проекта

Рабочей группой, которая состояла из сотрудников партнера и ключевых пользователей предприятия, в рамках проекта комплексной автоматизации с июля 2023 года по июнь 2024 года одновременно были запущены функциональные блоки:

1. Производственный учет (автоматизированное заполнение документов выпуска на основании складских документов движения, отражение выпуска полуфабрикатов, готовой продукции и выполнения работ в производстве между различными переделами).
2. Управление продажами (нормализованный справочник номенклатуры, заказы клиентов, контроль исполнения заказов, взаиморасчеты с клиентами).
3. Управление снабжением (нормализованный справочник номенклатуры, заказы поставщикам, управление остатками, взаиморасчеты с поставщиками, формирование планов закупок по заказам на внутреннее потребление).
4. Складской учет (сквозное формирование документов по движению ТМЦ, учет ТМЦ в эксплуатации, учет обособленных остатков под заказы на внутреннее потребление).
5. Управление денежными средствами (заявки на расходование, платежный календарь, адаптация реестра платежей из корпоративного шаблона группы компаний, получение факта, авансовые отчеты, взаиморасчеты по финансовым инструментам).
6. Учет затрат и расчет себестоимости (отражение затрат на 2х уровнях: для подразделений в целом и для конкретной продукции/работы, распределение затрат в зависимости от специфики и особенностей предприятия, гибкая настройки правил распределения расходов в зависимости от подразделений, формирование себестоимости).
7. Регламентированный учет (бухгалтерский и налоговый учет, финансовый результат, учет НДС, учет внеоборотных активов, в т.ч. ППА, лизинговые операции).
8. Учет и управление автотранспортом (оформление и пакетная выписка путевых листов, расчет путевых листов, оформление заправок и сливов ГСМ, оформление типовых документов "1С:ERP Управление холдингом" на основании документов модуля управления автотранспортом, интеграция с системой мониторинга Omnicomm).
9. Интеграция с "1С:Документооборотом КОРП" с целью согласования документов движения сырья и материалов при выпуске готовой продукции и движении ТМЦ между складами
10. Для каждого функционального блока настроены специфичные отчеты по предоставленным макетам.
11. Реализована гибкая настройка прав для разделения пользователей по функциональным областям.

Автоматизировано 101 рабочее место.

Система запущена в промышленную эксплуатацию с января 2024 года, с июня 2024 года запущен модуль управления автотранспортом.