Цели проекта

Цели проекта были сформулированы заказчиком следующим образом:
1. Внедрить информационную систему, способную сопровождать пятикратный рост оборотов компании:

• заменить текущую КИС;
• заложить основу ИТ-архитектуры «Фаберлика будущего».

2. Выявить и изменить неоптимальные бизнес-процессы. Разработать и внедрить единые стандарты исполнения процессов.
3. Обеспечить качество и доступность данных.
4. Минимизировать стоимость владения IT-инфраструктурой:

• снизить расходы на лицензии ПО;
• сократить объем ручной обработки данных;
• снизить стоимость пользовательской поддержки и обновления ПО.

При выборе решения и интегратора ключевыми для заказчика были вопросы:
1. Способность будущего ядра корпоративной информационной системы обеспечить поддержку амбициозных планов предприятия (функционально и по производительности).
2. Возможность решения одновременно:

• обеспечить гибкую настройку для реализации ключевых (уникальных) бизнес-процессов;
• обеспечить стандартизацию и использование поставляемых вендором возможностей для автоматизации типовых бизнес-процессов;
• обеспечить максимально полное соответствие требованиям российского законодательства в области бухгалтерского и налогового учета.

3. Необходимость в кратчайший срок решить проблему (бутылочное горлышко) корректного учета хоз.операций и формирования регламентированной отчетности.

Ситуация до внедрения

Компания Faberlic (ОАО «Фаберлик») – производитель уникальной запатентованной кислородной косметики, средств для ухода за кожей и волосами, а также бытовой химии, входит в тoп-100 мирового рейтинга парфюмерно-косметических компаний. Деятельность осуществляется в сорока странах мира, представительства Faberlic открыты в двадцати странах.

Помимо продукции, выпускаемой на собственном производстве, в ассортименте эксклюзивная французская парфюмерия, декоративная косметика, продукты для дома и здоровья, детская, женская и мужская одежда, белье, аксессуары и обувь.

Продукция под брендом Faberlic поступает с главного распределительного центра на более чем 500 региональных складов и распространяется через сеть прямых продаж, состоящую из более чем пяти тысяч партнеров и более чем двухсот тысяч консультантов.

Объем выпускаемой и реализуемой продукции составляет несколько миллиардов рублей в месяц при количестве сделок, превышающем двадцать миллионов. В штате компании более двух с половиной тысяч сотрудников.

Ключевыми для деятельности компании являются бизнес-процессы следующих направлений:

• планирование продаж, производства, поставок сырья, материалов, комплектующих (СМК) и товаров;
• управление взаимоотношениями с поставщиками и управление поставками;
• управление производством;
• распределение и доставка товаров и продукции с центрального на региональные распределительные центры;
• сопровождение и обеспечение прямых продаж;
• управление денежными средствами;
• бюджетирование;
• казначейство;
• оперативная управленческая отчетность.

На начало проекта:
Обороты компании растут (в 3 раза за 1 год). Основные бизнес-процессы компании автоматизированы с помощью нескольких информационных систем, объединенных единой инфраструктурой, при этом имеющаяся информационная система не справляется с учетными задачами.

Операции закрытия месяца и расчета себестоимости проводятся с существенными задержками, приводят к снижению производительности системы, а в результате – к приостановке складских операций, срыву планов, постоянным «авралам».

В компании сложились сложные процессы планирования продаж, планирования производства и закупок, бюджетирования, управления денежными средствами, подготовки управленческой отчетности. В результате «хаотической» и «фрагментарной» автоматизации критически важные для компании процессы постоянно требовали большого количество ручного труда, были слабо документированы, завязаны на конкретных исполнителей.

Уникальность и инновационность проекта

Принимая во внимание особенности и состояние автоматизации бизнес-процессов заказчика, необходимость проводить внедрение без остановки предприятия, проектной командой был согласован план поэтапного внедрения:

1. Внедрение нового поколения ИС 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 взамен устаревшего 1С:ЗУП 2.5 (отдельный подпроект).

2. Реализация регламентированного учета в «1С:ERP».
На этом этапе бизнес-процессы операционной деятельности компании «Фаберлик» не претерпели изменений, все пользователи, кроме сотрудников бухгалтерии, продолжили работу в привычных интерфейсах исторических приложений.

Для получения в 1С:ERP данных обо всех хоз.операциях, для загрузки начальных остатков на 01.01.2017 и загрузки НСИ были разработаны механизмы обмена данными с другими информационными системами: MS Dynamics AX 2009, 1С:Бухгалтерия 7.7, 1С:ЗУП 3.1 и Back-office продаж.

Результаты:

• автоматизированы 31 АРМ;
• регламентированный учет и подготовка отчетности осуществляются в едином приложении 1С:ERP с 01.01.2017, в полном соответствии с требованиями законодательства;
• решена проблема снижения интенсивности бизнес-процессов (просадки) из-за недоступности интерфейсов ИС предыдущего поколения в период формирования финансового результата (закрытия месяца), в том числе сокращены простои склада (ранее составляли до 4-х дней в месяц).

3. Внедрение контуров распределения и доставки продукции, управления главным распределительным центром.
На этом этапе в 1С:ERP реализованы:

• процессы учета поступлений товаров и готовой продукции на главный распределительный центр;
• процессы управления отгрузками в соответствии с планами продаж;
• функционал учета заказов консультантов на дополнительные поставки.

Критически важным было не допустить остановки и затоваривания главного распределительного центра, что могло привести не только к сбою поставок, но и к остановке производства.

Результаты:

• автоматизированы 37 АРМ;
• оптимизированы и реализованы в 1С:ERP процессы управления взаимоотношениями с российскими и зарубежными поставщиками товаров и услуг;
• разработан и внедрен функционал распределения продукции в соответствии с планами продаж и планирования графика отгрузок (ранее реализованный в Excel);
• автоматизировано получение заказов консультантов (~2 миллионов единиц продукци в сутки) из внешней системы и включение их в график отгрузок;
• управление отгрузками, включая подготовку товаросопроводительных документов, в том числе для экспорта, осуществляется в 1С:ERP;
• реализован обмен данными с WMS главного распределительного склада;
• внедрение нового функционала и обучение персонала осуществлено без остановки склада и снижения интенсивности процессов отгрузки.

4. Реализация в 1С:ERP процессов операционной деятельности.

На этом этапе все процессы операционной деятельности были полностью реализованы в 1С:ERP и, соответственно, отключены в исторической ИС.

Среди особенностей этапа выделяются:

• бизнес-процессы заказчика требуют проводить до 7000 платежей в день;
• реализация процессов контроля качества в соответстии с требованиями стандарта GMP ;
• реализация подсистемы валютного контроля и формирования соответствующей банковской отчетности;
• необходимость подготовить инструкции и провести обучение для более чем 170 сотрудников, примерно половина из этого количества работают в регионах, поэтому их обучение проходило удаленно;
• реализация специфического для нужд заказчика бизнес-процесса управления номенклатурой, ее поэтапного ввода и контроля корректности реквизитов.

Результаты:

• автоматизированы 150 АРМ в том числе более 50 - в региональных подразделениях;
• выявлены и устранены неоптимальные группы процессов, для автоматизации которых предложен типовой функционал с минимальными изменениями. При этом удалось соблюсти паритет между типовыми и уникальными для заказчика процессами;
• в едином информационном пространстве реализованы:
• бюджетирование и казначейство;
• управленческий учет и отчетность;
• логистика складов СМК;
• разработана и внедрена подсистема контроля качества, обеспечивающая бизнес-процессы по станадартам GMP для парфюмерной и косметической продукции;
• разработана подсистема расширения функциональности типовых форм, без вмешательства в код вендора.

5. Реализация объемно-календарного планирования производства в 1С:ERP.

На этом этапе в 1С:ERP были реализованы процессы планирования производства направлений, различающиеся по технологическому процессу, назначению и видам рабочих центров:

• кислородная косметика;
• декоративная косметика;
• парфюмерия;
• бытовая химия.

Важнейшие для любого предприятия процессы планирования приобретают особенное значение для компании «Фаберлик» в силу следующих обстоятельств:

• «большое плечо» поставки СМК (до 6 месяцев);
• планы продаж и поставки готовой продукции формируются более чем за год. Под эти планы печатаются и рассылаются каталоги, рекламные материалы, проводятся рекламные кампании;
• месячный ассортимент выпускаемой продукции превышает 6000 наименований (количество строк плана превышает 130 000);
• продукция выпускается как на собственной производственной базе, так и по контракту;
• строгие требования стандарта GMP для контроля качества сырья и продукции.

До начала проекта процессы объемно-календарного планирования для различных продуктовых направлений были автоматизированы с помощью различных приложений. Большая часть расчетов выполнялась в MS Excel, а согласование – по электронной почте. Кроме того, процессы планирования подготовки объемно-календарных планов и расчета потребности в СМК не были документированы.

Результаты:

• автоматизированы 12 АРМ;
• процессы объемно-календарного планирования унифицированы и документированы;
• в единой среде 1С:ERP разработаны и отлажены процессы планирования всех видов производства;
• сократился цикл формирования, согласования и изменения потребности в СМК для отдела закупок.

Публикации о проекте

• Описание проекта в справочнике "Внедренные решения" на сайте "1С"

Дополнительная информация к описанию проекта

В полной мере оценить экономический эффект от внедрения новой информационной системы в настоящий момент не представляется возможным, в силу того, что горизонт планирования на предприятии составляет полтора года, еще не закончившиеся к моменту публикации.

Результаты проекта

• все процессы операционной деятельности компании автоматизированы на новой высокопроизводительной платформе;
• решены проблемы с получением корректной и достоверной регламентированной отчетности;
• настроена система непротиворечивой оперативной отчетности;
• снижена трудоемкость и повышена оперативность формирования управленческой отчетности;
• автоматизированы процессы классификации хоз.операций для целей управленческой отчетности и контроль корректности этой классификации (без снятия с поддержки типового функционала);
• впервые за 20 лет получена достоверная отчетность о ВГО;
• найдены и «расшиты» «узкие» места, сдерживающие рост компании;
• за счет унификации процессов и низкой кастомизации появилась возможность оптимизировать количество персонала, обслуживающего систему;
• взамен устаревшего приложения 1С:ЗУП 2.5 внедрена современная 1С:ЗУП 3.1, что позволяет компании своевременно формировать кадровую отчетность;
• решены проблемы с обменом данными между системами информационного ландшафта компании;
• решены проблемы предприятия, связанные с простоем в период закрытия месяца;
• формализованы и автоматизированы процессы объемно-календарного планирования;
• автоматизированы процессы контроля качества в соответствии с требованиями GMP.

1С:ERP Управление предприятием :
• Регламентированный учет
• Управление закупками
• Управление НСИ
• Управление затратами и расчет себестоимости
• Управление финансами и бюджетирование
• Управление складом и запасами

1С:Зарплата и управление персоналом :
• Расчеты начислений и удержаний
• Учет персональных данных
• Воинский учет
• Учет персональных данных
• Учет движения кадров
• Учет отпуска и расчет остатков неиспользованных отпусков
• Отражение начислений в регламентированном учете

Архитектура решения и масштаб проекта

На основе «1С:ERP» разработано ядро новой корпоративной информационной системы, обеспечивающее сопровождение бизнес-процессов оперативного контура, а также учет результатов хозяйственной деятельности для целей управленческого и регламентированного учета.

Новое приложение «бесшовно» интегрировано с другими специализированными информационными системами, обеспечивающими: управление розничными продажами, управление производством, сбор и анализ результатов (BI), адресное управление складом (WMS), учет персонала и расчет зарплаты (1С:ЗУП, также внедрено в рамках данного проекта).

Реализованное решение обеспечивает эффективное управление процессами функциональных областей:

• НСИ (более 120 тысяч единиц номенклатуры, более 7 тысяч контрагентов);
• планирование производства продукции в соответствии с планами продаж по каталогам
  (до 19 кампаний в год, соответственно – 19 циклов планирования с глубиной 1.5 года);
• планирование потребности в СМК, управление поставками (до тысячи поступлений в месяц от более чем 4 тысяч российских и зарубежных поставщиков);
• логистика центрального и региональных распределительных центров (более 500 автофургонов, более 20 000 000 единиц продукции и товаров, около 3000 наименований ежемесячно, в том числе в 40 зарубежных стран и ЕАЭС);
• казначейство (планирование, согласование и осуществление до 7 тысяч исходящих платежей в сутки,
  специальный механизм расчета свободных денежных остатков и планирования краткосрочных размещений на депозиты);
• регламентированный учет (до 40 экспортных и импортных операций ежедневно, до 2 000 000 розничных продаж ежедневно).